Die physische Warenannahme mit der Prüfung der Logistik-Qualität lebt von zwei Aspekten: Genauigkeit und Schnelligkeit. Denn laut Paragraf 377 des Handelsgesetzbuchs sind Käufer verpflichtet, Waren unmittelbar zu untersuchen und eventuelle Mängel unverzüglich beim Vertragspartner anzuzeigen. In der Warenannahmezone müssen Mitarbeiter somit unbedingt auf die äußere Menge, äußere Identität und äußere Integrität achten. Darüber hinaus bestehen nicht selten Anforderungen aus den eigenen Einkaufsbedingungen, die ebenfalls Berücksichtigung finden müssen.
Doch zeitaufwendig geführte und intransparente Papierlisten erschweren die gezielte Prüfung. Ausgestattet mit selbst erstellten Feststellungsprotokollen oder im schlimmsten Fall lediglich Schmierzetteln beginnen Verantwortliche die Dokumentation rund um fehlende Paletten, Dellen oder Lecks im Container und Co. Der anschließende Weg zum Büro ist mitunter lang und das Werksgelände groß. Ob am Ende alle wichtigen Informationen im SAP-System Erwähnung finden, ist oftmals Glücksache.
Das papierbehaftete Vorgehen ist jedoch noch ein Muss. Denn zwischen Bestellung und dem Wareneingang klafft eine SAP-Prozesslücke. Der bereits überwiegend digitale Ablauf findet in der Warenannahmezone schlichtweg eine Unterbrechung. Für diese Prüfungen gab es in den SAP S/4HANA-Standard-Prozessen bislang keine integrierte Lösung.
Digitale Warenannahme auf ganzer Linie
Die Zeiten, in denen papierbasierte Prüfprotokolle die Effizienz in der Warenannahme behinderten, finden nun ein Ende. Die SAP-Build-Apps ebnen den Weg zu einem nahtlosen, digitalen Prozess, der sich leicht an individuelle Anforderungen anpassen lässt. Antworten auf häufige Fragen verdeutlichen dies.
Wie passen digitale Checklisten in die bestehende IT-Infrastruktur?
Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung von Prozessen ist die Kompatibilität mit vorhandenen Systemen. Die gute Nachricht: Die SAP-Build-Apps „OneEasyPlan“ und „OneEasyCheck“ von q.beyond und dem Partner Circlon fügen sich nahtlos in bestehende SAP S/4HANA-Systeme ein, ohne den Kern zu verändern. Das bedeutet, dass die IT-Abteilung nicht mit komplexen Anpassungen beschäftigt ist und die Stabilität des Systems jederzeit gewährleistet bleibt.
Benötigen Fachabteilungen spezielle IT-Kenntnisse für die Erstellung der Checklisten?
Nein, mit der Low-Code-/No-Code-Technologie von SAP sind keine tiefen IT-Kenntnisse erforderlich. Die App „OneEasyPlan“ wurde speziell entwickelt, um es Fachabteilungen zu ermöglichen, ihre eigenen Checklisten flexibel und ohne externe Hilfe zu erstellen. Ob gesetzliche Anforderungen oder individuelle Unternehmensstandards – die Key-User aus den Fachabteilungen haben die Kontrolle.
Wie funktioniert die Echtzeit-Erfassung von Abweichungen?
Mit der App „OneEasyCheck“ können Mitarbeiter in der Warenannahme Abweichungen oder Mängel direkt vor Ort erfassen und dokumentieren. Dies erfolgt in Echtzeit – Fotos oder Notizen werden sofort in das SAP S/4HANA-System übertragen und stehen allen relevanten Abteilungen zur Verfügung. Dies reduziert den manuellen Aufwand und verhindert Informationsverluste.
Können alle Lieferantenanforderungen in den Checklisten berücksichtigt werden?
Ja, die mobilen Checklisten lassen sich leicht an spezifische Lieferanforderungen anpassen. Ob es sich um gesetzliche Vorschriften, wie die Prüfung der äußeren Menge, Integrität und Identität der Ware nach § 377 HGB handelt oder um zusätzliche, interne Anforderungen. Alle Checklisten können Key-User flexibel anpassen.
Was passiert mit den erfassten Daten?
Die erfassten Daten fließen direkt in den SAP Nonconformance-Management-Prozess ein. Dies bedeutet, dass alle Abweichungen sofort an die zuständigen Abteilungen wie den Einkauf weitergeleitet werden. Die schnelle Bearbeitung von Mängeln oder Abweichungen erhöht die Effizienz und senkt das Risiko von Folgefehlern.
