Seit April 2012 wird die weltweit gültige Norm DIN EN ISO 50001 auch in Deutschland angewendet. Darin beschrieben ist ein formeller Rahmen, um ein Energiemanagementsystem in Organisationen zu implementieren – von der Definition einer Energiepolitik bis hin zur Festlegung und Umsetzung von Maßnahmen für die Steigerung der Energieeffizienz. Damit die Zertifizierung eines EnMS nach ISO 50001 wirklich Vorteile bringt, sind zum einen ein systematischer Ansatz und zum anderen die richtigen Systeme nötig.
Softwaresysteme, die den Einsatz eines EnMS speziell im Hinblick auf die ISO 50001 unterstützen, gibt es viele am Markt. Allerdings ist die Verwendung des Begriffs „EnMS-Software“ häufig unklar: Meist erfassen diese Softwaresysteme Energieverbräuche und analysieren und bewerten sie. Genau genommen handelt es sich dabei um ein Energiemanagement-Informationssystem, ein Energiemonitoring oder ein Energiedatenmanagement, jedoch nicht um ein Energiemanagementsystem per se. Die Norm ISO 50001 beschreibt den systematischen Ansatz zur Implementierung und zum Betrieb eines EnMS. In Abgrenzung zum Energiedatenmanagement gibt es Softwaresysteme, die die Implementierung und den Betrieb eines EnMS unterstützen, die im Folgenden als EnMS-Workflow-Systeme bezeichnet werden.
Energiedatenmanagement als Teil von EnMS
Das Energiedatenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil eines EnMS. Es identifiziert etwa große Energieverbraucher, analysiert sie und ist in der Lage, Verbesserungen nachzuvollziehen, die mit umgesetzten Maßnahmen erzielt wurden. Die ISO 50001 geht von dem Einsatz eines solchen Systems aus: „Die Organisation muss sicherstellen, dass diejenigen Hauptmerkmale ihrer Tätigkeit, welche die energiebezogene Leistung bestimmen, in geplanten Zeitabständen überwacht, gemessen und analysiert werden.“
Wie dies konkret umzusetzen ist, schreibt die Norm nicht vor, beschreibt jedoch die Hauptmerkmale eines solchen Systems. Daraus lässt sich ableiten, dass größere Organisationen und besonders Unternehmen des produzierenden Gewerbes nicht umhin kommen, gewisse Mechanismen zu hinterlegen, die eine automatisierte Auswertung von umfangreichen Energiedaten ermöglichen. Erst durch eine vernünftige Auswertung von Energiedaten lassen sich entsprechende Energiekennzahlen (die sogenannten Energy Performance Indicators, abgekürzt: EnPIs) bilden, aus denen sich dann beispielsweise Maßnahmen zur Verbesserung der Energieeffizienz herleiten lassen.
Aber auch für die Implementierung, die Verwaltung und die Optimierung eines EnMS gibt es mittlerweile Softwaresysteme, die speziell den gesamten Management-Prozess unterstützen. Der Anwender wird in jedem einzelnen Schritt bis zu einer Zertifizierung nach ISO 50001 und darüber hinaus unterstützt. Der zeitliche und personelle Aufwand für die Implementierung und Verwaltung eines EnMS wird damit erheblich reduziert und die Qualität des EnMS verbessert.
