Umstieg von ERP auf S/4HANA erleichtern Fünf Tipps für eine gelungene SAP-Strategie

Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse über SAP abwickeln, sehen sich für das Jahr 2021 mit einigen Herausforderungen konfrontiert. Zum einen müssen sie weiterhin den Umstieg von ERP auf S/4HANA vorbereiten, denn die Mainstream-Wartung für Kernanwendungen der SAP Business Suite 7 läuft 2027 aus. Zum anderen hat die aktuelle Ausnahmesituation durch Corona in vielen Branchen zu Umsatzeinbußen geführt, die auch Auswirkungen auf das Budget für Investitionen haben.

Eine Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) hat ergeben, dass 22 Prozent der Unternehmen bei den IT-Budgets für 2021 Rückgänge von 20 Prozent und mehr erwarten. Zudem gaben 43 Prozent der Umfrageteilnehmer an, dass sie ihre S/4HANA-Projekte oder -Planungen vorerst verschieben oder zurückstellen.

Anstelle von Großprojekten stehen bei den Investitionen im kommenden Jahr also meist Optimierungen und Effizienzsteigerungen bestehender Geschäftsprozesse im Vordergrund. Vor allem smarte Tools mit schnellem Nutzen werden daher besonders wichtig für die SAP-Strategie 2021.

1. SAP für Verwaltung der Nutzerstammdaten und Berechtigungsmanagement nutzen

Vielen Firmen stellt sich das Problem der User- und Berechtigungsverwaltung, auch und gerade, wenn verschiedene Systeme und externe Cloud-Lösungen zum Einsatz kommen. Einen Mitarbeiter in verschiedenen Systemen mehrfach anzulegen hat Nachteile. Es ist nicht nur ein doppelter Aufwand, die Daten einzupflegen und aktuell zu halten, sondern legt auch die Basis für eine hohe Fehlerquote.

Wenn an manchen Stellen Aktualisierungen stattfinden, in anderen Systemen aber nicht, entstehen Differenzen und Daten unterschiedlicher Qualität. Anstatt Berechtigungen und Rollen manuell zu pflegen, empfiehlt sich die Implementierung eines zentralen Identity Management Systems. Mit ihm werden u.a SAP Systeme, die auf ABAP basieren, mit einem Nutzer- und Berechtigungsmanagement ausgestattet.

Das System verwaltet und dokumentiert zentral und zielsystemunabhängig die Systemzugänge und Berechtigungen der Anwender, seien es Stammdaten, Benutzerparameter oder Rollenzuordnungen.

2. Cloud Connector für Anbindung an Spezialsysteme nutzen

Damit ein Mitarbeiter wirklich für alle alle relevanten Systeme die Berechtigungen für seine Arbeit erhält, müssen diese an den Rechtemanager angebunden werden. Bei Tools zur Rollenverwaltung werden die Anbindungen für die einzelnen Systeme oft mit sehr hohem Aufwand programmiert. Die Kosten können je nach System schnell zwischen 20.000 und 80.000 Euro liegen.

Eine solche Programmierung ist nicht nur initial aufwändig, sondern auch die Wartung und Updates sind weitaus mühsamer. Die Lösung ist ein Cloud Connector, der ausnahmslos alle Systeme mit einem Identity Manager verknüpfen kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob Drittsysteme in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum on-premise gehostet werden.

Die User merken nicht, dass ein Cloud Connector im Einsatz ist; die angebundenen Systeme verhalten sich, als wären sie voll integriert, die Useroberflächen ändern sich dadurch nicht. Durch einen Cloud Connector müssen Anbindungen für die Einzelsysteme nicht mehr neu programmiert, sondern nur konfiguriert werden.

3. Berechtigungskonzepte neu aufsetzen und S/4HANA-fähig machen

Bevor zu S/4HANA migriert wird, ist wegen der großen Anzahl der zu bearbeiteten Rollen ein Berechtigungs-Redesign dringend zu empfehlen. Denn Berechtigungskonzepte müssen sicher neu aufgesetzt und S/4HANA-fähig gemacht werden.

Viele SAP-Kunden wissen nicht, was bei der Migration mit ihren Rollen passiert und wie sie mit ihren bisherigen Berechtigungen weiterarbeiten können. Zudem herrscht oft große Unklarheit darüber, mit wie viel Aufwand die Neuausrichtung oder Anpassung der Berechtigungen verbunden sein wird.

Sehr hilfreich sind hierbei Tools, die die Berechtigungskonzepte S/4HANA-fähig machen: Ein Analyse-Tool schafft einen Überblick über die betroffenen Rollen und leitet davon Handlungsempfehlungen für den optimalen Ansatz der Migration, Brownfield oder Greenfield, ab. Aus der Bewertung der Rollen ergibt sich, welche betroffen sind, welche verändert werden müssen oder übernommen werden können. Ein Ampelsystem gibt optisch Auskunft über den Status. Das Tool zeigt an, wie viele Transaktionscodes aktuell verwendet werden, die ersatzlos wegfallen, die ersetzt werden und welche durch eine FIORI App ausgetauscht werden. So können Unternehmen den Anpassungsaufwand leichter einschätzen.

4. Mit Application Management Services SAP Support entlasten

Inhouse SAP-Support-Basisteams sind durch die Anzahl der eintreffenden Tickets oft schlicht überlastet. Passwort vergessen, neue Benutzer einrichten: alles Prozesse, die zwar nicht kompliziert sind, aber viel Zeit in Anspruch nehmen. Dazu kommen die schnellen Veränderungen bei SAP selbst.

Mit der stetigen Weiterentwicklung sind Support-Mitarbeiter fast täglich mit neuen Anfragen konfrontiert, die es gestern in der Form noch gar nicht gab. Entlastung für Mitarbeiter und SAP-Teams bringen Application Management Services, kurz AM Services. Diese externe Dienstleistung kann die Antwortzeiten für ein effizienteres Arbeiten deutlich verkürzen. Da sich bei standardisierten AM Services externe hochspezialisierte Fachkräfte in Vollzeit um das Ticketaufkommen kümmern, wird der Service nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ deutlich verbessert.

Die Experten sind dabei auf dem neuesten Entwicklungsstand von SAP und können auf neue Problemstellungen und Ticketanfragen fachkompetent reagieren. Es ist zu erwarten, dass das Angebot an externen Lösungen, sowohl nearshore als auch offshore, in den nächsten Jahren weiter steigen wird, um Kosten zu optimieren.

5. Modulare Einführung von HANA

Um die Migration auf S/4HANA einfacher zu gestalten, können Unternehmen auch anvisieren, zuerst nur einzelne Module umzuziehen. Wenn nur ein Teilprozess oder Prozessschritt modernisiert wird, ist der Einschnitt nicht so tiefgreifend. Es wird nicht das gesamte Unternehmen verändert, weil ein Großteil in der alten Welt bleiben kann.

Es werden bei dieser Variante nur selektiv S/4HANA- oder Cloud-Vorteile genutzt. Bei dieser Version werden Ressourcen geschont, das Unternehmen kann aber trotzdem prozessweise die Vorteile der neuen Anwendungen nutzen.

Fazit

Durch die Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen Kursanpassungen durchführen. Langfristig geplante Projekte werden in vielen Fällen verzögert umgesetzt. Diesen Umständen kommt eine SAP-Strategie entgegen, die durch die Nutzung von smarten Tools auf Optimierungen und Effizienzsteigerungen bestehender Geschäftsprozesse setzt.