Unternehmen ächzen unter der zunehmenden Last von Bürokratie und Regulierung. Das Whistleblower-Gesetz ist dabei nur ein aktuelles Thema, das den Verwaltungsaufwand weiter erhöht. „Mit dem sogenannten Hinweisgeberschutzgesetz ist die Whistleblower-Richtlinie der EU in deutsches Recht übertragen worden. Seit dem 2. Juli 2023 gilt dieses Gesetz für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden. Ab 17. Dezember gilt es dann auch für Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeitenden“, sagt Bjarne Wilhelm, CPO und Mitgründer des Rostocker Start-ups Sawayo.
„Es dient unter anderem dazu, Meldekanäle bereitzustellen, über die Personen aus dem Betrieb Rechtsverstöße sicher und wahlweise anonym melden können“, erklärt Wilhelm weiter. Mit seinem Team hat er eine Software-Plattform entwickelt, die Unternehmen ihre Informations-, Dokumentations- und Nachweispflichten erleichtert.
Plattform-Lösungen für Hinweisgeberschutz und mehr
Auch mit dem Whistleblower-Gesetz haben sich der CPO und sein Team auseinandergesetzt und eine entsprechende Lösung gefunden: In ihrer Software-Plattform wurde die Möglichkeit integriert, Regelverstöße innerhalb eines Unternehmens vollkommen anonym zu melden. Es können damit aber auch Hinweise zu Qualitätsproblemen oder zu Verbesserungspotenzial bei der Produkt- und Prozessqualität gegeben werden.
„Wenn Personalverantwortliche nach einer Lösung für ihr Unternehmen suchen, um dem Whistleblower-Gesetz zu genügen, würde ich empfehlen, noch einen Schritt weiter zu denken. Es sollte eine leicht zugängliche Lösung gesucht werden, die sich auch allgemein als anonymes Feedback-Tool für alle Mitarbeitenden nutzen lässt. Neben der Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflicht können Unternehmen das Feature dann auch zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und der eigenen Weiterentwicklung einsetzen“, so Wilhelm.
Aufwand durch Regularien wird weiter wachsen
Die Rostocker wissen aus eigener Erfahrung und dem ständigen Austausch mit Kunden und Partnern, wie hoch der Aufwand durch entsprechende Regularien geworden ist. Wilhelm: „Die Zahl an Gesetzen hat sich in den letzten Jahren kontinuierlich erhöht. Dieser Trend wird sich wohl auch auf absehbare Zeit fortsetzen. Dadurch werden die Anforderungen an die Erfüllung und der Arbeitsaufwand im Betrieb immer höher.“
„Je nach Größe eines Unternehmens wird meist die Assistenz der Geschäftsleitung oder die Personalabteilung mit diesen Arbeitgeberpflichten betraut. Schmerzhaft für Unternehmen ist, dass es sich hierbei um Tätigkeiten handelt, die rein wirtschaftlich nichts einbringen und lediglich Zeit und Geld kosten. Deshalb werden effiziente Möglichkeiten zur Arbeitsentlastung immer gefragter“, sagt der Technologie-Insider.
Nicht mehr jedem Dokument hinterherlaufen
Nach Ansicht des Experten muss eine digitale Lösung genau hier ansetzen und dabei helfen, händische Aufgaben und den Ressourcenaufwand – Materialkosten sowie CO2-Emissionen – zu reduzieren und Prozesse spürbar zu beschleunigen. Eine Software-Plattform sollte etwa Lizenzkontrollen erleichtern, beispielsweise das Prüfen von Berufseignungszeugnissen oder Qualifikations- und Gesundheitsnachweisen, aber auch regelmäßige Führerscheinkontrollen vereinfachen.
Von einem entsprechenden System unterstützt, sollten Personalverantwortliche nicht mehr jedes Dokument einzeln anfordern und händisch prüfen müssen, sondern den gesamten Prozess digital automatisieren können – mitsamt Erinnerungen, rechtswirksamen Belehrungen und regelmäßigen Kontrollzyklen. Dann könnten sich Personalverantwortliche auch wieder mehr auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Generell entsteht durch das Management und die Steuerung von wichtigen Dokumenten im Betrieb – durch viele kleine Aufgaben wie Drucken, Verteilen, Nachfragen, Erinnern, Einsammeln, Prüfen – ein massiver Zeitaufwand.
„Wird dieser Prozess des ‚Read & Sign‘ digitalisiert, können Personalmanager ihre Kapazitäten deutlich schonen. Durch digitale Dokumente und Belege sowie automatisierte Erinnerungsfunktionen muss nicht mehr jeder Bestätigung einzeln hinterhergelaufen werden. Außerdem reduziert sich der Papierverbrauch und die Zeit des Dokumentenumlaufs verkürzt sich erheblich: Für einen Betreuungsdienst und einen Handwerksbetrieb konnten wir beispielsweise den Umlauf von drei Wochen auf ein bis zwei Tage verkürzen“, erklärt der Spezialist.
