Jede Branche hat ihre eigenen Herausforderungen, aber insbesondere in Manufacturing und Lieferung müssen die Etiketten jedes Produkts nachvollziehbar, compliant und transparent sein. Das gilt nicht nur innerhalb des Landes, sondern auch über dessen Grenzen hinaus.
Dies führt zu großen Herausforderungen aufgrund der enormen Datenmengen, die für alle Abteilungen verständlich sein müssen – von der IT, Fertigung und Logistik im eigenen Unternehmen bis hin zu Lieferanten, Kunden und Konsumenten. Die Herausforderung dabei ist, trotz der vielen Beteiligten und Etikettenvariationen Qualität, Genauigkeit und Produktivität zu gewährleisten.
Herausforderungen für Kennzeichnungsprozesse
Die meisten Unternehmen haben der Kennzeichnung in der Vergangenheit nicht viel Aufmerksamkeit geschenkt, es sei denn, sie hat ein Problem verursacht. Infolgedessen ist es für jede Fabrik, jedes Distributionszentrum oder jede andere Einrichtung in der Regel üblich, eigene Etiketten für den Versand, die Bestandskontrolle und andere Prozesse herzustellen.
Dabei verfügt teils jede Einrichtung über eine eigene Etikettier-Software und eine Vielzahl von verschiedenen Etikettendruckern. Dies kann zu Inkonsistenzen in der Unternehmensorganisation führen, und die mit einem solchen System verbundenen Kosten können höher sein, als viele Unternehmen denken.
Wünscht zum Beispiel ein Kunde eine Änderung an einem der Versandetiketten, werden mit einem dezentralen System eher Ungenauigkeiten auftreten – fehlerhaft gekennzeichnete Produkte sind sogar eine der Hauptursachen für Rückrufaktionen. Tatsächlich stellt der Food Industry Counsel fest, dass falsch gekennzeichnete Produkte eine wichtige Ursache für Produktrückrufe durch die FDA im Jahr 2017 waren.
Ungenauigkeiten bei der Kennzeichnung können aber auch subtilere Folgen haben. Dazu zählen zum Beispiel Qualitätseinbußen, die das Markenimage negativ beeinflussen, oder das Risiko von Fehlern, die zu Compliance-Problemen und längeren Latenzzeiten führen.
Die Notwendigkeit, hochbezahlte Mitarbeiter zu beschäftigen, um Etikettenvorlagen zu ändern, insbesondere wenn Druckerbefehlsskripte erforderlich sind, ist sowohl zeitaufwendig als auch teuer. Bei mehreren Kennzeichnungsprozessen und -systemen in einem Unternehmen werden dabei noch zusätzliche Wartezeiten und Kosten verursacht.
Digitalisierung des Kennzeichnungsprozesses
Die Digitalisierung der Kennzeichnung bietet eine Möglichkeit, Etikettierprozesse zu zentralisieren und unabhängig vom Standort zu kontrollieren, Dabei spielt es keine Rolle, ob die Etiketten für die Fabrik oder ein Distributionszentrum benötigt werden; sie können über einen Browser erstellt, geändert oder aktualisiert und dabei von allen Beteiligten aufgerufen werden.
Ein modernisiertes, zentralisiertes Kennzeichnungssystem kann Agilität und Qualität verbessern, Kosten senken und eine bessere Zusammenarbeit in der Lieferkette innerhalb einer Organisation fördern. Die Vorteile:
Verbesserte Agilität: Änderungswünsche und neue Etikettenvorlagen können erstellt werden, um neue Produkte und Kunden zu unterstützen, ohne dass ein hohes Maß an Fachwissen erforderlich ist. Eine Etikettenmanagementlösung kann viele der Prozesse digitalisieren und automatisieren und so sicherstellen, dass Benutzer ohne Programmierkenntnisse das System innerhalb weniger Stunden nutzen und Etiketten produzieren können, anstatt Wochen auf die IT zu warten. Unabhängig davon, ob die Mitarbeiter in den Bereichen Versand, Produktion, Qualitätssicherung, Marketing oder anderen Abteilungen tätig sind, können sie Etiketten nach Bedarf auf jedem an ihrem Standort verfügbaren Drucker konsistent drucken.
