Die Beschaffung von elektronischen Komponenten oder technischem Bedarf gehört gerade in Unternehmen mit Elektronik-Schwerpunkt in Bezug auf Produktion und Entwicklung zum Alltag. Aber nicht nur – denn eine Nachfrage nach technischem Bedarf hat nahezu jedes Unternehmen, ob klein oder groß. Oft geschieht dies über einen zentralen Einkauf. Hier muss erst eine Bedarfsmeldung aus einer Fachabteilung angestoßen werden, damit der Einkauf tätig wird. Das ist oft zeitaufwendig und durch den teils analog-manuellen Prozess nicht zuletzt auch fehlerträchtig. Denn bestimmte Komponenten müssen erst zeitaufwendig auf vielen verschiedenen teildigitalisierten Katalogplattformen von Lieferanten gesucht und verglichen werden. Zudem müssen Genehmigung, Auftragserteilung und Bestellabwicklung koordiniert werden. Hier kommt nun die Sourcing Platform für technischen Bedarf von Conrad ins Spiel.
Was ist eigentlich E-Procurement?
Die Conrad-Sourcing-Plattform besteht unter anderem aus maßgeschneiderten E-Procurement-Lösungen. Die elektronische Beschaffung ermöglicht Geschäftskunden, durch eine passgenaue digitale Einkaufsplattform, einen reibungsfreien Lieferantenaustausch. Das E-Procurement ist dabei nichts anderes, als ein System, das den Kauf von technischen Betriebsbedarf, Ausrüstung und Services über eine Web-Schnittstelle oder ein anderes vernetztes System koordiniert.
Die maßgeschneiderten Conrad E-Procurement-Lösungen sollen Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsmodelle im Bereich der elektronischen Beschaffung unterstützen und ihnen so Zeit und Geld im Einkaufsprozess sparen.
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Warum lohnt sich E-Procurement?
Im Bereich des technischen Bedarfs sind die bestellten Stückzahlen oft sehr gering, so dass die Kosten des Bestellprozesses den Wert des Artikels übersteigen. Das ist für ein Unternehmen kontraproduktiv und unerwünscht.Intransparenz und fehlende Kostenkontrolle im Einkaufsprozess entstehen, wenn verschiedene Abteilungen unabhängig voneinander agieren. Das passiert immer dann, wenn zum Beispiel Unternehmen schnell wachsen und die Prozesse für die Materialbeschaffung nicht eindeutig definiert wurden. Hier würde ein einheitliches E-Procurement-System Abhilfe schaffen.
Oft entsprechen die im System hinterlegten Informationen herkömmlicher Lösungen nicht dem aktuellen Stand. So ist eine zuverlässige und zielorientierte Bestellung nicht möglich, da etwa Bestandsmengen, Spezifikationen oder der Preis inkonsistent sind. Das verursacht Frust sowohl beim Besteller als auch in der Buchhaltung des Unternehmens. Zudem entsteht durch unzuverlässige Informationen ein enormer Mehraufwand und es kann zu Fehlern im Bestellprozess kommen. Auch ständige Preisänderungen destabilisieren den Erfolg der Bestellung und der nachgelagerten Prozesse. Mit Conrad E-Procurement können Sie entsprechende Kostenstellenstrukturen und Budgets zuweisen sowie den Einkauf regelbasierend gestalten – inklusive Genehmigungsverfahren und Sortimentsbeschränkungen.
Ein wichtiger Vorteil der E-Procurement-Anbindung ist: sie ist kostenlos sowie einfach zu installieren und zu bedienen. Das bedeutet, dass nur in der kurzen Implementierungs-Phase Prozesskosten entstehen. Mit jeder weiteren Bestellung sinken die Prozesskosten durch Zeitersparnis nach der Implementierung einer E-Procurement-Lösung. Anhand einer Untersuchung gibt Conrad an, dass die Prozesskosten im Einkauf um durchschnittlich 30 Prozent gesenkt werden können.
Conrad Smart Procure (CSP)
Conrad bietet für alle Unternehmensgrößen die passende E-Procurement-Lösung an. Für kleine Unternehmen ohne ein eigenes Beschaffungs- oder ERP-System ist Conrad Smart Procure (CSP) bestens geeignet. Der CSP-Shop basiert auf einem Open-Catalogue-Interface- (OCI-) Shop. Die einzige Voraussetzung für den Kunden ist ein Internetzugang und eine Zugangsberechtigung, weitere Voraussetzungen wie teure IT-Infrastruktur oder Lizenzen sind nicht nötig. Im Vergleich zu dem hauseigenen Webshop bietet CSP einen erweiterten Anwendungsumfang. So lassen sich Funktionen wie Genehmigungsworkflow, Kostenstellen, unterschiedliche Rechnungs-/Lieferadressen, Sortimentsanpassungen individuell vom Anwender konfigurieren und nutzen.
