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Seit geraumer Zeit befinden sich rund 21 Prozent der Deutschen im Homeoffice. Grund genug, sich mit der Thematik genauer zu befassen und Lösungen für gewisse Alltagsprobleme zu finden. Denn egal ob Homeoffice-Neuling oder nicht, eine derart lange Zeit im Homeoffice zu verbringen, sind wohl die meisten nicht gewohnt. Wie Sie aus dem Homeoffice ebenso effizient wie im Office arbeiten, erfahren Sie hier.
Allgemeines und Arbeitsplatz
Wichtig ist, den privaten Bereich, der nun für das Homeoffice genutzt wird, sei es ein eigenes Büro, ein Schreibtisch oder gar der Küchentisch, nun als Arbeitsplatz zu betrachten. Räumen Sie private Gegenstände größtenteils weg und platzieren ihre Arbeitsutensilien. Durch diese Veränderung der bisher privaten Atmosphäre, stellen Sie sich auch mental darauf ein, dass dieser Platz künftig dem Arbeitszweck dient.
Tragen Sie keine Jogginghose! Ziehen Sie sich wie im Büro an, sollte das einen Anzug oder ähnliches erfordern, ist angemessene Freizeitkleidung natürlich auch in Ordnung. Wichtig ist nur, dass Sie sich nicht wie in Ihrer Freizeit „fühlen“, denn dann tendieren Sie auch eher dazu dass die Arbeitszeit mit dieser verschwimmt.
Keine Ablenkungen! Das ist einer der wichtigsten Punkte, verständlich ist wenn Sie Kinder haben und diese betreuen müssen. Jedoch müssen Sie klare Regeln festlegen, welche Aktivitäten abseits der Arbeit „okay“ sind und welche nicht. Ein Beispiel für „okay“ wäre beispielsweise sich einen Kaffee zu holen. Was Sie nicht tun sollten, ist private Anrufe anzunehmen, Wäsche zu waschen oder To do-Listen für das "After-Homeoffice" anzufertigen. Derartige private Aktivitäten lenken nur ab und sind für die Konzentration auf das Wesentliche kontraproduktiv.
Tipps:
Legen Sie sich Dinge, weswegen Sie unnötiger Weise aufstehen müssten bereits in der Früh zurecht. Das könnte eine Karaffe Wasser, Snacks oder ähnliches sein.
Belohnen Sie sich! Sie haben eine schwierige Aufgabe gemeistert oder haben eine Aufgabe für die Sie sonst viel Zeit benötigen, schneller erledigt? Belohnen Sie sich mit einem Eis, einer Cola oder etwas anderem, was Ihnen Freude bereitet.
Lüften Sie regelmäßig und stehen ab und an auf und dehnen sich
Gestaltung des Arbeitsplatz
Schaffen Sie sich, wie oben beschrieben, einen Platz ohne Ablenkungen, in ruhiger Atmosphäre. Sollte die Einrichtung eines dauerhaften Platzes nicht möglich sein, versuchen Sie diesem zumindest für den Homeoffice-Zeitraum und -Zweck passend zu gestalten, so dass Sie sich gut auf Ihr Arbeit konzentrieren können.
Achten Sie darauf, dass ihr Stuhl ergonomisch ist. Nur wer eine gute Haltung hat, bekommt im Laufe des Tages keine Rückenschmerzen. Hilfreiche Tools können hier ein zweiter Bildschirm oder Laptopständer sein, der höhenverstellbar ist, damit sich der Laptop auf Augenhöhe befindet. Optimal ist dann eine externe Tastatur und Maus zu verwenden, damit der Abstand vom Bildschirm groß genug ist und die Augen nicht einer zu hohen Belastung ausgesetzt werden.
Tipps:
Wenn Sie keinen ergonomischen Stuhl haben, gibt es online auch günstige Hilfsmittel, wie Sitzkissen, die Ihre Haltung verbessern und Rücken entlasten
Verwenden Sie als zweiten Bildschirm Ihren privaten Computer-Bildschirm. Ein Adapter ist meist kostengünstig online zu erwerben
Time-Management und Strukturierung
Einer der wichtigsten oder gar der alles entscheidende Punkt, für einen erfolgreichen Homeoffice-Tag ist das Time-Management. Ziel ist es die eigenen Aufgabe so zu strukturieren, dass diese effizient und sinnvoll abgearbeitet werden können.
