Alle Prozesse in einem Großprojekt sind nicht nur mit Beteiligten und Fristen versehen, sondern auch mit einer Vielzahl von Kommunikationsverfahren: E-Mail, SMS, WhatsApp, Fileshare und mehr. Diese Vielfalt sorgt zwar für einen Austausch zahlreicher Informationen, aber mitunter auch für ein unkoordiniertes Durcheinander.
Dieses Durcheinander kann ein Großprojekt, welches über viele Monate oder gar Jahre hinweg zusammen mit vielen Partnern zu steuern ist, ausbremsen. Daher sollten sich Organisationen fragen:
Wer erzeugt, wer nutzt und wer verantwortet die Informationen?
Welche Informationsprozesse sind nötig, um die Erstellung, Verwaltung, Veröffentlichung, Archivierung sowie den Abruf und die Nutzung von qualitativ hochwertigen Informationen im gesamten Unternehmen zu ermöglichen?
Welche Geschäftsprozesse und Ergebnisse sollen unterstützt werden?
Welche Technologien eignen sich, um die Prozesse sicher und nachvollziehbar zu gestalten?
Prozesse und Kommunikation sind sich in vielen dieser Punkte ähnlich. So, wie Prozesse durch Workflows (auch individuell angepasste) gesteuert werden, so sollte auch Kommunikationsmanagement über verschiedene analoge und digitale Kanäle gesteuert erfolgen. Alles, was dazu nötig ist, ist eine leistungsfähige Cloud-Umgebung, die von allen Kommunikationsteilnehmern genutzt wird.
Voraussetzungen
Bereits heute existieren Projektkommunikations- und Korrespondenzplattformen, die zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen E-Mail-Korrespondenz mitbringen. Diese Lösungen sind darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit insbesondere in Großprojekten zu professionalisieren und die vertragsrelevante Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden übersichtlich und nachvollziehbar zu gestalten.
Meist geht dem eigentlichen Projekt ein umfangreiches Vertragswerk voraus, das zahlreiche Anlagen und die darin definierten Inhalte aufweist, die fristgerecht überbracht werden müssen. Häufig handelt es sich um lange To-do-Listen im Excel-Format, die wiederkehrende Fragen umfassen:
Wer muss wem welche Informationen wann bereitstellen?
Ist sichergestellt, dass die zu übermittelten Informationen korrekt, vollständig und geprüft sind?
Wurde das Dokument vollständig und sicher übermittelt?
Wurde es vom Empfänger geöffnet und gelesen?
Ist sichergestellt, dass die Folgeaktivitäten aus einer Übermittlung verlässlich durchgeführt werden?
Diese Statusinformationen sind von ganz wesentlicher Bedeutung, um der Projektleitung mitzuteilen, ob die Fristen eingehalten werden können und alle Beteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand sind. Außerdem sind diese Informationen wesentlich für die Nachvollziehbarkeit der Korrespondenz, sollte es zu Meinungsverschiedenheiten et cetera kommen.
Vorteile
In einer cloudbasierten Korrespondenzmanagement-Lösung arbeiten die Beteiligten mit klaren Strukturen statt mit Excel-Tabellen. Statt E-Mail-Anhänge werden „Schreiben“ mit fortlaufender Nummer direkt in der Lösung erzeugt und ausschließlich innerhalb der geschützten Kommunikationsplattform übermittelt. So sollen die Belange von Datenschutz und Datensicherheit stets gewährleistet sein.
In den Metadaten jedes Schreibens wird festgelegt, wer Absender und wer Adressat sein soll, beispielsweise Projektpartner oder Unternehmen. Sehr wichtig ist die Festlegung, bis wann das Schreiben zu beantworten ist.
Funktionen
Im Optimalfall unterstützt das Korrespondenzmanagement die Arbeit in Microsoft Outlook als dem am weitesten verbreiteten E-Mail-Werkzeug. Ordner in Outlook lassen sich mit einem Eingangsordner in der Cloud-Lösung verbinden.