Vorteile für alle
Das große Ganze verdeutlicht es: Insgesamt bieten die mobilen Checklisten erhebliche Vorteile. Die IT-Abteilungen und die Mitarbeiter der Warenannahme-Teams in der Logistik-Abteilung sind auf den ersten Blick die Gewinner. Da sich auch in Zusammenarbeit mit den Lieferanten Benefits ergeben, haben Industrieunternehmen noch mehr Grund zur Freude.
IT-Aufwand minimieren
Eine der größten Stärken von Low-Code-/No-Code-Anwendungen liegt in der Entlastung der IT-Abteilung. Key-User aus den Fachabteilungen entwickeln mit den Apps eigenständig Checklisten und Prozesse, ohne auf umfangreiche IT-Unterstützung angewiesen zu sein. Dies reduziert die Anzahl interner Anfragen und minimiert Engpässe in der IT-Entwicklung. Die IT-Abteilung bleibt von zeitaufwendigen kleineren Anpassungen verschont und kann sich auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren.
Da die Apps als Side-by-Side-Erweiterung den SAP S/4HANA-Kern nicht verändern, profitiert das gesamte Unternehmen von maximaler Stabilität und Flexibilität, beispielsweise bei SAP-Releasewechseln. Die nahtlose Integration mit SAP S/4HANA ermöglicht einen effizienten Datenfluss, was doppelte Datenhaltung vermeidet und Prozesse deutlich beschleunigt.
Was ist Low-Code/No-Code?
· Low-Code: Entwicklung mit minimalem Programmieraufwand, einfach per Drag and Drop.
No-Code: Entwicklung komplett ohne Programmierkenntnisse.
Vorteile:
schnelle Umsetzung von Anpassungen direkt durch die Fachabteilungen
Entlastung der verfügbaren professionellen Entwickler-Ressourcen
Abfedern des generellen Engpasses bei personellen IT-Fachkräften am Markt
Warenannahme: Operative Effizienz im Fokus
In der operativen Praxis, insbesondere in der Warenannahmezone, zeigen sich enorme Effizienzgewinne. Mitarbeiter können die Checklisten mobil und in Echtzeit abarbeiten, was eine schnellere und präzisere Prüfung von Lieferungen ermöglicht. Abweichungen oder Mängel erfassen sie direkt und dokumentieren diese, wo nötig, mit Fotos – ohne manuelle Zwischenschritte. Diese Echtzeitdokumentation beschleunigt nicht nur den Prüfprozess, sondern stellt mittels Anwendungsprogrammierschnittstellen auch sicher, dass alle Daten sofort an das SAP S/4HANA-System übermittelt und dort weiterverarbeitet werden können. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse werden durch die zentral erfassten Daten erheblich gesteigert, was potenzielle Fehler reduziert und eine bessere Kontrolle über den Wareneingang schafft.
Transparente Geschäftsbeziehungen
Die Einführung der SAP-Build-Apps verbessert darüber hinaus die Qualität und Effizienz der Geschäftsbeziehungen. Dank der präzisen und gut dokumentierten Prozesse kann der Einkauf schnell auf Mängel reagieren und diese als Mängelrügen an den Lieferanten weitergeben. Auch direkt in der Warenannahmezone lässt sich ein Protokoll erstellen und an den Lkw-Fahrer aushändigen. Ein solches Abnahmeprotokoll führt zu einer klareren Kommunikation und reduziert Missverständnisse oder Verzögerungen in der Nachbearbeitung.
Zudem stärken transparente Prozesse das Vertrauen der Geschäftspartner in die Zuverlässigkeit des Unternehmens. Lieferanten profitieren davon, dass ihre Kunden potenzielle Mängel zeitnah identifizieren und direkt adressieren, was eine schnellere Korrektur ermöglicht und langfristig zu einer besseren Zusammenarbeit beiträgt.
Fazit
Ein komplett digitaler Warenannahmeprozess – von der Bestellung über die Prüfung der Logistik-Qualität bis hin zum eigentlichen Wareneingang: das erwartet Industrieunternehmen mit den SAP-Build-Apps von q.beyond und Partner Circlon. Informationsverluste und Abweichungen bei Handelsgeschäften treten in den Hintergrund und machen Platz für Effizienz, Genauigkeit und eine Compliance-konforme Arbeitsweise. Punkte, von denen die Anwender in vielen Branchen künftig profitieren können.
