Erfolgsgeschichte mit Asset Management Effiziente Instandhaltung für den Kölner Nahverkehr

Wer im Kölner Stadtverkehr unterwegs ist und dabei pünktlicher und mit deutlich weniger Stress als im Auto ankommen will, nutzt zunehmend den öffentlichen Nahverkehr. Jährlich kommt so eine Kilometerlaufleistung von 6.666 Millionen Platzkilometer bei der Stadtbahn und 2.142 Millionen Platzkilometer im Busbereich zusammen. Diese wurden auf den 70 Bus- und zwölf Stadtbahnlinien umfassenden Streckennetz von über 950 km erbracht. (Bus:704; Schiene: 246).

Einen nicht unerheblichen Anteil am reibungslosen öffentlichen Nahverkehr haben die Werkstätten der KVB. In der Hauptwerkstatt, in vier (ab 2023 fünf) Betriebshöfen und – wenn nötig – auch mobil vor Ort führen circa 540 Mitarbeiter nicht nur regelmäßige Wartungsarbeiten durch, sondern sind auch für unvorhergesehene Instandsetzungen durchgängig gut gerüstet – am Tag und in der Nacht, an 365 Tagen im Jahr.

Das Projekt: Instandhaltung flexibel meistern

394 Stadtbahnwagen in acht verschiedenen Typen und über 329 Busse in 22 unterschiedlichen Modellen samt Hybrid- und Elektrobusse sorgen in Köln für einen nachhaltigen öffentlichen Personennahverkehr. Zur Verwaltung des heterogenen Fuhrparks und seiner technischen Bauteile setzen die KVB bereits seit 30 Jahren in den Werkstätten Stadtbahn und Bus/Kfz auf die Enterprise-Asset-Management Lösung IBM Maximo. 2013 stand ein Versionswechsel des seither genutzten Instandhaltungssystems in der Version 4.11 an.

Vor die Entscheidung gestellt, das bisherige System zu erneuern oder mit SAP PM ein neues System einzuführen, gaben die KVB-Verantwortlichen eine detaillierte Untersuchung in Auftrag. Das Projektziel: Welches EAM-System ist in Zukunft am besten geeignet, die kommenden funktionalen und rechtlichen Herausforderungen rund um Wartung und Instandhaltung flexibel zu meistern? Außerdem sollte neben den Bereichen Stadtbahn und Bus auch die Ticketautomatentechnik einbezogen werden.

„Wir haben es im Grunde mit drei Projekten zu tun, weil neben den Gemeinsamkeiten jeder Werkstattbereich seine spezifischen Anforderungen hat“, so der heutige Projektleiter Matthias Prang.

Anforderungen: Dokumentationspflichten beweissicher erfüllen

Die Vorgaben für das hiermit betraute externe IT-Beratungsunternehmen Clavis IT waren klar: Anstelle der in die Jahre gekommenen Insel-Lösungen galt es, ein integriertes Enterprise Asset Management zu finden, auf dessen einheitlich gültigen Datenbestand das technische Management zugreifen kann. Bisher teilweise entstandene Redundanzen sollten dabei vermieden werden.

Über die aktuelle Abbildung von Anlagenteilen hinaus, sollte die neue Lösung nicht nur vorgeschriebene Wartungsfristen, gesetzliche Auflagen und die entsprechende Abläufe in den KVB-Werkstätten abbilden, sondern auch Prozesse in angegliederten Bereichen wie Einkauf, Materialwirtschaft und -disposition, Arbeitsvorbereitung, Fahrzeugdisposition und SAP-Buchhaltung unterstützen. Neben gestiegenen Anforderungen an Prozesseffizienz und Kostentransparenz musste auch zunehmend strengen gesetzlichen Vorgaben Rechnung getragen werden.

Entscheidung für das EAM-System IBM Maximo 7.6

Das heißt, gesetzlich vorgeschriebene Wartungsfristen und Hauptuntersuchungen von Bahnen und Bussen sind beispielsweise ebenso einzuhalten und dazu systemseitig zu hinterlegen wie die sichere Messwertverfolgung von kritischen Bauteilen (Bremsen, Radreifen unter anderem). Für eine effiziente Durchführung der Aufträge und eine zeitnahe Einbindung abgearbeiteter Inspektions- und Wartungsschritte in das EAM-System – sowohl in den Werkstätten als auch unterwegs im mobilen Einsatz – waren daher als weitere Anforderung maßgeschneiderte mobile Anwendungen auf Tablets umzusetzen.

Ein Spezifikum der Stadtbahnwerkstätten: Anhand von Checklisten auf mobilen Geräten kann das technische Personal die entsprechenden Prüfpunkte schnell abarbeiten und direkt im System zurückmelden. Die Wahl fiel auf das EAM-System IBM Maximo 7.6, da es die geforderte funktionale Flexibilität, Bedienerfreundlichkeit, Schnittstellenvielfalt und Ausbaufähigkeit für Schwachstellenanalysen bot und sich im Endausbau auch als Frühwarnsystem für die technischen Anlagen der Bereiche Stadtbahn, Busse und Ticketautomaten nutzen lässt.

Umfangreiche Projektplanung

Nach 18 Monaten gründlicher Erhebung aller Anforderungen an das neue EAM-System durch das externe Beratungsunternehmen stand ein Lastenheft bereit, das die KVB-spezifischen Ansprüche und Wünsche zusammenfasste.

Das Auswahlverfahren fand nach den Regeln des EU-Vergaberechts statt, das unter anderem für alle Bieter nachvollziehbare Bewertungskriterien als Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen fordert. Nach mehreren Angeboten, Präsentationen und Bietergesprächen war Ende August 2014 ein Partner gefunden.