In Outlook können mittels Regeln Mails in Ordner verteilt werden, was wiederum in der Cloud-Lösung gespiegelt werden kann. Der Vorteil: Die Nutzer können sich den Aufbau einer neuen Kommunikations- und Ordnerstruktur sparen und ihre Regeln mitnehmen.
Ein wichtiger Bestandteil ist auch der Projektkalender. Er liefert nicht nur eine übersichtliche Darstellung, sondern unterstützt die automatische Fristenkontrolle, um Projekte besser planen zu können. Projektleiter kennen das Format des GANTT-Diagramms, das die Festlegung von Projektmeilensteinen, auch hard stops genannt, erlaubt.
Werden solche wichtigen Fristen, etwa für den Abschluss von Bauabschnitten, verfehlt, wird Alarm ausgelöst. Dann sind schleunigst Maßnahmen zu ergreifen. Dazu stellt die Lösung virtuelle Besprechungsräume zur Verfügung.
Weitere Funktionen, die ein professionelles Korrespondenzmanagement bieten sollte, sind persönliche Dashboards und aussagekräftige Dokumentenstatus für einen klaren Überblick. Individualisierbare Kategorien für Maßnahmenlisten und Maßnahmen zur schnellen Protokollierung von Besprechungsergebnissen sorgen für mehr Übersicht und Nachvollziehbarkeit.
Um nachvollziehbares und effizientes Arbeiten zu unterstützen, kann der Nutzer jedem Schreiben nicht nur eine Deadline, sondern auch ein Action-Item zuweisen. Benachrichtigungen über erhaltene Dokumente oder Fristen für Aktionen gehen nachvollziehbar per E-Mail an die Benutzer. Jeder Benutzer wird über die zuständige Rolle sowie über sein Berechtigungskonzept im Projekt definiert. Über diese beiden Instrumente lassen sich flexible Workflows gestalten, die dem BPMN-Standard gehorchen.
Benachrichtigungen gehen aber nicht im Klartext über die Leitung, sondern enthalten lediglich einen Link zum entsprechenden Dokument. Erst wenn sich der Beteiligte in die Cloud-Lösung einloggt, gelangt er zum Dokument beziehungsweise sieht im Dashboard, welche Fristen anstehen. Das Abfangen einer E-Mail bringt also ohne Login-Daten nichts.
Integration von Microsoft Office
Damit das Erstellen von Schreiben zügig erledigt werden kann, stehen diverse Dokumentenvorlagen direkt in der Lösung zur Verfügung, die der Nutzer anlegen, bearbeiten und übermitteln kann. Erhaltene E-Mails können direkt aus Outlook zur korrekten Korrespondenz im Fabasoft-Korrespondenzmanagement erfasst werden.
Auch die Zusammenarbeit mit Microsoft Word lässt sich realisieren. Word-Felder lassen sich mit Metadatenfeldern aus der Formularvorlage im Korrespondenzmanagement definiert anreichern.
Viele E-Mail-Postfächer weisen je nach IT-Vorgaben einer Organisation eine Größenbegrenzung von E-Mail-Anhängen auf. Eine Beschränkung auf beispielsweise 5 MB pro Anhang ist einem Großprojekt jedoch nicht gerade förderlich.
Mit einer Korrespondenzmanagement-Lösung lassen sich hingegen Anhänge übermitteln, die mehrere Gigabyte groß sind, ohne das E-Mail-Postfach zu sprengen. Das soll für effiziente und reibungslose Kommunikation mit allen möglichen Projektpartnern sorgen, auch im gemeinsamen Projektpostfach.
Auch wenn viele Großprojekte noch traditionell abgewickelt werden, lohnt sich ein Blick auf die bereits verfügbaren Lösungen. Denn die Zukunft ist mobil und digital.
