Gefragt nach den großen Herausforderungen nennen Studienteilnehmer der öffentlichen Verwaltung vor allem den Fachkräftemangel (82 Prozent), gefolgt von Hemmnissen durch föderale Strukturen (73 Prozent). Die IT-Dienstleister sehen Hürden dagegen vor allem in der Schaffung einer behördenübergreifenden, gemeinsam nutzbaren Infrastruktur (75 Prozent) sowie der Cyber- und Datensicherheit (74 Prozent). Fachkräftemangel und die Nachnutzung prinzipiell verfügbarer Softwareentwicklungen stehen gemeinsam auf dem dritten Platz der Herausforderungen (72 Prozent).
Für die Studie hatte Detecon mit dem Marktforschungsunternehmen 2HMforum sowohl (IT-) Verantwortliche aus der öffentlichen Verwaltung (100 Personen) als auch Führungskräfte (33 Personen) von IT-Dienstleistern, die vor allem für die öffentliche Verwaltung arbeiten, befragt. Die Befragten entstammten zu drei Vierteln der kommunaler Ebene, zu rund einem Fünftel der Landes- sowie zu vier Prozent der Bundesebene. Die Studie beleuchtet den aktuellen Stand der Verwaltungsdigitalisierung und gibt Handlungsempfehlungen für eine erfolgreiche Digitalisierung.
Vergabeverfahren zu kompliziert
Für die Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern sehen 42 Prozent der Befragten in der öffentlichen Verwaltung ein Hindernis in den komplizierten und langwierigen Vergabeverfahren. Auf Seiten der IT-Dienstleister sehen dies sogar 55 Prozent als Hemmnis. Die Vorgaben des OZG, alle Leistungen bis Ende 2022 vollständig zu digitalisieren, wurden klar verfehlt. Im Durchschnitt wurden gerade einmal 29 Prozent der OZG-Leistungen in die digitale Umsetzung gebracht. Ernüchternd ist zudem, dass lediglich 53 Prozent der befragten Personen aus öffentlichen Verwaltungen konstatieren, dass sie über die nötige Software, Hardware und IT-Infrastruktur verfügen, um generell die Digitalisierung zu bewältigen.
„Hier scheinen vorbereitende Prozesse, etwa zur IT-Bebauungsplanung, noch nicht optimal verankert zu sein“, beurteilt Elisabeth Schulze-Hulitz, eine der Studienautorinnen von Detecon, die Situation. „Wohl sind die Verwaltungen mehrheitlich auf dem Weg und erhoffen sich positive Digitalisierungseffekte. Angesichts der Studienergebnisse empfiehlt es sich, die Rahmenbedingungen in den Verwaltungen noch besser zu klären: Sind die Zuständigkeiten geregelt, um Ende-zu-Ende zu digitalisieren? Ist die Allokation der Budgets – auch für eine langfristige Finanzierung – geregelt?“, rät Elisabeth Schulze-Hulitz. „Zudem ist es zwingend erforderlich, die IT-Vergabe und -Beschaffung durch Kompetenzaufbau und Vereinfachung zu stärken.“
Vorteile durch digitalisierte Prozesse
Von digitalisierten Prozessen erhoffen sich die Verwaltungen laut der Befragung zu jeweils 94 Prozent die schnellere Bearbeitung von Anliegen, eine bessere Informationsverfügbarkeit sowie eine höhere Zufriedenheit. Eine erhöhte Arbeitgeberattraktivität sowie finanzielle Einsparungen durch die Digitalisierung sieht jeweils nur ein Drittel der Befragten. Im Gegensatz dazu erwarten die IT-Dienstleister auch für diese Punkte starke positive Effekte durch die Digitalisierung des öffentlichen Sektors.
Generell zeigen die Studienergebnisse in fast allen Kategorien einen Vorsprung bei größeren Organisationen in Sachen Digitalisierung. Am deutlichsten wird diese Diskrepanz bei der Frage nach der Existenz einer Digitalisierungsstrategie: Hier haben größere Verwaltungen sogar einen Vorsprung von 25 Prozentpunkten (60 zu 35 Prozent). „Dies mag auch ein Grund für Vorsprünge sein: Eine gemeinsam getragene klare Strategie ermöglicht die schnelle Umsetzung weiterer Digitalisierungsthemen“, vermutet Elisabeth Schulze-Hulitz. „Interkommunale Zusammenarbeit wie auch ein digitales Mindset in der gesamten Verwaltung sind gute Voraussetzungen für Digitalisierungserfolg.“
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