Nach Abschluss der gemeinsamen Feinspezifikation auf Grundlage des Lastenhefts begannen die Kölner Projektverantwortlichen und die Experten von Rodias 2015 mit der Umsetzung der ersten Schritte. Dem folgten die Einrichtung der Systemumgebung und und umfangreiche Benutzertests.

Erhöhte Datenqualität

Auch intern hatte das KVB-Team alle Hände voll zu tun. Denn die Umstellung auf das neue EAM-System war eine ideale Gelegenheit, die vorhandenen Stammdaten auf Vordermann zu bringen. Waren vorher die Stadtbahnfahrzeuge mit circa 1.000 Anlagenteilen im System hinterlegt, so stieg diese Anzahl jetzt auf 6.000 bis 7.000. Hochgerechnet auf über 400 KVB-Fahrzeuge ergibt das eine Menge von 2,5 Millionen technischen Teilen.

Ergänzend hierzu wurden auch alle UVV-prüfpflichtigen Anlagen der Betriebswerkstätten mit aufgenommen und zentral über Maximo verwaltet. Die eigens dafür entwickelte und speziell validierte Beauftragungsschnittstelle regelt sowohl die Beauftragungen als auch Rückmeldungen jeglicher Art des beauftragten Prüfinstitutes.

Detaillierte Einführung

Vier Wochen vor dem geplanten Produktivstart im Bereich Stadtbahn Anfang Juli 2017 begannen die umfangreichen Schulungen der über 400 Mitarbeiter der Werkstätten Stadtbahn durch EAM Software. Dabei lernten die KVB-Mitarbeiter sowohl die Anwendungen und Checklisten an den Rechnern und Tablets, als auch die Prozesse von beziehungsweise zu benachbarten Arbeitsbereichen derart kennen, dass sie möglichst schnell und selbstständig damit arbeiten konnten.

So werden manche Komponenten der Stadtbahn-Fahrzeuge, die defekt beim Lager landen, vom Hersteller mitunter gar nicht mehr gefertigt und angeboten. Hier greift die Teileaufbereitung der Stadtbahn-Werkstätten ein, die diese Aufgabe selbst in Angriff nimmt. Um das anzustoßen, muss das Lager aber einen Auftrag zurück an die Werkstätten erteilen.

Ergebnisse und Ausblick

Seit dem 3. Juli 2017 ist die neue EAM-Lösung im Bereich der Stadtbahn im Produktivbetrieb. Die Bus-Werkstätten gingen am 02. Februar 2019 gefolgt von der Automatenwerkstatt am 29. Februar 2020 live. Dank der Konsolidierung gemeinsamer Strukturen in ein EAM-System und der Integration zu den SAP-Anwendungen Materialwirtschaft, Betriebsabrechnung, Personal und Beschaffung verfügen die KVB-Werkstätten jetzt über einen Echtzeit-Überblick über den Status quo eingesetzter beziehungsweise inaktiver Fahrzeuge.

Ebenso können sie auch sämtliche Bauteile (zum Beispiel Drehgestelle, Hydrobehälter oder andere Wechselkomponenten) verfolgen. Außerdem erleichtern mobile Anwendungen, wie etwa die Checklisten auf Tablets, die Abarbeitung der Aufträge und die Materialdisposition erheblich.

Auch die Zusammenarbeit mit den Spezialisten von EAM Software verlief äußerst produktiv. Dazu Projektleiter Prang: „Das Rodias-Team hat uns in allen Fragen nicht nur Vorschläge gemacht und Antworten gegeben, sondern uns auf dem gemeinsam definierten Umsetzungsweg auch aktiv begleitet. Wir haben uns von Anfang an verstanden gefühlt, was sich auch in unseren transparenten und fairen Diskussionen widerspiegelte. Kurz: Die Experten von Rodias verstehen unser Geschäft. Die wissen, was wir brauchen.“

Werkstätten Bus/Kfz und Automatentechnik

Nach dem Produktivstart in den Werkstätten Stadtbahn begannen das KVB-Projektteam und Rodias Software bereits mit ersten Schritten zur Integration der Werkstätten Bus/Kfz. Auch die Einbindung der Automatentechnik verlief reibungslos. Dort werden neben den mehr als 1.100 Ticketautomaten auch Entwerter und Videoanlagen instandgehalten. Dieses letzte Teilprojekt wurde im Februar 2020 abgeschlossen.

Besonderheit hierbei war die Schnittstelle zum Hintergrundsystem der Ticketautomaten. Die Geräte dokumentieren sämtliche relevanten Automatendaten, das heißt eine riesige Menge detaillierter Informationen zu Handlungen, Vorgängen, Bauteilen und Zuständen, die stationär über Glasfaser oder mobil über LTE-Verbindungen an ein Hintergrundsystem bei der KVB übertragen werden.

Weitere Innovationen und Verbesserungen in Arbeit

Ein Asset Managementsystem wie IBM Maximo lebt davon sich dem kontinuierlichen Wandel und steigenden Anforderungen anzupassen. So wurde auch bei der KVB-AG mit Unterstüt-zung seitens Rodias und einer Projektlaufzeit von etwa einem Jahr ein vorzeitiges Versionsupdate von Maximo 7.6.1 auf 7.6.1.2 durchgeführt um den Ansprüchen und Schnittstellen zu SAP S/4 HANA gerecht zu werden.

Aktuell wird an weiteren Innovationen und Verbesserungen gearbeitet. Insgesamt umfasst die Maximo RoadMap 283 Punkte die in 27 Arbeitspaketen zusammengefasst wurden. „Auch hier stellt Rodias ein verlässliches und kompetentes Team, was sich seit Jahren bewährt hat“, so KVB-Projektleiter Prang.