Der Benutzer hat als Administrator die volle Kontrolle und Transparenz über den Bestellvorgang. So kann er im zentralen Dashboard etwa Budgets und Ausgabenlimits festlegen oder Genehmigungsprozesse definieren und hat dabei jeden Bestellprozess im Blick. Außerdem kann er mehrere unabhängige Benutzerkonten erstellen und Benutzergruppen mit den dazu benötigten Berechtigungen festlegen.
Open Catalogue Interface (OCI) / Punch-Out
Für Kunden die bereits ein etabliertes ERP oder Beschaffungssystem nutzen, bietet Conrad auf Basis von OCI/Punch-Out die passende Lösung an. Das ist eine Standardschnittstelle für den Austausch von Produktinformationen zwischen Conrad und dem System des Kunden. Sie ermöglicht die Übertragung von Produktdaten an das ERP (Enterprise Resource Planning) oder Einkaufssystem des Kunden. Hierzu ist vom Anwender die Einrichtung eines OCI-Shop nötig. Das erfolgt in drei einfachen Schritten: Beantragung des OCI-Shops, Übertragen der gesendeten OCI-Daten in das Einkaufssystem und Konfiguration des OCI-Shops nach den individuellen Anforderungen wie zum Beispiel Abbildung der Produktmerkmale oder die Anzeige des Sortiments.
Mit dem Open Catalog Interface (OCI) ist ein Standard für den Austausch von Katalogdaten zwischen ERP-Systemen und anderen Online-Shops gemeint. Der OCI-Standard wurde ursprünglich von SAP mit dem Ziel entwickelt, Kunden den Zugriff auf Katalogdaten von Lieferanten über das Internet zu ermöglichen und den Bestellprozess zu vereinfachen. Dagegen handelt es sich beim Begriff „PunchOut“ um einen Prozess, der den Zugriff auf den Online-Shop des Lieferanten aus dem ERP-System des Kunden (auch externer Produktkatalog, PunchOut-Katalog, OCI-Katalog genannt) beschreibt.
Bei OCI wird direkt über das hauseigene Beschaffungssystem aus dem individuell konfigurierbaren OCI-Katalog der Bestellvorgang initiiert. Auf diese Weise genießt der Anwender alle Vorteile, die Conrad E-Procurement bietet: Er erhält detaillierte, technische Produktbeschreibungen und eine übersichtliche Darstellung seiner spezifischen Preiskonditionen sowie Staffelpreise. Die Verfügbarkeit wird über OCI in Echtzeit angezeigt. Damit behält er jederzeit die Kontrolle über den Bestellprozess. Das OCI-System unterstützt Procurement-Lösungen wie SAP Ariba, Coupa, Jaggaer, Oracle und viele weitere.
Fazit
In Unternehmen wird der Einkauf immer komplexer und deshalb auch teurer. Das gilt für Großkonzerne als auch für Kleinbetriebe gleichermaßen, gerade wenn es um den technischen Bedarf mit geringen Stückzahlen geht. Hier ist die Einführung digitaler Lösungen unumgänglich. Denn mit einer E-Procurement-Lösung lassen sich lange Freigabe-Workflows automatisieren und der Informationsaustausch durch Digitalisierung verkürzen. Zusätzlich kann der Nutzer detaillierte Ausgabenanalysen durchführen, die eine Kostentransparenz ermöglicht. Eine solche Lösung schafft effiziente Prozesse im Einkauf beziehungsweise im Beschaffungsmanagement und sorgt dafür, dass die Lieferkette zum Kunden wesentlich stärker wird.
Hier setzten die Conrad E-Procurement-Lösungen an. Egal ob Webshop, Conrad Smart Procure, OCI/Punch-Out oder eKatalog, für jedes Unternehmen ist die passende Lösung dabei. Mit 6000 Marken, 350 Marktplatzpartnern, 7 Millionen Produktangeboten und 1.500 Produktkategorien findet nicht nur der strategische Einkäufer eines Unternehmens sondern ebenfalls der Einkaufsleiter oder Geschäftsführer die passende Lösung einfach, schnell und umfassend.
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Häufige Herausforderungen im strategischen Einkauf sind der Wildwuchs an Lieferanten, zu wenig Transparenz sowie langsame und unübersichtliche Prozesse. Als Conrad Partner haben Sie bei der Bestellabwicklung von Marktplatzprodukten einen geringen Aufwand dank nur einem Lieferanten – der Single Creditor Lösung.
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