Verbesserte Qualität: Mit einer zentralisierten Lösung sind Etiketten konsistent – unabhängig davon, ob sie durch Produktion, Marketing oder IT erstellt werden. Dies ist unerlässlich für die Aufrechterhaltung von Compliance und Markenkonsistenz. Darüber hinaus profitieren die Kunden von der Stringenz in Bezug auf Formatierung und Qualität. Die zentrale Speicherung von nur einer Version jeder Vorlage gewährleistet die ordnungsgemäße Integration in das MES- oder ERP-System und reduziert das Risiko von menschlichen Fehlern. Produktfälschungen können mit mehreren Ebenen rollenbasierter Sicherheit angegangen werden, sodass Benutzer nur auf die Dateien zugreifen und Änderungen vornehmen können, die sie benötigen.
Kostensenkung: Eine der offensichtlichsten Möglichkeiten, wie die Zentralisierung der Kennzeichnung die Kosten senkt, besteht darin, dass kein redundanter und manueller Aufwand erforderlich ist. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen Tausende von individuellen Etikettendateien – einschließlich vieler Duplikate – in ihren Einrichtungen verteilen, um den gleichen Kunden zu bedienen. Die Zentralisierung eliminiert doppelte Dateien, wodurch Unternehmen die mit der Pflege verbundenen Kosten sparen und die Gefahr einer Fehletikettierung und damit einhergehender Rückrufe verringern. Cloud-basierte Etikettenmanagementsysteme haben den Qualitätssicherungsprozess effektiv digitalisiert und die manuelle Qualitätskontrolle abgeschafft. Dies bedeutet, dass die Arbeitskosten gesenkt werden, das Fehlerrisiko sinkt und Änderungen schneller vorgenommen und genehmigt werden können.
Verbesserte Zusammenarbeit: Die zentrale Steuerung ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit mit Partnern. Da Etiketten einfach zu erstellen und zu teilen sind, können Unternehmen Lieferanten dazu ermutigen, ein standardisiertes Etikettenformat zu verwenden, das über ein Cloud-basiertes Etikettenmanagementsystem gemeinsam genutzt wird. Die Förderung der Konsistenz in der Lieferkette trägt auch dazu bei, Produktfälschungen und -umlenkungen zu verhindern.
Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten
Um festzustellen, ob Unternehmen von einem zentralen, digitalen Etikettenmanagementsystem profitieren können, sollten sie sich folgende Fragen stellen:
Wie oft werden Etiketten im Unternehmen aktualisiert und wie viel Zeit wird dafür aufgewendet?
Muss die IT-Abteilung involviert werden, um Änderungen an den Etiketten vorzunehmen?
Wie lang ist die Wartezeit, bis die IT-Abteilung Änderungen vornimmt? Tage? Wochen?
Wie viel berechnet die IT, wenn Etikettenwechsel angefragt werden?
Wie effektiv ist der Qualitätssicherungsprozess?
Wie viele Personen sind an der Erstellung, Aktualisierung und dem Druck von Etiketten beteiligt?
Wie viele Softwareanwendungen werden verwendet, um diese zu produzieren?
Wie oft kommt es zu Fehletikettierungen?
Welche Folgen hat eine Fehletikettierung?
Ließe sich die Kundenzufriedenheit verbessern oder mit einer zentralisierten Lösung einfacher auf Compliance-Anforderungen reagieren?
Diese Fragen müssen zwar individuell auf die eigene Organisation zugeschnitten sein, bieten aber einen nützlichen Ausgangspunkt für die Analyse der aktuellen Situation.
Fazit
Um in einer zunehmend vernetzten Welt konkurrenzfähig zu sein, in der qualitativ hochwertige Produkte schneller und auf mehr Märkte geliefert werden müssen, sind herkömmliche Etikettierungsmethoden mit manuellen Prozessen und unterschiedlichen Drucklösungen einfach nicht geeignet. Die Kennzeichnung muss digitalisiert, standardisiert und in die Fertigungs- und Logistiksysteme integriert werden. Dies verbessert nicht nur die Qualität und Reaktionsfähigkeit, sondern senkt auch die Kosten.
