Im Zuge von Industrie 4.0 wird schon heute die Mehrzahl aller Fertigungsprozesse durch eine starke Produkt- und Prozessindividualisierung bestimmt, die gegenüber früher eine wesentlich intensivere Einbindung von Geschäftspartnern und Kunden in alle relevanten Unternehmens- und Wertschöpfungsprozesse erfordert. Um in einem eng verzahnten System aus unterschiedlichen Entscheidungsträgern und deren Mitarbeitern den Überblick zu behalten und zu gewährleisten, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen, ist der Einsatz einer intelligenten und zukunftsfähigen Kollaborationstechnologie unabdingbar. Denn mit modernen Projektmanagementlösungen lassen sich vielschichtige Projekte in einer umfänglich digitalisierten Umgebung planen und vor allem möglichst organisch und störungsfrei durchführen. Intelligente Monitoring- und Entscheidungsprozesse helfen dabei, komplette Wertschöpfungsketten unter Einbeziehung aller Teilprojekte und beteiligten Akteure zu organisieren und nahezu in Echtzeit steuern und optimieren zu können.
Dynamische Projektarbeit
Die Arbeitsweise in der Automotive-Industrie ist ein exzellentes Beispiel für dynamische und vielschichtige Projektarbeit im Zeitalter von Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge. Die Entwicklung eines Autos ist ein ungemein komplexer Prozess, in dem es um die Steuerung und Planung von tausenden unterschiedlichen Arbeitsschritten geht. Die rasante Entwicklung unterschiedlicher neuer Fahrzeugmodelle und -varianten verursacht einen zunehmenden Druck im Hinblick auf Kosten, Termintreue und Qualitätserwartung. Darüber hinaus sehen sich die Beteiligten mit einer steigenden technologischen und organisatorischen Komplexität im Entwicklungs- und Produktionsprozess der Fahrzeuge konfrontiert. Oft ist bei einem Projekt eine enorme Anzahl an Mitarbeitern involviert – und nicht selten arbeiten sie von unterschiedlichen Standorten aus.
Diese neue Marktdynamik stellt hohe Anforderungen an das Projektmanagement. Es müssen vielschichtige Aufgaben erledigt, unzählige voneinander abhängige Prozessschritte geplant und unter engen Terminvorgaben gesteuert werden. Parallel dazu steigen die Qualitätsanforderungen an die Projektergebnisse. Ein Projektleiter ist heute nicht mehr in der Lage, einen größeren Auftrag im hochmodernen Automotive-Umfeld allein zu planen und zu steuern. Deshalb bilden bei großen, dynamischen Projekten Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen ein Team und arbeiten gemeinsam an einem Projekt oder Teilprojekt. So werden beispielsweise IT-Experten bereits in die Entwicklungsphase eines Fahrzeugs eingebunden, um die notwendige Expertise für die späteren Software-Funktionalitäten einfließen zu lassen. Auch diese Kollegen müssen Teil der Projektstruktur des Entwicklungs- und Umsetzungsvorhabens werden.
Moderne Projektmanagementlösungen wie RPLAN basieren auf dem Grundkonzept, alle Projektbeteiligten aktiv in den Planungs- und Steuerungsprozess einzubinden. Dieser Ansatz wird auch als kollaboratives Projektmanagement bezeichnet. Für die unterschiedlichen Herausforderungen innerhalb eines Projekts werden hierbei sowohl agile Methoden wie Scrum als auch klassische Herangehensweisen wie Netzplantechnik eingesetzt. Die Methodenvielfalt ist erforderlich, da die Zusammenarbeit von meist softwarebasierten Entwicklungseinheiten und die Einbeziehung verschiedenster Produkte eine flexible Anbindung erforderlich machen. So verfügt RPLAN über eine Schnittstelle zur weitverbreiteten Vorgangs- und Projektverfolgungslösung Jira. Durch diese Variabilität in der Methodik hat sich RPLAN seit vielen Jahren als Standard in der Automobilindustrie etabliert, da dort verzweigte Projekte die unterschiedlichsten Herausforderungen an die Projektteams stellen. Mit kollaborativem Projektmanagement gelingt es den Unternehmen, die zunehmende Komplexität ihrer Projekte zu reduzieren. Dabei fußt Projektmanagement nicht allein auf einer bestimmten Methodik oder Technik, sondern originär auf der effizienten, konzertierten Zusammenarbeit von Menschen in Projektteams.
