Verwaltungssoftware Rezepte gegen zu hohe Lagerkosten

Felten GmbH

Hohe Lagerbestände werden nicht nur schnell unübersichtlich, sondern auch teuer.

Bild: iStock, Sundry Photography
04.11.2020

Insbesondere in der Prozessindustrie sind Lagerbestände als Teil des Umlaufvermögens eine wichtige Kennzahl. Bei größeren Firmen kommen hier schnell Eurosummen in Millionenhöhe zusammen. Aber auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen entstehen beträchtliche Summen an Lagerkosten. Mit geeigneter Software lässt sich dem entgegenwirken.

Sponsored Content

Lagerkosten entstehen durch Lagerbestände – und diese werden durch viele Faktoren beeinflusst. Einfluss auf Lagerbestände haben beispielsweise Produktionsplanung, Beschaffungszeiträume für Rohstoffe, Genauigkeit der Verkaufsvorhersagen, Logistikunternehmen, Verfügbarkeit des Produktionsequipments, Produktionseffizienz und -effektivität und die Lagerverwaltung selbst.

Jeder dieser Faktoren führt dazu, dass im Falle eines suboptimalen Ablaufs die Lagerbestände erhöht werden. Hinzu kommt, dass Lagerbestände oftmals von mehreren, verschiedenen Unternehmensbereichen bearbeitet und verantwortet werden: vom Einkauf, dem Vertrieb, dem Materialmanagement über die Planung bis hin zum Produktionsstandort mit seinen Abteilungen. Umso erstaunlicher ist es, dass viele dieser Bereiche noch althergebracht mit lokalen IT-Systemen unabhängig voneinander agieren und versuchen, mit Excel und Papier diese komplexen Themen zu lösen.

Jedes Thema könnte man ausführlich betrachten, im Fokus dieses Beitrags steht aber das Thema Lagerverwaltung eines Produktionsstandortes und warum es so schwierig ist, ohne ein integriertes IT-System exakte Lagerbestände zu führen.

Typische Auslöser für hohe Lagerkosten in der Produktion

An einem Produktionsstandort gibt es unterschiedliche Lagerorte, die nach dem Lagergut und dem Prozessschritt strukturiert sind. So gibt es beispielsweise Rohstofflager beim Prozessschritt Verwiegen oder beim Herstellprozess und Verpackungsmateriallager im Abfüll- und Packbereich.

Sowohl für Rohstoffe als auch für Verpackungsmaterial werden entsprechende Bereitstellungsflächen benötigt, um administrative Tätigkeiten für das Ein- und Auslagern gering zu halten – hier geht es darum, die Materialien direkt im Prozess zur Verfügung zu stellen, um Wege und Zeit zu sparen. Zudem existieren Stellflächen für die Halbfertigwaren und ein Lager für die Fertigwaren.

Grund für die unterschiedlichen Lagerorte in der Konsumgüterindustrie sind unter anderem regulatorische Vorgaben, beispielsweise aus Good Manufacturing Practice (GMP). Das führt dazu, dass gleiche Materialien sich in unterschiedlichen Mengen auf verschiedenen Plätzen im Standort befinden, was eine zentrale Lagerübersicht grundsätzlich erschwert.

Dazu kommt, dass an jedem Produktionsstandort ein gewisser Anteil Materialausschuss bei der Herstellung von Konsumentenprodukten entsteht, beispielsweise durch Anhaftungen an Behälterwänden, durch ungeplante Stillstände des Equipments oder durch Unachtsamkeit der Mitarbeiter. Dadurch, dass er in vielen Fällen ungeplant stattfindet, ist der Materialausschuss variabel und beeinflusst den Materialbestand. Eine zentrale Übersicht über den Ausschuss existiert meist nicht.

An Standorten mit mehreren tausend Artikeln und Materialien werden aufgrund von Marketingaktionen jedes Jahr bis zu 30 Prozent der Artikel neu aufgelegt. Zum Beispiel führen Änderungen im Etikett der Verpackung dazu, dass Altbestände (sogenannte Restanten) nicht mehr verkauft werden können. Die Vernichtungen kosten viel Geld, sodass sie erst mal im Lager verbleiben.

Dies geht auf Kosten der Stellfläche und erhöht die Bestände. Durch ungenaue Bestandsführung kann es passieren, dass sie in Vergessenheit geraten. Man stellt dann irgendwann erstaunt fest, dass Restanten mehrere Jahre gelagert wurden. Die beschriebenen Fälle verursachen nicht nur hohe Lagerbestände, sondern auch zusätzliche, sehr hohe Materialkosten.

Lagerverwaltung mit ERP stößt an Grenzen

In vielen Firmen wird die Lagerverwaltung mit dem ERP-System durchgeführt. Das ist für die reine Verwaltung der Bestände in den Lägern auch in Ordnung, da es sehr gute Lager-Management-Systeme einiger ERP-Anbieter gibt. Die Probleme entstehen, wenn Läger und Bereitstellungsflächen in der Produktion damit nicht verwaltet werden können und aus diesem Grund sehr viele Firmen mit Papierdokumenten in der Produktion arbeiten.

Auch sind viele ERP-Systeme nicht dazu in der Lage, Materialausschüsse über alle Prozessschritte für jedes Material zu bilanzieren, sodass hier entweder gar nichts erfasst wird oder man sich mit Papierdokumenten weiterhilft. Dies hat zur Folge, dass man Änderungen an den Beständen erst nach Durchführung der Produktionsaufträge ins ERP-System überträgt – zum Teil mit mehreren Stunden Verzögerung. Auch handelt es sich lediglich um reine Material-Verbrauchswerte oder produzierte Mengen, sodass eine schrittweise Prozessbilanzierung nicht möglich ist.

