Dass gerade in standardisierten Abläufen und bei Massendaten der Hebel zu Effizienzsteigerungen bei Energieversorgern und Netzbetreibern besonders hoch ist, überrascht vielleicht auf den ersten Blick. „Gerade hier hakt es mehr als nötig“, hebt Klaus Nitschke hervor, der Geschäftsführer des IT-Dienstleisters Cortility. „Durch reibungslose Workflows und den Einsatz zeitgemäßer Technik lassen sich dort beträchtliche Einsparungen realisieren. Und wenn automatisierte Prozesse die Mitarbeiter bei Routine-Aufgaben entlasten, haben sie mehr Zeit für die kniffligen Fälle, die bearbeitet werden müssen.“ Aus diesem Grund hat der SAP-Partner besonderes Augenmerk auf Add-ons und Lösungen gelegt, die bei bestehenden IT-Systemen zu Verbesserungen führen, ohne in die Grundstrukturen einzugreifen.
Reibungsloser Zählerwechsel
Ein hundertfach bei jedem Stadtwerk und Netzbetreiber wiederkehrender Vorgang: der Zählerwechsel. Durchs Unbundling und die sogenannte Deregulierung wurde aus einem eingespielten Ablauf ein komplexer Prozess. Die bislang letzte massive Erschwernis war die Aufteilung der Edifakt-Nachricht zum Formatwechsel am 1. April 2013. Statt wie bisher in der MSCONS zusammengefasst, verteilen sich die gerätespezifischen Daten nun auf MSCONS und UTILMD. Für das Abarbeiten des Zählerwechsels muss sich der jeweilige Sachbearbeiter die notwendigen Daten zeitaufwendig zusammensuchen.
Abhilfe bieten Add-ons wie „Zählerwechsel-Workflow“ (ZWW) von Cortility. Nach Empfang der beiden Edifakt-Nachrichten wird automatisch im SAP IS-U ein Wechselbeleg erzeugt und der Workflow angestoßen. Um die Arbeit in Querverbundunternehmen zu erleichtern, funktioniert der Workflow für die üblichen Sparten Strom, Erdgas, Wasser und Wärme. Auf eine Unterscheidung zwischen regulierten und nicht-regulierten Geschäftsfeldern hat Cortility verzichtet – somit kann der jeweilige Sachbearbeiter immer mit den gleichen Masken und Routinen arbeiten.
Da der Workflow größtenteils automatisch im Hintergrund läuft, ist ein aussagekräftiges Monitoring-Instrument wichtig. Im Zählerwechselmonitor lassen sich jederzeit und übersichtlich alle relevanten Wechseldaten anzeigen. Zahlreiche Selektionskriterien erleichtern die Arbeit. Die Übersicht über die einzelnen Vorgänge und die detaillierte Protokollierung machen jeden Prozessschritt nachvollziehbar und zeigen, wo ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Für Spezialfälle gibt es die Möglichkeit, die Daten manuell nachzubearbeiten oder auch Textmitteilungen einzugeben und so Hinweise für die nachfolgenden Bearbeitungsschritte verfügbar zu machen.
Übliche Angaben wie der Wandlerfaktor oder der Gerätetyp werden automatisch übernommen; die Stammdatenänderungen ebenfalls automatisch abgeschlossen und beantwortet. „Unsere Erfahrung beim Zählerwechsel-Workflow ist, dass sich hier viele stets wiederkehrende Aufgaben aneinanderreihen und die erforderlichen Daten meist schon im IT-System vorhanden sind. Deshalb bietet sich der Zählerwechsel hervorragend für eine Teilautomatisierung an“, so Nitschke.
Sperrbeleg – zuhause in zwei Welten
Auch die Sperrbelegverwaltung ist ein klassisches Beispiel für einen Prozess, bei dem ein teilautomatisierter Workflow die Fachabteilungen wesentlich von immer wiederkehrenden Routineaufgaben entlasten und die Effizienz der IT-Anwendungen erhöhen kann. „Wir greifen auch dabei auf die SAP-Standards zurück“, betont der Cortility-Chef. Dies sei eine strategische Entscheidung, denn hierdurch würden unnötige Folgekosten bei Release- und Formatwechseln vermieden. Im konkreten Fall kommen SAP IS-U sowie das SAP Workflow-Management zum Einsatz.
