Digitalisierung? Kein Problem, man startet einfach ein Digitalisierungsprojekt und führt ein Dokumenten-/Content-Management-System (DMS) ein – Fertig!
Das ist fast so, wie in einem Kabelsalat das passende Netzwerkkabel herauszuziehen. Zu Beginn kommt man schnell voran, die ersten Anforderungen und Ideen finden sich schnell. Nach einer Weile ziehen, hängt das Kabel plötzlich. Aus einem locker verworrenen Kabelsalat ist ein festverknotetes Kabelknäuel geworden. Um das gesuchte Kabel jetzt herauszubekommen, muss das gesamte Knäuel untersucht und entknotet werden.
Was hat das jetzt mit einem Digitalisierungsvorhaben zu tun? Mit der Einführung eines Dokumenten-/Content-Management-Systems zieht man nur an einem Digitalisierungsstrang und erschwert damit den Fortschritt der Digitalisierung im Unternehmen.
Digitalisierung der Informationsprozesse nicht mit einem DMS erledigt
Unter Digitalisierung versteht man oftmals zuerst das Überführen von Papierdokumenten in die elektronische Form. Auf dem Weg der Umsetzung fällt jedoch auf, dass Digitalisierung noch viel komplexer ist als das Scannen von Papierdokumenten. Schon befinden wir uns in einem Projekt, dass über viele Jahre nebenher im Unternehmen mitläuft und mehr oder weniger gut vorangebracht werden kann. Seien es Verzögerungen, aufgrund von veränderten Prioritäten und Mitarbeitende dadurch stärker im operativen Geschäft eingesetzt werden oder andere technische sowie organisatorische Rahmenbedingungen, die für eine Verzögerung sorgen.
An dieser Stelle muss man sich die Frage stellen: Zieht man gerade an dem Netzwerkkabel und verknoten damit den Kabelsalat? Haben wir die gesamte Problemstellung – den Kabelsalat – überblickt? Reden wir hier noch von einem Digitalisierungsprojekt oder sollten wir lieber von einem Programm aus verschiedenen Projekten sprechen? Reine Definitionssache, oder? Teilweise! Denn ist einem bewusst, dass das Ende des Netzwerkkabels aus einem größeren Kabelsalat herausschaut, entwirrt man diesen bevor man ihn fest verknotet.
Wie identifizieren wir alle Digitalisierungsmaßnahmen?
An dieser Stelle eignet sich ein Vorprojekt. Dabei gilt es vor allem in strategischer und organisatorischer Sicht das Unternehmen auf die Digitalisierung vorzubereiten. Weit oben auf der Agenda steht dabei beispielsweise ein Change-Management: Wie stoßen wir die Veränderungsprozesse im Unternehmen an?
Die Unterstützung der Managementebene muss gesichert werden
Relevante Stakeholder werden ihren Rollen zugeordnet und ein gemeinsames Verständnis für das Digitalisierungsziel wird erstellt. Ein Programmplan mit den benötigten Projekten sowie Verantwortlichkeiten und Kommunikationswegen wird angefertigt. Und gegebenenfalls sind Anforderungen für unterstützende Systeme zu beschreiben.
Ganz wichtig ist es, den Aufwand für die einzelnen Teilprojekte realistisch einzuschätzen. Dazu zählt auch, die intern benötigten Ressourcen der Mitarbeitenden einzuplanen. Hier können Erfahrungswerte von Experten hilfreich sein.
Dann kann nichts mehr schief gehen, oder?
Auch nach einer umfassenden Analyse in Vorprojekten kann während der Projekte vom geplanten Weg abgewichen werden. Zur Unterstützung können Experten verschiedene Funktionen einnehmen.
Beispielsweise kann ein Berater die Projektleitung methodisch unterstützen. Dabei übernimmt dieser die Planung und Durchführung geeigneter Workshopformate, um die Anforderungserhebung methodisch zu unterstützen. Durch seinen objektiven Blick auf den Projektfortschritt und den Abgleich mit anderen Projekten können der Fortschritt überwacht und Fehler vermieden werden. Im Rahmen des Projektmarketing wird durch den Berater die Kommunikation des Projektes bei Entscheidern und Anwendern gestärkt. Kontinuierliches Change-Management und Risikomanagement steuert der Experte mit seinem Methodenwissen organisatorisch.
Der Berater kann auch die Rolle eines typischen Product Managers annehmen. Dabei ist er inhaltlich für die korrekte Umsetzung in das Ergebnisprodukt zuständig. Er bewertet die Anforderungen hinsichtlich der Umsetzbarkeit in organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Er identifiziert (teil-)projektübergreifende Anforderungen und hat einen Überblick über die funktionalen Bausteine der Lösung. Er berät abhängig von Projektgegenstand und Stakeholder zum Vorgehensmodell. Während der Umsetzung wird durch den Product Manager die Zielstellung dauerhaft geprüft und nach außen verteidigt. Anpassungsbedarfe werden als Weiterentwicklungen angestoßen.
Ein Fazit
Digitale Transformation ist, wie der Name schon suggeriert, mit einer tiefgreifenden Veränderung im Unternehmen verbunden und sollte deshalb auch mit passender Relevanz bemessen werden. Sich im Vorhinein einen Überblick über relevante Digitalisierungsthemen zu verschaffen, kann in der Umsetzung sehr viel Zeit einsparen.
Sie haben Interesse an konkreten Use Cases? Dann lesen Sie hier weiter: „Ganzheitlich gedacht: So erfolgt die technische und methodische Unterstützung in ECM-Projekten“ und „Ganzheitlich gedacht: So verarbeiten Sie eingehende Dokumente konsequent digital“. Außerdem finden Sie weitere Tipps für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen in den Blogbeiträgen „Sieben Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte“ oder „Digitalisierungsprojekte erfolgreich steuern – mit dem Wasserfall oder agil?“.
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