MES ergänzt ERP

Die kurzen Beschreibungen der heute noch üblichen Praxis in Produktionsstandorten machen deutlich, dass mit einem ERP-System und Papierdokumenten in der Produktion eine genaue Bestandsverwaltung von Materialien über alle Prozessschritte kaum möglich ist. Zudem kann das große Potenzial der Materialausschüsse nur mit sehr großem Aufwand bearbeitet werden. Dies führt in Konsequenz zu hohen jährlichen Inventurabweichungen, die mehrere hunderttausend Euro betragen können.

Das vorher Beschriebene sind gute Beispiele und Probleme, die mit der Digitalisierung gelöst werden können. Zentraler Ansatzpunkt ist hierbei die Steigerung der Transparenz durch konsequente Datenerfassung und Synchronisation mit dem ERP-System. Beispielsweise bietet Felten mit der Pilot:Suite ein Manufacturing Execution System (MES) an, das alle Prozesse eines Produktionsstandortes digital abbildet.

Als vollintegrierte Lösung ermöglicht das MES eine echtzeitgenaue Bestandsführung über alle Prozessschritte und gewährleistet dabei einen vertikalen Datenaustausch zwischen dem ERP-System und dem Shopfloor. Gleichzeitig bietet solch ein System den Mitarbeitern im Shopfloor eine einheitliche, auf sie zugeschnittene Bedienoberfläche.

Lagerkosten reduzieren

Hieraus ergeben sich mehrere Ansatzpunkte, um Lagerkosten zu reduzieren:

  • Mit dem ERP-System verbunden bietet die Bestandsverwaltung der Produktionsbereitstellungsflächen des Felten-MES einen genauen Überblick aller Materialien. Veränderungen werden direkt mit dem ERP abgeglichen, sodass das ERP-Lagerverwaltungssystem immer aktuell den momentanen Materialbestand abbildet. Das steigert die Transparenz und gibt der Materialdisposition die Möglichkeit, Pufferbestände auf ein Minimum zu reduzieren, was sich dann auch positiv auf die Lagerkosten auswirkt.

  • Die einzelnen Module des Felten-MES gewährleisten eine exakte Verwiegung der Materialien, eine exakte Materialverbrauchsregistrierung in der Herstellung und im Abfüll-/Packbereich – immer im Echtzeitabgleich mit dem ERP-System. So kann Materialausschuss einerseits sofort erkannt und andererseits prozessübergreifend analysiert werden. Kosten durch ungenutztes Material werden so transparent und bieten Ansatzpunkte zur Optimierung.

  • Viele zusätzliche Funktionen im MES ermöglichen das Arbeiten ohne Papierdokumente: beispielsweise eine genaue Materialbilanzierung für jeden Prozessschritt und entsprechende Echtzeitdaten und Auswertungen. Diese Erkenntnisse dienen als Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung. Somit können Abläufe optimiert und ebenfalls Pufferbestände eingespart werden.

  • Umfangreiche Analysemöglichkeiten im MES unterstützen eine risikobasierte Lagerstrategie. Hierbei werden die Risiken eines Produktionsstillstands aufgrund fehlenden Materials den sonst entstehenden Lagerkosten gegenübergestellt. Auch sorgt die Echtzeittransparenz dafür, dass Risiken besser eingeschätzt werden können und somit eine knappere Kalkulation möglich ist.

  • Die kontinuierliche Überwachung von Verfallsdaten und durchschnittlichen Lagerzeiten verhindert einerseits, dass Material unnötig verwendet wird, und sorgt andererseits dafür, dass Lagerbestände auffallen, bei denen sich lange nichts bewegt (zum Beispiel Alt- und Restbestände). Diese Kostenfresser werden sichtbar und können eliminiert werden, was sich positiv auf die Summe aller Lagerkosten auswirkt.

  • Eine vorausschauende Planung von Produktionsaufträgen bietet weiteres Potenzial zur Reduzierung von Lagerbeständen und somit auch Lagerkosten. Insbesondere der Wandel hin zu einer Just-in-Time-Produktion sorgt für geringere Pufferbestände. Übrigens können mit einem MES wie Pilot:Suite auch innovative Kanban-Systeme abgebildet werden, was je nach Produktionsorganisation ebenfalls Lagerbestände in einem geeigneten Maß hält.

Fazit

Alle diese Ansätze zur Reduzierung von Lagerkosten basieren auf Transparenz. Ein MES wie Pilot:Suite von Felten erfasst dafür konsequent Daten und tauscht sich mit dem ERP-System aus, um diese Transparenz sicherzustellen. Nicht nur bei den Lagerkosten, sondern auch in anderen Produktionsbereichen sorgt die vom MES geschaffene Transparenz für mehr Effizienz und führt somit zu geringeren Kosten und mehr Wettbewerbsfähigkeit.

In Zeiten von Digitalisierung und Industrie 4.0 können alle produzierenden Unternehmen jede nur erdenkliche Unterstützung brauchen. Mit einem MES machen sie in jedem Fall einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung.

Bildergalerie

  • Mit dem MES-System Pilot:Suite erhalten Mitarbeiter im Shopfloor eine einheitliche, auf sie zugeschnittene Bedienoberfläche.

    Mit dem MES-System Pilot:Suite erhalten Mitarbeiter im Shopfloor eine einheitliche, auf sie zugeschnittene Bedienoberfläche.

    Bild: Felten; AdobeStock, Ake

Firmen zu diesem Artikel
Verwandte Artikel