Seit Beginn der Pandemie mit all ihren Einschränkungen und Herausforderungen zeigen sich in der Arbeitswelt grundlegende Veränderungen des Zusammenkommens. Vor allem Veranstaltungen finden nach wie vor virtuell oder hybrid statt. Jedoch stellen Business Events noch immer ein wesentliches Instrument zur Lösung komplexer Sachverhalte dar und setzen wichtige Impulse für wirtschaftliche, gesellschaftliche sowie politische Prozesse.
Mit Blick auf neue Technologien, Mobilitätsformen sowie die Flexibilisierung der Arbeitswelt ergibt sich eine Vielzahl neuer Möglichkeiten, im beruflichen Kontext zusammenzukommen und das Ökosystem von Veranstaltungen unter Berücksichtigung veränderter menschlicher Bedürfnisse nachhaltig zu gestalten.
Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und das GCB German Convention Bureau forschen bereits seit 2015 gemeinsam im Innovationsverbund „Future Meeting Space“, um Handlungshilfen für die Veranstaltungslandschaft zu entwickeln. Die aktuelle Studie „Ökosysteme im Wandel – Zukunftsszenarien für Business Events im Zeitalter grenzenloser Kommunikation“ zum Abschluss der vorangegangenen Forschungsphase 2021 bietet allen Akteuren, die sich mit Business Events der Zukunft befassen, Orientierung und Inspiration.
Von flexiblem Experimentierfeld bis klassischem Präsenzformat
Um auch keine Entwicklungsperspektive aufgrund der Pandemie vorzeitig auszuschließen, hat das Forschungsteam die Szenario-Methode herangezogen. Diese wissenschaftliche Herangehensweise ermöglicht den Aufbau unterschiedlicher Zukunftsszenarien und deren spezifische Auswirkungen auf das Ökosystem von Business Events. Dazu wurden über 60 Einflussfaktoren in zehn Handlungsfeldern genauer betrachtet.
Szenario 1: „Tried and trusted – renaissance of the real“
Das erste Szenario beschreibt eine Arbeitswelt, die von stabilen Organisationsstrukturen und wenig Flexibilität in einem traditionellen Wertesystem geprägt ist. Teilnehmende erwarten eine Rückkehr zu den „guten, alten Zeiten“ mit klassischen Veranstaltungsformaten in Präsenz. Der Anteil virtueller und hybrider Events sinkt, während der Wert physischer Events stark zunimmt. Dabei werden Extra-Services sowie „Clubmentalität“ sehr geschätzt.
Szenario 2: „Diverse and flexible – the global community“
Gegenüber Szenario 1 wird die Pandemie hier als Chance wahrgenommen, die Zukunft anders zu gestalten. Der Arbeitsalltag ist geprägt von hoher Flexibilität, Remote-Arbeiten wird zum neuen Standard. Veranstaltungen dienen als Experimentierfeld, um neue, innovative Konzepte auszuprobieren. Teilnehmende werden partizipativ in die Planungsprozesse integriert und erhalten Spielraum zur aktiven Mitgestaltung. Der hohe Anteil hybrider und virtueller Events ermöglicht eine starke globale Vernetzung und die Integration internationaler Speaker.
Szenario 3: „Green and aware – the net zero society“
Das dritte Szenario ist von einem ausgeprägten Gesundheitsbewusstsein und ökologischem Handeln geprägt. In Unternehmen jeder Branche und Größe steht nachhaltiges Handeln an erster Stelle. Diese Tendenz zeichnet sich auch in der Veranstaltungsbranche ab. Teilnehmende verlangen die ganzheitliche Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten, zum Beispiel steht die Nutzung regionaler Produkte beim Catering sowie nachhaltige Mobilitätsmittel bei der Planung und Durchführung von Events im Mittelpunkt.
Reisetypologien geben Aufschluss
„In Zukunft ist wieder von einer stärkeren geschäftlichen Mobilität auszugehen, jedoch werden Reisen im geschäftlichen Kontext wesentlich bewusster angestrebt“, so Dr. Stefan Rief, Institutsdirektor am Fraunhofer IAO und Mitautor. Um passgenaue Event-Angebote entwickeln zu können, ist jedoch zunächst eine Analyse der eigentlichen Beweggründe und Anforderungen an physische Meetings erforderlich.
Deshalb geht es in der nächsten Forschungsphase um das zukünftige Reiseverhalten von Veranstaltungsteilnehmenden. Die verschiedenen Aspekte geschäftlicher Mobilität werden dabei vor dem Hintergrund unterschiedlicher Beweggründe für die Teilnahme an einem Business Event analysiert. Daraus werden unterschiedliche Reisetypologien abgeleitet und Travel Patterns untersucht, um anhand dessen passende Zielgruppen und Event-Angebote zu identifizieren.
