Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung – auch E-Rechnung genannt – für Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr verpflichtend. Dabei müssen bestimmte Formate dringlich eingehalten werden – der bloße Versand eines PDF-Dokuments ist nicht ausreichend.
Rechnungsprozesse in Zukunft gesetzeskonform abbilden
Das Software-Unternehmen Planat hat die speziell für produzierende Betriebe entwickelte ERP-Lösung FEPA bereits mit der Funktion zur elektronischen Rechnungsbearbeitung ausgestattet. Dadurch können die Kunden die Rechnungsprozesse jetzt und in Zukunft gesetzeskonform abbilden.
„In dieser Umstellung ist neben der Pflicht auch eine Chance enthalten. Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung steht für schnellere Prozesse mit mehr Effizienz und geht Hand in Hand mit der generell fortschreitenden Digitalisierung in Unternehmen. Rechnungen können schneller be- und verarbeitet werden“, sagt Pierre Mayer, kaufmännischer Geschäftsführer von Planat.
Mit FEPA bietet das Unternehmen eine der wichtigsten Standard-ERP-Lösungen für Betriebe mit eigener Produktion – maßgeblich aus dem Maschinen- und Anlagenbau, Metallbau, Elektronik und Elektrotechnik sowie Automotive.
Dokumentenprozesse digitalisieren
Generell sollten Unternehmen, laut Pierre Mayer eine weitreichende Digitalisierung der eigenen Dokumentenprozesse als wichtiges Ziel sehen: „Daten und ein schneller Zugriff auf Informationen, sind für jedes Unternehmen von sehr hoher Bedeutung. Ein ERP-System, gemeinsam mit einem Dokumentenmanagement genutzt, bildet eine wertvolle Knowledge Base, die Unternehmensprozesse wesentlich schneller und effizienter macht.“
„Das auch wie im Fall der Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch abzubilden, ist nur logisch und sorgt für Standardisierung. Dabei können gleichzeitig auch Freigabeprozesse direkt digital abgebildet werden“, so Pierre Mayer weiter.Auch die Europäische Union und die Bundesregierung versprechen sich von der Einführung der E-Rechnungspflicht unter anderem Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und eine bessere Umweltbilanz im Vergleich zu Papierprozessen.
Außerdem können die elektronischen Dokumente maschinell ausgewertet werden, was unter anderem die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug erleichtert. Unternehmen, die mit einer überalterten ERP-Lösung arbeiten, stehen jedoch unter Druck: Nur mit Flickwerk und großem Aufwand kann hier die elektronische Rechnung abgebildet werden.
„Bereits seit der Einführung der ZUGFeRD und XRechung beschäftigen wir uns damit, digitale Rechnungsprozesse innerhalb unserer Softwarelösung zu integrieren, um unseren Kunden neben der Prozessoptimierung auch Zukunftssicherheit bieten zu können. Nutzer von Altlösungen sollten sich generell dazu informieren, wie es um die Integration solcher gesetzlicher Änderungen im eigenen ERP-System steht“, sagt der ERP-Experte dazu.
Fristen zur Umstellung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten und sicher zu archivieren. Bis Ende des Jahres 2026 gibt es einige Übergangsregelungen: Stimmt der Rechnungsempfänger zu, können weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in anderen Formaten (zum Beispiel PDF) verwendet werden.
Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben sogar noch ein Jahr länger Zeit. Dennoch ist es ratsam, trotz Übergangsfristen bereits jetzt den Umstieg vorzubereiten und die genutzten ERP- Systeme an den Standard anzupassen. Das strukturierte elektronische Format ermöglicht die automatische Verarbeitung der Rechnung und muss die Anforderungen der europäischen CEN-Norm EN 16931 erfüllen.
Das bedeutet, dass E-Rechnungen nicht einfach als PDF oder Word-Dokument an den Rechnungsempfänger gesendet werden dürfen, sondern in einem Format, das maschinell weiterverarbeitet werden kann. „Dazu haben wir diesen Standard komplett in unsere ERP-Lösung FEPA integriert und sind in der Lage, ab sofort Rechnungen im gesetzeskonformen Format zu generieren und zu verarbeiten“, resümiert der kaufmännische Geschäftsführer von Planat, Pierre Mayer.
