In den letzten Jahren haben sich technologische und konzeptionelle Entwicklungen im ERP-Segment stark auf disruptive Technologien wie Cloud Computing, IT-Sicherheit, Datenanalytik, Internet of Things, E-Commerce-Integration und Künstliche Intelligenz konzentriert. Besonders die Integration von KI in Business-Software hat große Fortschritte gemacht. Unternehmen können bald auf neue KI-Features hoffen, die Datenauswertung, Cloud-Migration, Customer Journey und Kostenstrukturen optimieren.
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen agile, datengesteuerte und vernetzte Prozesse etablieren, die modernen Sicherheits- und Usability-Standards entsprechen. Moderne ERP-Systeme und neue Technologien bieten Werkzeuge für automatisierte Routinen, Analytics und flexible Workflows. Während einige Unternehmen Risiken und Lernkurven sehen, nutzen Early Adopters neue Technologien strategisch zur Stärkung ihrer Wertschöpfung.
KI wird in immer mehr Geschäftsanwendungen integriert
Die Integration von KI in Geschäftsanwendungen nimmt durch Echtzeit-APIs rasant zu. KI-Assistenten wie ChatGPT, CoPilot und Gemini sind aufgrund ihrer Fähigkeit, menschenähnliche Antworten zu generieren, äußerst beliebt. Sie unterstützen bereits erfolgreich Aufgaben in Programmierung, Marketing und Kundendienst. Mit der neuen ChatGPT Version 4o, die seit Mai 2024 eine Echtzeit-API bietet, können ERP-Systeme nun noch intuitiver mit Benutzern interagieren und komplexe Anfragen in natürlicher Sprache verstehen. Dies erleichtert die Nutzung und verbessert die Effizienz erheblich. Zum Beispiel können Benutzer einfach fragen: „Zeige mir den Umsatz von Produkt X im letzten Quartal“, ohne durch mehrere Menüs navigieren zu müssen.
Risiken und Grenzen der GPT-Integration
Die Integration von ChatGPT in Geschäftsanwendungen bietet viele Vorteile, bringt jedoch auch Risiken und Grenzen mit sich. Sprachliche Einschränkungen und Datenschutzfragen sind wichtige Aspekte, da ChatGPT nur in trainierten Sprachen arbeitet und auf sensible Unternehmensdaten zugreifen kann. Eine sorgfältige Überwachung und Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sind unerlässlich. Fehler können sich einschleichen, da menschliche Validierung fehlt.
Die Konfiguration des KI-Modells erfordert Expertise und kann komplex sein. Zudem können die Kosten für Integration und Wartung hoch sein. SaaS-basierte ERP-Anbieter haben Vorteile bei Integration und Betrieb und können ChatGPT-Funktionen als zusätzliche Nutzungsgebühr anbieten. Es ist wichtig, die Preisgestaltung transparent und wirtschaftlich attraktiv zu gestalten.
Blick in die Zukunft: Geführte Workflows in ERP-Systemen
Der Aufschwung der Remote- und Hybrid-Arbeitskultur hat mobile ERP-Systeme unverzichtbar gemacht. Laut Bitkom nutzen rund drei Viertel der Anwender ERP-Systeme über Notebooks, die Hälfte über Smartphones und ein Viertel über Tablets. Der mobile Zugriff auf wichtige Informationen wie Angebote, Bestellungen und Liefertermine ist entscheidend für die Prozessqualität. 2024 wird die Entwicklung mobiler Geschäftsanwendungen und innovativer Bedienkonzepte weiter vorangetrieben, um den Anforderungen virtueller Arbeitsplätze gerecht zu werden.
Mobile ERPs bieten Einblicke in kritische Arbeitsabläufe und gewährleisten nahtlose Datenverfügbarkeit, um standortunabhängig arbeiten zu können. Die Reduzierung der Komplexität und die Einführung intuitiver, geführter Prozesse sind zentrale Herausforderungen. Ergonomische Oberflächen könnten den Schulungsaufwand reduzieren, und KI kann Workflows an den individuellen Kontext anpassen. Kontextsensitive Funktionen, Touchscreen-Bedienung und einfache Bedienkonzepte ohne Schulungen sind zukünftige Anforderungen an mobile ERP-Lösungen.
Inhouse-Angebote dominieren noch vor SaaS-Angeboten
Die meisten ERP-Anbieter setzen weiterhin auf klassische Inhouse-Lösungen, wobei 90 Prozent der untersuchten Systeme vor Ort im Unternehmen bereitgestellt werden können. Das Angebot an Cloud-Lösungen beziehungsweise Software-as-a-Service (SaaS) ist jedoch auf 72 Prozent gestiegen (2018: 65 Prozent).
SaaS, als Nachfolger von ASP, bietet eine Plattform für viele Unternehmen, was Serviceaufwand und Kosten reduziert, aber auch die Individualisierbarkeit einschränkt. SaaS-Anwendungen werden über das Internet bereitgestellt und über den Webbrowser genutzt. Vorteile sind Abrechnung nach Nutzung, Skalierbarkeit, geringere Kapitalbindung, schnelle Einsatzbereitschaft und erweiterte Serviceangebote. Nachteile sind Kontrollverlust, Abhängigkeit vom Anbieter, langsame Internetverbindungen und Sicherheitslücken. „Echte“ SaaS-Produkte werden extern gehostet und als Service genutzt.
Die Akzeptanz von SaaS im ERP-Segment ist gestiegen: 2018 waren nur 7 Prozent der IT-Leiter offen für ERP aus der Cloud, heute sind es 47 Prozent, vorausgesetzt die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU und es gibt stabile Internetverbindungen. On-Demand-Modelle sind im ERP-Segment weniger verbreitet als in HR, CRM oder Projektmanagement, da ERP-Lösungen oft individuell angepasst werden müssen. ASP oder private Cloud-Lösungen sind daher attraktiver für viele Unternehmen.
Funktionsübersicht
Neben umfassenden ERP-Systemen, die die meisten Funktionsbereiche abdecken, gibt es spezialisierte Anbieter für Bereiche wie Produktionsplanung und Rechnungswesen, die oft mit großen ERP-Suiten kooperieren. Das Leistungsangebot der ERP-Anbieter wächst sowohl in der Breite (zum Beispiel Cloud-Angebote, Apps, Geschäftsanalytik) als auch in der Tiefe. ERP-Hersteller integrieren zunehmend CRM-Funktionen, während CRM-Anbieter ERP-Funktionen wie Faktura und Mahnwesen übernehmen. Eine Analyse zeigt, dass die meisten ERP-Systeme CRM (90 Prozent), Waren- und Materialwirtschaft (88 Prozent) und Dokumentenmanagement (81 Prozent) unterstützen, aber weniger häufig Personalmanagement (69 Prozent), Supply Chain Management (69 Prozent) und Personalabrechnung (50 Prozent). Die Nachfrage nach integrierten Projektmanagement-, Business Intelligence- und Dokumentenmanagementfunktionen wird von immer mehr ERP-Anbietern berücksichtigt.
