Ist die elektronische Rechnungsstellung in der deutschen Versorgungswirtschaft angekommen?
Einige Energieversorger, Wasserverbände und Abwasserbetriebe haben realisiert, dass sie von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung unmittelbar betroffen sind und ab dem Stichtag 27. November 2020 manche ihrer Kunden keine Papier- und PDF-Rechnungen mehr annehmen. Andere werden jedoch feststellen, dass auch Sie Behörden als Kunden haben, die auf die elektronische Rechnungsstellung bestehen. Und nach meiner Einschätzung wird die Branche insgesamt recht schnell von der Entwicklung eingeholt. Auch durch den Digitalisierungsschub, den Corona und der Trend zum Homeoffice gerade in Deutschland ausgelöst haben.
Was ist die entscheidende Herausforderung, vor der die Unternehmen stehen?
Die erste Herausforderung ist überhaupt zu realisieren, dass es jedes Unternehmen betreffen wird. Die zweite Herausforderung ist zu erkennen, dass es nicht um eine Entscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung geht. Sondern dass eine zum Unternehmen und den jeweiligen Kunden passende E-Rechnungs-Strategie zu entwickeln ist. Daraus ist dann die Schlussfolgerung zu ziehen, dass die Umsetzung eine unternehmerische Entscheidung ist, die auch viele Bereiche jenseits der IT betrifft.
Gibt es dennoch von Ihnen Empfehlungen, ob man lieber ZUGFeRD oder XRechnung implementieren soll?
Bei dieser Frage muss ich betonen: ZUGFeRD ist keine Lösung, sondern ein Werkzeug. Entscheidend ist, was man mit den Werkzeugen macht und wie man sie im unternehmerischen Gesamtkontext einsetzt. Eine Empfehlung kann es von uns nicht geben. Eigentlich kann das Unternehmen auch nicht wählen. Denn die Entscheidung, welches Format zu wählen ist, liegt beim Rechnungsempfänger. Er gibt vor, ob die rein elektronische XRechnung, die hybride ZUGFeRD oder auch beide möglich sind. Somit kann es also passieren, dass für manche Kunden die Rechnungen gemäß den Vorgaben zur XRechung und für andere entsprechend ZUGFeRD aufbereitet werden müssen. Die akute Frage lautet daher nicht, welchen Weg ich gehen will, sondern welche Kunden ich habe und wofür diese sich entscheiden.
Das hört sich nach einem längeren zeitlichen Vorlauf an, bis man dann in der Lage ist, Rechnungen elektronisch zu stellen und zu empfangen…
Grundsätzlich sollte man sich für eine Strategie natürlich genügend Zeit nehmen. Doch für Unternehmen, die jetzt plötzlich von Kunden aufgefordert werden, Rechnungen nur noch elektronisch zu übermitteln, bieten Cloud-Lösungen einen Ausweg.
Wähle ich eine Cloud-Lösung brauche ich also nicht die von Ihnen empfohlene Strategie?
Nein, so ist das natürlich nicht gemeint. Die Cloud kann aber der Rettungsanker sein. Ob die Umsetzung für die elektronische Rechnungsstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen in der Cloud erfolgt oder on premise auf dem eigenen Server, ist eine sehr unternehmensindividuelle Entscheidung. Grundsätzlich bietet Cortility beide Varianten für den Rechnungsversand komplett in SAP (IS-U und SD) integriert an – die Anwender arbeiten daher in ihrer gewohnten Umgebung. Auch wenn es bei den gesetzlichen Vorgaben nicht im Blick war: Wir haben die Einsparpotenziale bei den Unternehmen im Fokus. Dafür ist eine durchdachte Digitalisierungsstrategie erforderlich – der entscheidende Hebel für Kosteneinsparungen liegt bei den Prozessen zur Rechnungserstellung und bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Sonst entstehen durch die E-Rechnungspflicht nur Kosten.
Sie sehen also durchaus Vorteile für die Unternehmen durch die Einführung von elektronischen Rechnungen?
Ja, auf alle Fälle. Wer es richtig angeht, kann mit den optimierten Prozessen im eigenen Unternehmen deutliche Effizienzvorteile erzielen. Daneben gibt es einen ganz profanen Aspekt: Natürlich ist das Ziel, dass eine elektronische Rechnung pro Stück günstiger als eine Rechnung im Postversand ist. Und unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge sprechen auch die operativen Vorteile dafür, den Rechnungs-Workflow zu digitalisieren. Während der ersten Corona-Welle im März/April 2020 haben viele Ver- und Entsorger festgestellt, dass digitalisierte Prozesse zentrale Bestandteile des Business-Continuity-Managements sein können und damit von strategischer Bedeutung sind.
Können Sie die Vorteile von Cloud und on premise noch etwas aufzeigen?
Mit dem skalierbaren Cloud-Service stellen wir eine flexible Lösung bereit, die mit deutlich weniger Investitionskosten und Risiken verbunden ist. Sie lohnt sich unter anderem für Unternehmen, die auf absehbare Zeit nur eine überschaubare Anzahl von Kunden haben, die elektronische Rechnungen verlangen. Die Nutzungskosten orientieren sich – gestaffelt – an der jährlichen Anzahl der konvertierten Rechnungen. Die On-Premise-Variante kommt dagegen besonders für Unternehmen in Frage, die auf optimierte Workflows zurückgreifen und viele elektronische Rechnungen versenden und empfangen. In das Konzept für elektronische Rechnungen sollte natürlich die Kunden- und Lieferanten-Struktur einfließen. Doch entscheidend ist auch, wie weit die internen Rechnungs-Workflows bereits optimiert, digitalisiert und automatisiert sind. Ein elektronischer Rechnungsempfang bietet natürlich keine Effizienzvorteile, wenn der PDF-Teil der ZUGFeRD-Rechnungen ausgedruckt wird und die Rechnung dann manuell im Unternehmen weiterbearbeitet wird.
