Vor der Pandemie boten noch 80 Prozent der Unternehmen keinerlei Homeoffice-Modelle an. Bis zum Jahr 2022 sank dieser Anteil auf 20 Prozent, und im Jahr 2024 haben weniger als 1 Prozent der Unternehmen keinerlei Antworten, wie sie das remote Arbeiten im eigenen Unternehmen durchführen. Die zentrale Fragestellung hat sich längst verschoben: Es geht nicht mehr darum, ob Homeoffice ermöglicht wird, sondern in welchem Umfang. Ein deutlicher Trend zeichnet sich dabei ab: Ein hybrides Arbeitsmodell mit zwei bis drei Tagen Homeoffice pro Woche etabliert sich als Norm. Besonders auffällig ist, dass freitags die Büros nahezu verwaist sind – 95 Prozent der Unternehmen haben diesen Wochentag als präferierten „Out of Office“-Tag identifiziert.
Dieser paradigmatische Wandel wirkt sich signifikant auf die Nutzung von Büroimmobilien aus. Durch den Einsatz intelligenter Systeme können Betriebskosten für essenzielle Bereiche wie Kühlung, Belüftung und Reinigung effizient verbessert werden, was nicht nur die Betriebsausgaben substanziell reduziert, sondern auch ressourcenschonende Synergien schafft. Jonas Kubon von pro m2 sagt: „Ungenutzte Büroflächen sind nur nicht unwirtschaftlich für die Unternehmen, sie agieren auch nicht im Sinne der ökologischen Nachhaltigkeit, wenn Flächen die dauerhaft verweist sind und sie dennoch weiter betrieben werden müssen, ohne jegliche Nutzung.“
Belegungsquote und Back-to-Office-Strategie
Aktuell liegt die durchschnittliche Belegungsquote bei 61 Prozent. An Tagen mit geringer Präsenz sinkt diese Zahl sogar auf 31 Prozent. Nur an Spitzentagen steigt sie selten über 75 Prozent. 77 Prozent der befragten Unternehmen sehen Potenzial zur Flächenreduktion. Eine ausgewogenere Verteilung der Belegungsquote über die Woche hinweg könnte die Raumeffizienz deutlich steigern. Unternehmen müssen ihre Back-to-Office-Strategien so gestalten, dass eine gleichmäßige Nutzung der Büroflächen erreicht wird – eine Herausforderung, die eine sorgfältige Planung erfordert.
Büros werden als lebendig wahrgenommen, wenn sie mindestens zu 70 Prozent genutzt werden. Daher besteht die Chance, die derzeitige Belegungsquote von 61 Prozent zu steigern. „Back-to-Office Strategien basieren nicht nur auf einer funktionierenden Raumplanung, es bedarf Leitplanken durch das Unternehmen selbst. Zentraler Punkt ist das aktive Einbeziehen der Mitarbeitenden. Der Mehrwert für das Arbeiten vor Ort muss klar darstellbar sein“, so Jonas Kubon, Geschäftsführender Gesellschafter von pro m2.
Effizienzsteigerung durch New-Work-Konzepte
Unternehmen, die auf New-Work-Ansätze setzen, verzeichnen eine durchschnittliche Flächenreduktion von 44 Prozent. Möglich wird dies durch den Einsatz von Desksharing-Modellen und strategisch durchdachter Flächenplanung. Diese Transformation bietet jedoch weit mehr als rein logistische Vorteile: Die Unternehmen profitieren von gesteigerter Flexibilität und Produktivität sowie von einer Kultur, die den Zusammenhalt stärkt und eine offene, innovationsgetriebene Arbeitsweise fördert.
Was damals unvorstellbar erschien, ist heute meist keine Diskussion mehr wert: Das Desksharing-Modell gewinnt zunehmend an Akzeptanz. 59 Prozent der Unternehmen bewerten das Konzept positiv, 8 Prozent neutral. Nur 4 Prozent der Unternehmen bieten überhaupt kein Desksharing an, während 30 Prozent es zumindest für einen Teil der Mitarbeitenden eingeführt haben. Diese Zahlen verdeutlichen den Erfolg des Desksharing-Modells und dessen Etablierung als Teil moderner Büroarbeitswelten.
Höhere Produktivität
Die Umstellung auf neue Arbeitsmodelle erhöht nicht nur die Attraktivität von Büroflächen, sondern steigert auch die Produktivität der Mitarbeitenden. 99 Prozent der Unternehmen berichten von einem positiven Einfluss der Veränderungen in der Arbeitswelt. Ein wesentlicher Grund dafür ist die verbesserte Work-Life-Balance, die den Mitarbeitenden mehr Freiheit und Flexibilität bietet. Gleichzeitig stärkt das entgegengebrachte Vertrauen das Selbstbewusstsein und wirkt als starker Motivationsfaktor. Zentraler Faktor ist zudem die Bereitstellung von funktionierenden Büroflächen, die die Arbeitsweise und Kultur der Unternehmen widerspiegelt. Physischer Austausch und Kollaborationen vor Ort werden durch passende Arbeitsumgebungen garantiert.
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Jonas Kubon von pro m2 sagt: „(…) Durch die Umstellung von tradierte auf moderne Arbeitsplatzkonzepte haben Unternehmen die Chance, die unternehmenseigene Arbeitsweise und Kultur wesentlich zu unterstützen. In den letzten Jahren haben sich bewährte Arbeitsweisen grundlegend verändert, doch unsere Arbeitsumgebung ist bislang nicht im gleichen Tempo mitgewachsen. Moderne Arbeitsmethoden verlangen nach flexiblen und innovativen Raumkonzepten.“
Generationsübergreifendes Arbeiten
Eine Umfrage unter den Erwerbstätigen zeigt, dass 89 Prozent der Befragten glauben, dass neue Arbeitswelten die generationenübergreifende Zusammenarbeit fördern können. Moderne Arbeitsumgebungen sind darauf ausgerichtet, den Austausch und die Kommunikation zwischen den Generationen zu stärken. Dies führt zu einem wertvollen Wissensaustausch, der nicht nur von der jüngeren Generation, sondern auch von erfahrenen Mitarbeitenden profitiert. Das Zusammenspiel von Jung und Alt fördert die Innovation und den kreativen Dialog.
Die Studie zeigt, dass Unternehmen auf die veränderten Anforderungen der Arbeitswelt reagieren und ihre Büroflächen zunehmend effizienter und flexibler gestalten. Die Integration von Homeoffice, Desksharing und New-Work-Konzepten trägt maßgeblich dazu bei, den Arbeitsplatz der Zukunft zu gestalten und die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Unternehmen, die moderne Arbeitswelten schaffen, profitieren nicht nur von finanziellen Einsparungen, sondern stärken auch ihre Unternehmenskultur und die Zusammenarbeit über Generationen hinweg.
