Viele Mitarbeiter, die im Vertrieb oder auch im Einkauf arbeiten, kennen die unterschiedlichsten Beschaffungsplattformen. Manche machen es einem einfach und andere legen einem unnötig Steine in den Weg oder sind schlicht teuer. Es gibt eine Reihe professioneller Plattformen, die gut am Markt etabliert sind. Kunden haben ihre bevorzugten Plattformen, mit denen sie arbeiten möchten.
Was sind Beschaffungsplattformen?
Doch was sind diese Beschaffungsplattformen und wie funktionieren sie? Beschaffungsplattformen, auch Procurement-Plattformen, Einkaufsplattformen oder ähnlich genannt, können oft grob mit einem Marketplace verglichen werden. Ein Anbieter stellt eine Plattform zur Verfügung und viele Lieferanten schalten sich auf und verkaufen ihre Produkte zu unterschiedlichen Preisen und Lieferzeiten. Kunden haben dadurch den Vorteil, dass sie alle möglichen Produkte aus den verschiedensten Bereichen kaufen können, ohne sich für jeden Bereich in einem anderen Online-Shop anmelden zu müssen.
Der Kunde hat mit einer Beschaffungsplattform eine zentrale Quelle für die Warenbeschaffung und muss nur, wenn er auf dieser nicht fündig wird, nach Alternativen suchen. Das Hauptaugenmerk liegt natürlich auf der Beschaffung von C- und B-Artikeln, die wenig kosten, aber vergleichsweise viel Aufwand bei der Beschaffung verursachen.
Was bieten Beschaffungsplattformen für Vorteile?
Eine Beschaffungsplattform wird von einem Unternehmen betrieben, das sowohl für den Kunden als auch den Lieferanten da sein und beide Seiten bestmöglich unterstützen sollte. Die Lieferanten werden gezielt und in Abstimmung mit dem Kunden eingeladen, ihre Produktdaten für diesen speziellen Kunden zur Verfügung zu stellen.
Dabei unterstützt die Plattform und macht dem Kunden Vorschläge, welche Lieferanten gut zu seinen benötigten Produkten passen würden. Hier können erfahrene Plattformen durch ihre jahrelange Erfahrung punkten.
Die Lieferantenauswahl erfolgt dabei so, dass es für die einzelnen Produktbereiche immer zwei oder drei Lieferanten gibt, um Lieferschwierigkeiten zu umgehen und auch Preisvergleiche durchführen zu können. Die Preise mit den Lieferanten sind fest verhandelt und haben in der Regel eine Laufzeit von mindestens einem Jahr.
Die Bereitstellung der Daten erfolgt normalerweise durch statische und kundenindividuelle elektronische Kataloge (BMEcat). Diese sind weder für andere Kunden der Plattform noch die allgemeine Öffentlichkeit einsehbar.
Manche Plattformen haben aber zusätzlich einen solchen separaten öffentlichen Bereich. Die Plattformen bieten über eine einheitliche Oberfläche die Möglichkeit, die so hinterlegten Kataloge von unterschiedlichen Lieferanten gleichzeitig zu durchsuchen. Die Bedienung und das Look & Feel sind dadurch für den Kunden immer gleich, egal was oder von wem er bestellen möchte.
Dies wäre prinzipiell auch per OCI 5 oder API umsetzbar, die im Hintergrund mit dem Online-Shop des Lieferanten kommunizieren. Normale OCI-4-Schnittstellen haben hier den Nachteil für den Kunden, dass diese den Online-Shop des Lieferanten direkt besuchen müssen und somit die Vergleichsmöglichkeiten und die einheitliche Oberfläche entfallen.
Die Beschaffungsplattformen werden zur weiteren Optimierung des Einkaufsprozesses an das Kunden-ERP angebunden. Dies geschieht häufig per EDI. Dadurch entfällt der manuelle Aufwand, die über die Plattform erstellten Aufträge im ERP erneut erfassen zu müssen. Dies wäre zum Beispiel bei normalen Online-Shop-Bestellungen ohne Schnittstelle der Fall. Außerdem lassen sich auf diesem Wege bei Bedarf auch Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen in das eigene ERP übertragen, wodurch manuelles Abtippen und damit verbundene Fehler vermieden werden.
Manche Plattformen bieten ihren Kunden darüber hinaus noch weitere Vorteile an – die komplette Lieferantenkommunikation bei Lieferverzug und auch die Zahlungsabwicklung werden übernommen. Somit kann der Einkauf entlastet werden und auch die Buchhaltungen profitieren, sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite. Zusätzlich hat man nur wenige Ansprechpartner und nicht für jeden Geschäftspartner einen anderen.
