Der Einsatz von Robotern wird zunehmend Standard. Die Vorteile liegen auf der Hand: Roboter senken die Durchlaufzeiten und erhöhen die Qualität, da sie kaum Fehler machen. Aber was ist mit den typischen Bürotätigkeiten?
Sascha Dörr:
Tatsächlich wird bisher die Digitalisierung und Automatisierung der Bürotätigkeiten kaum diskutiert. Gerade dort fallen aber viele Routinetätigkeiten an. In der Energiewirtschaft übernimmt Robotic Process Automation (RPA) beispielsweise bei typischen Anwendungen wie Zählerstandserfassung, Lieferantenwechsel, Insolvenzmonitoring, Dokumentenablage, Vertragsmanagement oder Kündigungen strukturierte Automatisierungen.
Woran hapert es also?
Die Technologien sind bereits da. Die entscheidende Aufgabe ist es, sie in den Unternehmen sinnvoll zu implementieren. Das ist unsere Aufgabe. In der heutigen Arbeitswelt sind die meisten Abläufe IT-basiert. Wir arbeiten dabei mit den verschiedensten IT-Systemen, um Aufgaben zu erledigen. Daher sind an vielen Stellen immer noch manuelle Eingriffe erforderlich. Beispielsweise extrahieren wir Daten, werten sie aus und sind dabei auf unterschiedlichsten Applikationen unterwegs. Dieser manuelle Aufwand summiert sich schnell, denn er fällt oft täglich an. Dafür ist Robotic Process Automation die Lösung, indem ein RPA-Workflow im Arbeitsprozess aufgesetzt wird. Das ergibt eine Zeitersparnis und man kann sich anderen Aufgaben widmen.
Wie sieht so ein Roboter aus?
Bei einem Roboter im Sinne der RPA handelt es sich im Gegensatz zu den Robotern, die wir aus der Fertigung kennen, nicht um eine physische Maschine mit Armen, Beinen oder Greifern. Bei RPA handelt es sich um ein Softwareprogramm, mit dem RPA-Bots generiert werden, welche einen Mitarbeiter bei den verschiedensten Aufgaben unterstützen.
Wie müssen wir uns das grundsätzlich vorstellen, wie läuft der Implementierungsprozess für solch einen RPA-Bot aus?
Der RPA-Agent oder Bot wird zentral auf dem Computer installiert und kann mit einem Klick autonom ausgeführt werden. Der Prozess wird vorher im Detail besprochen. Wo wird was von dem Mitarbeiter geklickt? Welche Daten werden selektiert und transferiert? Welches Programmfenster oder welche Transaktion wird geöffnet? Es wird also eine Ist-Aufnahme des gesamten manuellen Arbeitsprozesses erstellt. Dieser Prozessschritt wird meist von dem Cortility-Berater gemeinsam mit dem Fachexperten aus dem jeweiligen Unternehmen erledigt. Dann wird diese Ist-Aufnahme in der Software umgesetzt, optimiert, und der automatisierte Arbeitsablauf wird fertiggestellt. Im Prinzip werden dabei aktuell entwickelte Prototypen genutzt, die auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden. Mehrere Prototypen werden aktuell von Cortility in der Praxis getestet zum Beispiel: „Anlegen SEPA Mandaten“ und „Abschlagsänderungen aus Excelliste“.
Werden durch einen RPA-Bot die bereits bestehenden Systeme im jeweiligen Unternehmen verändert?
Nein, dabei sind keinerlei Veränderungen am System erforderlich, denn die Software verändert nicht aktiv die Applikationen, sondern setzt auf bestehende auf. RPA funktioniert system- und applikationsübergreifend und ist auch nicht auf SAP-Systeme beschränkt, sondern kann auf unterschiedliche Applikationen wie EMail-Clients, PDF, MS Office oder Web zugreifen und dort beispielsweise weitere Automatisierungen ergänzen.
Aber Sie setzen auf SAP als Basis, warum?
Das Fundament ist SAP Robotic Automation, auf dem bei uns die RPA Lösungen für die Versorgungswirtschaft aufbauen. Bei Cortility haben wir uns bewusst für SAP entschieden, vorab Marktanalysen durchgeführt und daraus hat sich SAP Robotic Automation herauskristallisiert. Dabei half, dass Cortility über umfangreiche Erfahrungen mit Stadtwerken und mittelgroßen Energieversorgern und dessen spezifischen Bedürfnissen verfügt. SAP bietet die Prozess-Automatisierungs-Ebene, auf der sogenannten Business Technology Plattform an, dazu vorkonfigurierte Pakete und Entwicklungsbibliotheken.
RPA kommt bei Ihnen aus der Cloud, wie funktioniert das?
Die cloudbasierte Anwendung setzt sich aus einem Cloud-Studio zusammen. Hier wird die Ist-Aufnahme des zu automatisierenden Prozesses aufgenommen, designed und programmiert. Die Cloud Factory ist die zentrale Steuerung und Überwachung von Software-Bots. Dabei arbeitet auch das Orchestrator- und Monitoringmodul, das zeigt, welche Prozesse erfolgreich und welche fehlerhaft ausgeführt wurden. Dritte Komponente ist der Desktop Agent, welche die entwickelten Prozessautomatisierungen auf Desktops oder Server ausführt.
Welchen Mehrwert hat RPA?
Dreierlei: Zeitersparnis, Schnelligkeit, fehlerfreies Arbeiten. Gerade bei Prozessen, die in Massen abgearbeitet werden, bringt der RPA-Bot Vorteile. Er macht weniger Fehler, denn der Bot vertippt und verschreibt sich nicht, arbeitet sehr zuverlässig und effizient. Er ist 24/7 einsatzbereit, fährt nicht in Urlaub und wird nicht krank. Der Mitarbeiter wird von den sich wiederholenden Routineprozessen entlastet und kann für höherwertige Tätigkeiten eingesetzt werden. Wissenschaftler schätzen, dass RPA-Bots ein Neuntel der Kosten verursachen, die in Mitteleuropa auf Personalkosten für die bisher eingesetzten Mitarbeiter entfallen.
Welche Prozesse lassen sich mit RPA automatisieren?
Vor allem manuelle und strukturierte Arbeitsabläufe mit einem hohen Transaktionsvolumen (Tippen, Klicken, Selektieren, Transferieren, Applikationen öffnen), standardisierter digitalisierter Input, wiederholbare Prozesse. Bei Energieversorgern etwa sind es zahlreiche Funktionen wie beispielsweise Abschlagsänderungen, Zählerstandserfassung, Lieferantenwechsel, Insolvenzmonitoring, Dokumentenablage, Vertragsmanagement, Kündigungen, Umzugsmeldungen oder Zählerwechsel.
Und wie sehen Sie die Zukunft von RPA?
Die RPA-Bots lernen in jedem Einsatz und entwickeln sich weiter. Sowie diese Bots kognitive Entscheidungen treffen können, wird es in Zukunft noch einen viel größeren Einsatz für RPA geben und dem Kunden einen noch größeren Benefit bieten.