Eine klassische To-do-Liste kann hierbei sehr hilfreich sein. Schreiben Sie sich jeden Tag auf was Sie erledigen müssen, was gut zu erledigen wäre und was theoretisch noch warten kann, man aber erledigen kann, wenn noch Zeit übrig ist. Teilen Sie Ihre Aufgaben in diese drei Kategorien ein und setzen Sie sich das Ziel, die Aufgaben der ersten beiden Kategorien zu erledigen. Sollten Sie im Laufe des Tages sogar die dritte Kategorie schaffen oder gar angefangen haben, ist das ein Erfolgserlebnis und fördert zudem ihr Time-Management. Denn mit der Zeit werden Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie viele Aufgaben auf dieser Liste stehen sollten und machbar sind. Das ist ein wichtiges Learning in Sachen Strukturierung und Time-Managment.
Neigen Sie dazu sich bei Aufgaben zu verzetteln? Setzen Sie sich feste Zeiträume in dem Sie ihre Aufgaben bearbeiten und fertigstellen möchten. Versuchen Sie möglichst diese Zeit einzuhalten. Dabei kann es hilfreich sein, sich einen Timetable aufzuschreiben, in dem Sie festhalten um wie viel Uhr welche Aufgabe zu erledigen ist. So setzen Sie sich selbst mehr unter Druck, diese auch wirklich in der vorgegebenen Zeit zu erledigen und nicht aufzuschieben.
Tipps:
Verfassen Sie Ihre To-do-Liste möglichst direkt am Abend zuvor oder in der Früh. So strukturieren Sie vorab den Tag, wissen was auf Sie zukommt und verzetteln sich nicht
Ein hilfreiches Tool zur Strukturierung kann Trello sein, hier können Sie Aufgaben virtuell verwalten und auch mit Ihren Team-Mitgliedern teilen
Zeit für besonders wichtige Aufgaben können Sie sich auch in Ihrem Kalender blockieren, so wissen auch Ihre Kollegen dass Sie dann nicht verfügbar sind
Um Ablenkung zu vermeiden, sollten Sie, sofern nicht anders erforderlich, einen festen Zeitraum für die Beantwortung von E-Mails einplanen, beispielsweise jede volle Stunde oder alle zwei Stunden. So wird eine zusätzliche potenzielle Ablenkungsquelle eliminiert
Schätzen Sie die Aufgaben und ihren Umfang realistisch ein, ambitionierte Vorhaben können gut in die dritte Kategorie eingeordnet werden. Denn priorisieren Sie ständig etwas, das Sie nicht in der vorgenommenen Zeit realisieren können, frustriert Sie das nur
Meetings
Integrieren Sie Meetings in den oben angesprochenen Time-Table oder ihre To-do-Liste. Diese kosten Sie ebenfalls Zeit und sind somit auch ein wichtiger Bestandteil Ihrer Liste. Durch das konkrete einplanen der Meetings in Ihren Arbeitsalltag, werden Sie nicht überrascht und können sich stets auf diese einstellen oder noch vorbereiten. Außerdem neigen Sie durch diese Maßnahme nicht dazu, Ihre Zeit falsch einzuschätzen und sich zu viele Aufgaben für den Tag vorzunehmen.
Das A und O für Meetings ist, diese im vornherein gut vorzubereiten. Die Situation ist eine Andere, als die bei einem persönlichen Meeting. In einem virtuellen Meeting sind Teilnehmer oftmals viel aufmerksamer, da sie sich nur auf die sprechende Person konzentrieren. Um Online-Meetings zielführend und strukturiert durchzuführen, ist es hilfreich als Organisator bereits vor dem Meeting To-do's zu verteilen, die für das Meeting vorbereitet werden sollen. So stellen Sie sicher, dass sich jeder Teilnehmer mit dem Thema auseinandergesetzt hat und direkt tiefer eingestiegen werden kann, als ohne Vorbereitung. Teilnehmer sollten sich ebenfalls vorbereiten, selbst wenn das nicht ausdrücklich gewünscht ist. Machen Sie sich Notizen mit wichtigen Punkten, die Sie ansprechen möchten und bringen diese dann im Meeting ein.
Tipps:
Regelmäßige, tägliche Updates fördern die Zusammenarbeit im Team
Gemeinsame Kaffeepausen oder digital hang outs fördern ebenfalls den Zusammenhalt und die positive Stimmung im Team