Bei der performanten Lösung für die Sperrbelegverwaltung achtet Cortiltiy streng auf die Vorgaben zum Unbundling: Der Workflow zwischen Netz und Lieferanten nutzt deshalb die üblichen Nachrichtenformate und Übermittlungskanäle – auch wenn beide Rollen unter einem Firmendach angesiedelt sind. Der Status des Sperrbelegs und die entsprechenden Sperraktionen werden stets im Hintergrund synchronisiert.
Folgende Funktionen sollten bei Sperrbelegverwaltung und Wiederinbetriebnahme in den Workflow integriert sein:
Automatisierte Überwachung sowie Statusverwaltung neuer und laufender Sperrbelege
Erzeugen eines Work-Items mit Absprung in das Anwendungsprotokoll bei Fehlern
Zeitgesteuertes Aktivieren der Sperrbelege zur Auswahl der zu sperrenden oder auszubauenden Geräte
Massenverarbeitung von Sperr- und Wiederinbetriebnahmeaufträgen
Massenverarbeitung beim Druck von Sperraufträgen
Automatisierter Druck von Dokumenten zur Sperrverwaltung
Sortieren der Sperrbelege nach individuellen Merkmalen wie Ort und Straße
Automatisiertes Anlegen von Erledigungsvermerken bei vollständig ausgeglichener Forderung
Automatisierte Benachrichtigung bei erledigten Sperrvorgängen
Auslösen von üblichen Aktionen für einzelne Sperrbelege wie beispielsweise Duldungsklagen
Bereitstellen umfangreicher Auswerte- und Selektionskriterien (zum Beispiel: Personen-, Sperr- und Mahndaten, Beleg- und Auftragsstatus)
Zu den Vorteilen gehört, dass die relevanten Aktionen im Anwendungsprotokoll beider Systeme (Netz und Lief) protokolliert werden. Auch ist kein manueller Aufwand für die Überwachung von Sperrbelegen etwa mit Listen erforderlich. Da die Verwaltung durch Work-Items mit voller SAP-Funktionalität erfolgt, sind auch Vertreter-Regelungen, Weiterleitungen und das Zuordnen von Zuständigkeiten anhand des Organisationsmanagements wie gewohnt möglich. Außerdem sind die Work-Items in die Inbox des Customer Interaction Centers integriert.
„Gerade bei diesen Standard-Vorgängen sind Reserven drin”, freut sich Nitschke. Hier die Rädchen genau zu justieren und mit etwas Öl den Lauf der gesamten Maschine zu verbessern, sei das derzeit entscheidende Mittel um die Effizienz der IT-Systeme zu verbessern und den Mitarbeitern in den Fachabteilungen die notwendige Unterstützung im Tagesgeschäft zu geben.
Die App für den Sperrkassierer
Zählersperrungen gehören heute zum Tagesgeschäft von Versorgern. Besonders schwierig wird die Situation für den Sperrbeauftragten, wenn der Kunde behauptet, er habe die ausstehende Summe „gestern“ überwiesen. Der ausgedruckte Sperrauftrag kann sehr aktuelle Transaktionen nicht enthalten.
Hier können Lösungen mit mobilen Endgeräten helfen, sogenannte Apps. Denn über das Open Data Protocol (OData) ist ein Zugriff auf die wichtigsten Daten zum Geschäftspartner und zur Sperrung möglich. Technisch kann der Zugriff dabei direkt ins IS-U erfolgen. Der Sperrbeauftragte muss nur das Vertragskonto auf seinem Smartphone oder Tablet eingeben und bekommt dann – je nach gesetzlichen Vorgaben – die erforderlichen Daten zum Geschäftspartner, den installierten Geräten und den offenen Posten. Alternativ kann auch ein einfaches Ampel-System installiert werden, das dem Sperrbeauftragten unter Berücksichtigung von Echtzeitdaten anzeigt, ob er den Zähler sperren soll.