Mit Kollaboration zum Erfolg
Innerhalb eines solchen Zusammenspiels wird Planungs- und Steuerungsverantwortung von der Stelle wahrgenommen, die auch die inhaltliche Projektverantwortung trägt. Mitarbeiter und Zulieferer werden entlang der Wertschöpfungskette integriert und über alle Ebenen des Produktentstehungsprozesses hinweg synchronisiert. Das Ergebnis ist ein durchgängiges Cross Company-Projektmanagement, das für jede Anforderung, jedes Ziel und Teilziel eindeutige Zuständigkeiten und Vorgaben definiert und top-down an die ausführenden Fachleute übergibt. Personalisierte, rollenbasierte Übersichten zeigen dabei systematisch alle persönlichen Tasks und Reports sowie den Kontext, in dem sie sich befinden. Durch die Nutzung moderner Methoden wie Critical Chain steigt die Zuverlässigkeit der Termineinhaltung und die Durchlaufzeiten der Projekte verkürzen sich. Schädliches Multitasking wird durch deren Berücksichtigung vermieden und der Umgang mit Schätzungen, deren Streuungen und damit verbundenen Puffern, findet korrekt und realistisch statt. Bottom-up erfolgen Rückmeldungen zu Erledigungsgrad, Risiko oder Prognose ‒ ohne Umweg über hierarchische Strukturen ‒ direkt vom jeweiligen Verantwortlichen. Der Projektleiter hat in Echtzeit Zugriff auf und Einsicht in die aggregierten Rückmeldungen und den Status der parallelen (Teil-)Projekte. So kann er sich anbahnende Termin- und Qualitätsprobleme frühzeitig erkennen und rechtzeitig gegensteuern. Mit dieser integrierten Termin- und Reifegraddiagnostik wird aus dem typischen, folgekostenintensiven und verspäteten Reagieren ein präventives Maßnahmenmanagement innerhalb des Projekts.
Durch den reibungslosen Projektablauf und die Zusammenarbeit von fachbereichs- sowie standortübergreifenden Teams sind schnellere Entscheidungswege und eine höhere Agilität gewährleistet. Kollaboratives Projektmanagement berücksichtigt bei der Gesamtplanung die zunehmende Aufteilung in einzelne, spezialisierte Aufgabenbereiche und Projektabschnitte. Davon profitieren Unternehmen, denn damit geht ein starker Innovations- und Veränderungsimpuls einher, den sie für sich nutzen können. In einem so stark globalisierten Technologiebereich wie der Automobilindustrie ist dies bereits Alltag. Hier arbeiten Mitarbeiter häufig in virtuellen Teams über Ländergrenzen hinweg am gleichen Projekt, beispielsweise bei der Entwicklung von neuen softwarebasierten Assistenzsystemen für Fahrzeuge. Solche global verteilten Projekte bieten Unternehmen die Möglichkeit, Entwicklungs- und Fertigungsaktivitäten lokal zu verlagern, um beispielsweise eine bessere Kostenposition zu erreichen, den Zugang zu lokalen Märkten zu schaffen oder auf einen Fachkräftemangel zu reagieren. Kollaboratives Projektmanagement unterstützt sie in diesem Umfeld dabei, komplexe Projekte schneller zu realisieren.
Die sich ständig wandelnden Marktbedingungen erfordern Flexibilität und Agilität. Innerhalb der zukünftigen Fertigungsnetzwerke aus virtuellen und mechatronischen Produktionsabläufen werden die Mitarbeiter weiterhin eine zentrale Rolle spielen – trotz Einbeziehung neuer Technologien wie die Künstliche Intelligenz. Damit die Zusammenarbeit von Individuen und Teams in der modernen, hochkomplexen Arbeitswelt reibungslos funktioniert, ist eine enge Abstimmung über alle Ebenen hinweg notwendig – entsprechende Projektmanagement-Tools ermöglichen dies.
