Fünf mögliche Patzer ERP-Einführung: Not-to-Do-Liste

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems kann so einiges schiefgehen. Im Ernstfall gehen die Folgen eines gefloppten Roll-Outs weit über genervte Anwender hinaus und können ganze Unternehmen oder gar Großkonzerne ins Schlittern bringen. Doch keine Sorge – mit den Tipps von Rolf Lisse, Head of Developement and Customer Support bei Cideon, kommt es erst gar nicht so weit. Und wenn es dann um die Vollintegration des PLM-Systems geht, steht Cideon mit Rat und Tat zur Seite.

Vorsicht! Diese fünf Missverständnisse sollten Sie unbedingt vermeiden. Rolf Lisse erklärt Ihnen, wieso:

1. „Eigentlich soll alles so bleiben, wie es ist. Nur einfacher und moderner muss es natürlich sein.“

Wer Veränderung will, muss auch Veränderungen zulassen: Wer ein ERP-System wie SAP S/4Hana einführt, entscheidet sich für Standard-Software. Das hat im Hinblick auf die Kompatibilität mit anderen Systemen viele Vorteile. Aber um diese nutzen zu können, müssen die Standards auch eingehalten werden. Lang etablierte Prozesse fit für moderne Standard-Lösungen zu machen, bedeutet eine Menge Arbeit, ganz ohne Frage. Unternehmen, die in Zeiten der Digitalisierung langfristig wettbewerbsfähig bleiben wollen, werden darum aber nicht herumkommen.

2. „Unsere Prozesse sind sehr speziell. Da passt einfach keine Standard-Lösung.“

Natürlich gibt es auch viele Möglichkeiten, Systeme durch individuelle Entwicklungsarbeiten anzupassen. Aber das ist genau der Punkt, der die Kosten einer ERP-Einführung durch ausufernde Beratungs- und Entwicklungsleistungen schnell in astronomische Höhen treiben kann. Gleichzeitig bedeutet jede manuelle Anpassung eines so ausbalancierten Systems wie SAP S/4Hana eine potenzielle Fehlerquelle. Wenn dann im Arbeitsalltag zum Beispiel Materialbestellungen nicht mehr funktionieren, dann liegt der Fehler mit Sicherheit nicht an der SAP-Basis, sondern an einer manuell programmierten Verbindung oder Sonderfunktion.

3. „Die Geschäftsführung hat aber beschlossen…“

So hart wie es klingt, aber wenn eine ERP-Einführung scheitert, dann liegt das häufig am Management. Bei der Implementierung eines so tiefgreifenden Systems, sind Entscheidungen rein nach dem Top-Down-Prinzip absolut unangebracht. Kleinbetriebe mal ausgenommen – der Geschäftsführer gibt vielleicht Urlaubsanträge und Rechnungen im SAP-System frei und kennt die grundsätzlichen Prozessstrukturen im Unternehmen. Damit in diesen Strukturen eine Durchgängigkeit bis in die Werkstatt oder Lagerlogistik gewährleistet werden kann, müssen Experten aus den jeweiligen Fachbereichen zu Rate gezogen werden. Und wenn es hier Unstimmigkeiten zwischen verschiedenen Bereichen gibt, hilft keine „Basta-Politik“. Es müssen Lösungen gefunden werden, die auf der Makroebene ebenso wie auf der Mikroebene funktionieren.

4. „Wenn schon, denn schon. Zum Roll-Out gehen wir direkt mit allen Niederlassungen an den Start.“

Wie anfangs bereits erwähnt: Die Standardisierung bestehender Prozesse und die Integration neuer Systeme ist nichts, was sich über Nacht umsetzten lässt. Sowas darf man auf keinen Fall übers Knie brechen – hier werden Prozesse geschaffen, die mit über den langfristigen Unternehmenserfolg entscheiden können! Deshalb ergibt es Sinn, erstmal im kleinen Rahmen zu beginnen. Zum Start empfehlen wir, mit einigen Key Usern einen ersten Prototyp zu testen und sich mit diesem vertraut zu machen. Viele individuelle Anpassungen sind schnell vom Tisch, wenn die Vorteile der Standard-Lösungen ausgetestet werden können, die Anwender ausreichend geschult sind und genug Zeit bleibt, bestehende Prozesse entsprechend anzupassen. Wenn hier eine solide Basis geschaffen wurde, kann Schritt für Schritt der Roll-Out starten, zum Beispiel zunächst im Headquarter. Weitere Bereiche und Niederlassungen werden dann sukzessive eingegliedert, wenn hier die notwendigen Prozessstrukturen geschaffen wurden.

5. „Gut, unsere ERP-Umgebung erneuern wir. Aber wir arbeiten weiter mit unserem aktuellen PLM-System. Das wird sonst zu teuer.“

Es ist möglich, mit Schnittstellen zwischen ERP- und PLM-Systemen zu arbeiten, das ist klar. Schnittstellen haben allerdings auch einige Nachteile. Zum Beispiel synchronisieren die Daten bei parallel laufenden Systemen nicht immer stabil und zuverlässig. Wenn dann ein Fehler vorliegt, kann man oft nicht mehr nachvollziehen, wo genau dieser herkommt. Wenn die Softwarearchitektur nun einheitlich ist und sämtliche Vorgänge umfasst, ist Datendurchgängigkeit maximal gegeben. Deshalb empfehlen wir bei Cideon im Falle der Neueinführung eines ERP-Systems wie SAP S4/Hana, auch einen Umstieg auf ein SAP PLM-System. Bei der vollständigen Integration des PLM in die ERP-Umgebung, stehen wir mit Rat und Tat zur Seite. Insgesamt ist ein stabiles, durchgängiges System dann oft nicht einmal teurer, als zwei parallele Systeme aufeinander abzustimmen. Und wenn Unternehmen über eine so durchgängige Basis verfügen, lässt sich diese auch nach der PLM-Vollintegration nahtlos erweitern: Mit der strategischen Integrationsplattform SAP Engineering Control Center bieten wir zum Beispiel ein Cockpit für Direktintegrationen von marktführenden MCAD und ECAD-Systemen in die SAP PLM-Umgebung an.