Qualitätsmanagement und Onboarding erleichtern
Die Anwendungsgebiete für eine solche Plattform-Lösung sind vielfältig und reichen von gesetzlichen Pflichtaushängen über Arbeitsschutzunterweisungen bis hin zur Vermittlung eines Leitbildes beim Onboarding neuer Mitarbeitenden oder der Weitergabe von Meeting- oder Schulungsunterlagen.
„Wir gehen davon aus, dass künftig durch Digitalisierung automatisierte Prozesse in Bereichen wie Verwaltung oder Qualitätsmanagement eine immer größere Rolle spielen werden: etwa bei der Verteilung und der Dokumentation von Arbeits- und Betriebsanweisungen sowie bei Nachweisen für interne Prüfungen durch den Betriebsrat oder für externe Audits von Aufsichtsbehörden oder Berufsgenossenschaften“, prognostiziert Wilhelm.
Selbst in der Zusammenarbeit mit Kunden und Dienstleistern können digitale Lösungen die Abstimmung erheblich erleichtern – etwa beim Versand und der Bestätigung von Verträgen oder der Freigabe von Maßnahmenkatalogen.
Die digitale Arbeitszeiterfassung rechtssicher machen
Aktuell beschäftigt auch das Thema Arbeitszeiterfassung die Unternehmen und ihre Personalabteilungen. Ein Gesetzentwurf dazu wurde vom Bundesarbeitsministerium bereits in den parlamentarischen Prozess gegeben und befindet sich derzeit in der Abstimmung. Er sieht vor, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten ein elektronisches Zeiterfassungssystem zwingend bereitstellen müssen, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit, die Dauer, Pausenzeiten sowie etwaige Überstunden erfasst werden können. Ausnahmen sind nur für Kleinstunternehmen und tariflich gebundene Betriebe geplant.
Noch 2023 könnte das Gesetz in Kraft treten. Doch selbst wenn das nicht der Fall ist: Dass Firmen rechtlich verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen, hat das Bundesarbeitsgericht bereits 2022 in einer Grundsatzentscheidung bestätigt.
„Bei Themen wie der Arbeitszeiterfassung sind es in den Betrieben meist Menschen ohne juristischen Hintergrund, die sich mit der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben und den sich daraus ergebenden rechtlichen Fragen auseinandersetzen müssen. Deshalb sollte ein zuverlässiges digitales System nicht nur den Aufwand für die Mitarbeitenden und die Personalverantwortlichen reduzieren und unnötige Fehlerquellen beseitigen – es muss auch für Rechtssicherheit sorgen“, sagt Wilhelm.
Er rät zur Vorsicht: „Die typischen Projektmanagement-Tools sind in diesem Fall nicht zu empfehlen. Denn hier sind die Einträge nachträglich meist editierbar und damit nicht rechtssicher. Die großen HR-Lösungen sind daneben meist nicht auf Arbeitgeberpflichten hin ausgerichtet.“ Der Experte empfiehlt daher, potenzielle Anbieter anhand ihres Leistungsumfangs genau zu vergleichen. Zudem sollte sichergestellt sein, dass die Anbieter ihre Lösungen in Zusammenarbeit mit Rechtsexperten entwickeln und somit exakt die gesetzlichen Anforderungen erfüllen können.
Die rechtskonforme und branchenoffene Zeiterfassungs-Software aus Rostock findet beispielsweise beim Logistikanbieter Citipost und der Ünlü Group, einem Anbieter im Bereich Hotellerie und Gastronomie, Anwendung. Neben zentralen Aufgaben im Personal-Management wie der Zeiterfassung oder dem Verwalten von Abwesenheiten sollte eine Plattformlösung auch die Möglichkeit bieten, eine digitale Personalakte anzulegen – für eine erleichterte und datenschutzkonforme Personaldatenpflege und Stammdatenverwaltung.
Das Fazit des Experten
Aufgrund der Vielzahl an Gesetzesänderungen und den daraus folgenden vielfältigen Verpflichtungen für Arbeitgeber, insbesondere im Arbeitsschutz, kann die Wahl einer Software-Plattform, die bereits die wesentlichen Anforderungen abdeckt, eine sinnvolle Unterstützung für Unternehmen sein. Personalverantwortliche sollten darauf achten, sich nicht zu viele Detaillösungen und unterschiedliche Anbieter ins Haus zu holen.
„Ich rate Unternehmen, bei digitalen Dokumentations-, Informations- und Nachweislösungen auf zwei Dinge zu achten: Erstens sollte ein Tool möglichst viel können, rechtssicher und leicht bedienbar sein. Zweitens sollte die Software-Plattform aber auch modular nutzbar sein, damit der Betrieb wirklich nur für das zahlt, was er auch tatsächlich benötigt“, resümiert der Experte.