Systematischer Ansatz
In Verbindung mit der Norm ISO 50001 und auch schon mit der europäischen Vorgängerversion DIN EN 16001 gibt es Leitfäden sowie Softwaresysteme, die den gesamten Prozess der Implementierung eines EnMS nach ISO 50001 begleiten. Solche Systeme unterstützen das Unternehmen oder den Energiemanagementbeauftragten vor allem bei den organisatorischen und administrativen Aufgaben, um ein EnMS einzuführen, das System zur Zertifizierungsreife nach ISO 50001 zu bringen, den geforderten „Kontinuierlichen Verbesserungsprozess“ (KVP) zu erzielen und das System weiter zu optimieren. Wesentliche Bestandteile einer solchen EnMS-Software-Lösung sind unter anderem:
ein Workflowmanagement – über das spezifische EnMS Aufgaben und Maßnahmen definiert, verteilt, bearbeitet, verfolgt und nachvollzogen werden können
die zentrale Verwaltung aller erforderlichen Dokumente
Instrumente zur energetischen Bewertung und Planung
ein System, bei dem jeder Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge einreichen kann
ein Wiedervorlage- und Eskalationssystem
Statusermittlung – Stand der zu erledigenden Aufgaben
Integration von Informationen aus anderen Systemen, wie Umwelt- und Qualitäts-Management, Energiedatenmanagement, SAP, Rechtskataster, und so weiter
Erstellung von Reports für den Energiemanager und an das Management
Unterstützung der Audit-Planung und -Durchführung
Drill-Down Möglichkeiten zur Detailanalyse und Nachvollziehbarkeit
Darstellung mehrerer Standorte (wie Statusvergleich) und unterschiedliche Sprachen
Ein solches System unterstützt nicht nur den Energiemanager bei seinen alltäglichen Aufgaben, sondern auch die Kommunikation aller am Prozess beteiligten Personen wie das Energieteam und das Management. Gleichzeitig lassen sich erzielte Erfolge darstellen und an die Mitarbeiter weitergeben. Wiederkehrende Aufgaben werden systematisch verfolgt und allen Beteiligten dargestellt. Der administrative Aufwand bei der Implementierung und vor allem im Betrieb und bei der Optimierung des EnMS reduziert sich erheblich. Das Reporting kann zu einem großen Teil automatisiert werden; alle erledigten Aufgaben und Maßnahmen lassen sich auch nach Beendigung nachvollziehen. Damit ist ein solches System eine enorme Hilfe für die erforderlichen Audits, das Management-Review sowie die Zertifizierung und nachfolgende Überprüfungsaudits.
Gute Erfahrungen hat ein internationales Unternehmen gesammelt, das einen solchen systematischen Ansatz für die Implementierung eines EnMS gewählt hat. Am irischen Produktionsstandort der Firma Pfizer nutzte der dortige Energiemanager zur Implementierung des EnMS eine Management-Software der irischen Firma Enerit und konnte dadurch die Zertifizierung nach ISO 50001 in nur drei Monaten realisieren. Enerit beschäftigt sich bereits seit mehr als 15 Jahren mit der Implementierung von Managementsystemen und ist einer der ersten Anbieter einer integrierten Lösung, die auf alle Belange speziell der ISO 50001 abgestimmt ist. Seit 2004 liegt die primäre Ausrichtung auf dem systematischen Energiemanagement, inklusive Workflow-System, der Aufgabendefinition und -nachverfolgung, Dokumentation, Entwicklung von Maßnahmen, Unterstützung für Audits sowie der Kommunikation des Energieteams und der Einbindung von Energiemonitoring- und Controlling-Lösungen. Besonders wichtig ist, dass der Zugriff auf alle Dokumente und Unterlagen über eine einzige Benutzerschnittstelle integriert ist und nicht unterschiedliche Werkzeuge wie Excel, Word, PowerPoint, Adobe, Sharepoint und diverse andere Lösungen einzeln verwendet werden müssen.
Mehr Konsequenz nötig
Andere Systeme wie mod.EEM können als Leitfaden und Checkliste dienen, decken Teilbereiche für die Managementaufgaben eines EnMS ab oder basieren auf Lösungen für andere Aufgabenbereich wie das Qualitäts- oder Umweltmanagement. Sie sind häufig jedoch noch nicht konsequent und vollständig auf die Umsetzung eines EnMS nach ISO 50001 ausgerichtet. Es ist eine Frage der Zeit, wann auch andere Software-Systeme dem Ansatz der Enerit-Lösung folgen werden, da dieser Ansatz für die Anwender ein erhebliches Einsparpotenzial an Zeit und Ressourcen bietet, die Umsetzung von Maßnahmen noch stärker systematisiert und dadurch die Qualität und auch die Erfolge beim Einsatz eines EnMS erhöht.
