Auch wenn die Wartung für SAP IS-U nun doch erst im Jahr 2027 auslaufen soll, statt wie ursprünglich angekündigt 2025, sind derzeit viele Versorgungsunternehmen dabei, Alternativen zur Migration auf S/4HANA Utilities auszuloten. Angesichts eines oftmals umfangreichen Customizings, mit dem die jetzige SAP-Lösung passgerecht gestaltet wurde, birgt dieser Weg aber vielfältige Risiken, die in der Regel erst während des Migrationsprojekts zutage treten. Das Ulmer IT-Unternehmen Wilken hat deswegen jetzt in Zusammenarbeit mit Partnern wie Factur Billing Solutions und Gisa ein Vorgehensmodell entwickelt, mit dem die Migration zur Branchenlösung Wilken ENER:GY weitgehend standardisiert abgewickelt werden kann. Hauptmotiv für eine Neuorientierung in Sachen Branchensoftware sind neben den laufenden Kosten vor allem auch die hohen Aufwände, die bei SAP IS-U in der Vergangenheit für Release- und Versionswechsel angefallen sind. Da keine Installation der anderen gleicht, mussten dafür jedes Mal die, in der Regel externen, Berater hinzugezogen werden und das Customizing für die neue Version entsprechend anpassen, damit die Lösung weiter lauffähig blieb.
„Schon in den vergangenen Jahren nahm deswegen das Interesse an Alternativen immer weiter zu. Eine Nachfrage, die nach der Abkündigung der SAP-Branchenlösung nochmals deutlich angestiegen ist“, berichtet Karl-Heinz Hatzig, Geschäftsführer der Factur Billing Solutions GmbH, Aachen. Der IT- und Prozessdienstleister, der sich ursprünglich rein auf SAP-Anwendungen spezialisiert hatte, arbeitet schon seit einigen Jahren eng mit der Wilken Software Group zusammen. Dabei war die Branchenlösung Wilken ENER:GY neben SAP zunächst vor allem als Lösung für die kleinen und mittleren Versorgungsunternehmen positioniert worden. „Unser Ansatz war es hier damals, zweigleisig zu fahren und die beiden Lösungen für eher getrennte Zielgruppen anzubieten. Inzwischen hat sich das jedoch gewandelt, denn immer mehr Anwender liebäugeln damit, auf weniger Customizing und mehr Standard zu setzen“, erläutert Hatzig. Dies schlug sich bereits in ersten konkreten Projekten nieder, für die nun ein standardisiertes Vorgehensmodell entwickelt wurde, das eine Migration deutlich vereinfachen soll.
Völlig unterschiedliche Philosophien
Eine zentrale Herausforderung für eine standardisierte Umstellung sind die völlig unterschiedlichen Produktphilosophien der beiden Branchenlösungen: Hier ein System, dass über Customizing in vielfacher Weise an die jeweils individuellen Wünsche des Kunden angepasst werden kann. Dort eine Standardlösung, bei der Anpassungen zwar ebenfalls und an vielen Stellen möglich sind, aber nicht durch zusätzliche Programmierung, sondern durch Parametrierung innerhalb der Software. „Aufgrund der prozessualen Unterschiede der beiden Anwendungen war es erforderlich, über eine umfangreiche Analyse die Prozesse aus dem SAP IS-U in die Wilken-Systemlandschaft zu transformieren“, erläutert Tobias Mann, als Leiter Beratung und Projekte in der Versorgungswirtschaft bei der Wilken Software Group für dieses Projekt verantwortlich.
Dabei wurden die einzelnen Prozesse in unterschiedliche Cluster eingeteilt, etwa für Marktprozesse wie GPKE/GeLiGas, WiM oder MSB, für den Vertrieb, die Abrechnung, die Zählerablesung oder das Gerätemanagement. Insgesamt kamen am Ende 50 dieser Cluster zusammen, die dann in Form von Templates ausgearbeitet wurden. Diese Templates bilden nun die Basis für den standardisierten Übergang.
Entladung auf Zwischen-Datenbank
Zweiter Baustein ist ein speziell konzipiertes Tool für die Datenmigration. Dieses setzt auf den Templates auf und übernimmt die Zusammenstellung der Daten, die zunächst aus IS-U in eine Zwischen-Datenbank entladen, dort für das Zielsystem ENER:GY transformiert und schließlich endgültig migriert werden. Optional können dabei auch Zusatzdaten aus Nicht-SAP-Systemen eingespielt werden, etwa aus einer CRM-Lösung oder aus dem Energiedatenmanagement. „Entscheidend dabei ist, dass der Transformationsprozess genau überwacht wird. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle entladenen Daten auch tatsächlich dort ankommen, wo sie sollen“, beschreibt Mann das Vorgehen. Je nach Customizing-Grad des Herkunftssystems können auf diese Weise 70 bis 80 Prozent der Daten standardisiert übernommen werden – deutlich mehr als bei anderen Migrationsstrategien.
Übernahme auch von Rechnungsdaten
Zudem werden nicht nur die Stammdaten, sondern auch relevante Marktkommunikations- und Rechnungsdaten übernommen, so dass eventuell nötige Rechnungskorrekturen nach der Umstellung in Wilken ENER:GY erfolgen können. „Damit muss SAP IS-U nicht mehr als Korrektursystem weitergeführt werden, sondern kann als reines Sichtsystem, etwa für die Buchhaltungshistorie weiterbetrieben werden, bis die zehnjährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Für ein solches System muss dann auch kein Wartungsaufwand mehr betrieben werden“, erklärt Mann.
Insgesamt rechnet Wilken, mit diesem Verfahren, nicht nur die laufenden Kosten für den Betrieb deutlich senken zu können, sondern auch in der Sachbearbeitung. „Diese Einsparung wird man natürlich kaum exakt beziffern könne. Wir rechnen jedoch mit 30 bis 50 Prozent niedrigeren Kosten für den laufenden Betrieb“, so Mann weiter. Seine Feuertaufe soll das neue Vorgehensmodell nun in den ersten Migrationsprojekten bestehen, die Anfang des zweiten Quartals 2021 produktiv gehen werden.