Wie profitieren Distributoren von Beschaffungsplattformen?
Durch die Präsenz auf der vom Kunden eingesetzten Plattform, in seinem eingeschränkten Lieferanten-Pool, verhilft es uns als Lieferant zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Regelmäßige Bestellungen – marktgerechte Preise und Lieferfähigkeit vorausgesetzt – sind häufig die Folge. Etliche große und namhafte Kunden von Bürklin bestellen sehr häufig und viel über diesen Weg und sind bei uns angebunden.
Damit unsere Kunden über eine Plattform bei uns bestellen können, müssen wir ihnen zunächst unsere Produktdaten zur Verfügung stellen. Wie bereits erwähnt, liefern wir standardmäßig einen statischen Katalog (BMEcat), aber auch die Anbindung an unseren Shop per OCI oder API ist möglich. Die letztgenannten Optionen bieten allerdings nicht alle Plattformen an.
Ein entscheidender Vorteil dieser Anbindungsoptionen ist, dass diese zum großen Teil standardisiert und somit schnell und einfach umzusetzen sind. Hier werden dem Lieferanten naturgemäß Guidelines zur Verfügung gestellt, anhand derer die Umsetzung erfolgt. Damit ist es für Bürklin kein Problem, die Kundenpräferenz schnell zu realisieren, sodass der Kunde schon zeitnah den von ihm gewählten Weg nutzen kann.
Für einen Lieferanten wie Bürklin ergibt sich durch eine Beschaffungsplattform aber noch ein weiterer bedeutsamer Vorteil. Die Anbindung per EDI ist bei allen gängigen Plattformen problemlos möglich und normalerweise auch gewünscht. Dadurch werden zeitliche Verzögerungen und Fehler bei der Bestellübertragung vermieden. Außerdem sinkt der manuelle Aufwand, da das Abtippen der ansonsten per Mail oder Fax verschickten Bestellung entfällt.
Sobald ein Kunde einer Plattform angebunden und die notwendigen Anpassungen vorgenommen wurden, ist die Anbindung weiterer Kunden in der Regel sehr schnell möglich, da es sich eben um dieselbe Plattform handelt. Dazu muss aber die Bestellung auch direkt über diese erfolgen und nicht aus dem Kunden-ERP. Dies ist aber häufig der Fall. Eine direkte Anbindung des Kunden ist meist aber auch kein Problem, wobei man mit einer etwas längeren Umsetzungsdauer rechnen muss.
Welche Rolle spielt das E-Procurement?
Wir im E-Procurement setzen die getroffenen Entscheidungen in die Tat um. Für uns sind vor allem die meist guten und einfachen Administrationsoberflächen ein großer Vorteil. Guidelines zur Katalogerstellung, Fehlerberichte zu BMEcats und alle sonstigen notwendigen Infos sind schnell und einfach verfügbar. Die Katalogerstellung selbst ist bei verschiedenen Plattformen unterschiedlich, aber doch sehr ähnlich.
Im Bereich der EDI-Anbindungen bieten Beschaffungsplattformen häufig viele unterschiedliche Formate und Übertragungswege an, wodurch diese problemlos umgesetzt werden können. Die meisten direkt anzubindenden Kunden bieten hier nicht diese große Auswahl, wobei dies aufgrund unseres professionellen EDI-Dienstleisters trotzdem unproblematisch ist und wir auch diese Kunden zuverlässig per EDI bedienen können.
Die Arbeit und auch die Umsätze haben sich trotz teilweise widriger Umstände im Marktumfeld gut entwickelt und sollen noch weiter und stärker ausgebaut werden. So sind weitere komplette EDI-Anbindungen geplant, über die dann sowohl Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriftsanzeigen übermittelt werden. Dadurch verringern wir den manuellen Aufwand sowohl auf unserer als auch auf der Seite der Plattformbetreiber oder Kunden noch weiter, was vermutlich in weiteren Empfehlungen bei Kunden resultieren wird.
Anbindungen per API und OCI, durch die womöglich das Erstellen von BMEcats mehr und mehr entfallen könnte, ist ebenfalls bei einigen Plattformen in Planung. Dies hätte den zusätzlichen Vorteil, dass unsere Kunden immer auf die aktuellsten Produktdaten zugreifen können und nicht mit den alternden Daten in den BMEcats vorliebnehmen müssen.
