Über drei Jahre war in Schafisheim die größte Privatbaustelle der Schweiz. Im vergangenen Jahr eröffnete Coop, eines der größten Handelsunternehmen der Schweiz, dort sein größtes Logistikzentrum mit Großbäckerei. Jährlich werden hier 60.000 Tonnen Brot und Backwaren produziert. Insgesamt arbeiten 1.900 Menschen in Schafisheim, 1.000 der Stellen wurden neu geschaffen. Allein 80 Mitarbeiter im Bereich Technik sind mit Wartung und Instandhaltung der gesamten Anlage beschäftigt, denn ungeplante Stillstände sind hier nicht erwünscht. Produktion, Lagerung und Verteilung laufen nämlich größtenteils voll- oder teilautomatisiert.
Andreas Wenzelmann ist seit Beginn der Bautätigkeiten zuständig für die Automation und die Technik-Logistik am neuen Coop-Standort. Dem studierten Elektrotechniker war schnell klar, dass eine derart gewaltige Anlage nur mit digitaler Dokumentation überblickt werden kann. Schließlich umfasst die aktuelle Dokumentation über 30.000 Dokumente, die jeweils einen Umfang zwischen einer und tausend Seiten haben. Daher forderte Wenzelmann von Anfang an von allen am Projekt beteiligten Lieferanten digitale Dokumentationen zu den zugelieferten Komponenten oder Anlagenteilen.
200 Dateiformate mit Tool lesbar
Gleichzeitig startete er eine umfangreiche Recherche für ein geeignetes Dokumentationstool. Dabei wurde genau abgewogen zwischen Dokumentation auf Papier, einer Dokumentmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint und einer speziellen digitalen Anlagendokumentation. Am Ende hat man sich für den Einsatz des digitalen Dokumentationstools LiveDok aus dem Hause Rösberg entschieden.
Bei einfachen Dokument Management Systemen (DMS) und der SharePoint-Lösung wäre vor allem das Ein- und Auschecken der Dokumente in der Praxis zu aufwändig gewesen. Bei LiveDok können die angelieferten Dokumentationen hingegen schnell ins System gestellt werden. Das Dokumentationstool kann weiterhin um die 200 Dateiformate lesen und automatisch nach PDF konvertieren.
Außerdem ist bei LiveDok keine komplexe Ablagestruktur notwendig. Derzeit legen die Coop-Mitarbeiter die Dokumente lediglich nach Gebäude, Anlagenteil und dem entsprechenden Lieferanten ab. Mit der Schlagwortsuche finden sie die benötigten Dokumente schnell. „Mittelfristig denken wir über weitere Ablagestrukturen nach“, so Wenzelmann. „Aber das war für den Anfang nicht relevant, um mit der Dokumentation zuverlässig arbeiten zu können.“
Nachvollziehbare Änderungen rot markiert
Coop kombiniert das digitale Dokumentationstool mit SharePoint. Letzteres wird dabei als Backup-Lösung betrachtet, LiveDok dient als Frontend. Alle Dokumente werden auf einem SharePoint-Server abgelegt, versioniert und können dort auch eingesehen werden. Das Dokumentationstool LiveDok ist mit dem SharePoint verknüpft und liest alle Dokumente automatisch von dort ein. Zur Bearbeitung von Dokumenten verwenden Mitarbeiter dann nur das digitale Dokumentationssystem.
Ein weiterer Vorteil des Dokumentationstools besteht darin, dass es auf allen Standard-PCs laufen kann, die bei Coop eingesetzt sind, ebenso auf Windows-Tablets. Bei Coop sind keine Android-Geräte im Einsatz, generell läuft das Dokumentationstool aber auch auf Tablets und Smartphones mit diesem Betriebssystem.
Änderungen an der Dokumentation nehmen Mitarbeiter mit der Redlining-Funktion (Roteintrag) vor. So lässt sich beispielsweise ein Fehler in der Dokumentation ebenso dokumentieren wie der Tausch von Komponenten. Die Techniker schreiben ihre Änderungen direkt per Roteintrag ins Dokument; diese stehen anschließend allen Nutzern zur Verfügung. Hinterlegt wird dabei auch, wer die Änderung zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat.
Tool auch offline einsetzbar
Da einige der Coop-Gebäudeteile nicht mit WLAN verbunden sind, war dem Betreiber wichtig, dass das Dokumentationstool auch im Offline-Modus funktioniert. Standardmäßig sind im Tool entsprechende Lösungen vorgesehen, die unabhängig von Ort und Netzwerkverfügbarkeit jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente ermöglichen. Gleichzeitig sind spezielle Ansätze zum Konfliktmanagement implementiert, die aufzeigen, wenn verschiedene Personen gleichzeitig unterschiedliche Änderungen am selben Dokument vornehmen. Zudem können Nutzer auch gezwungen werden, sich in regelmäßigen Abständen per WLAN ins Netzwerk einzuklinken, um den Dokumentationsstand auf ihrem mobilen Gerät zu aktualisieren, ehe sie weiterarbeiten. Wenzelmann ergänzt: „Hilfreich für mich ist auch, dass ich mir alle Änderungen per Knopfdruck in einer Übersicht anzeigen lassen kann.“
Auch die Usability war ein wesentliches Argument für den Einsatz Wie einfach das Dokumentationstool zu nutzen ist, beschreibt Wenzelmann anhand einer kleinen Anekdote: Sein Chef habe bei einer Werkführung eine Fehlermeldung an einer Presse entdeckt. Er gab die Fehlernummer und den Hersteller der Maschine in die Suchmaske des Dokumentationstools ein, fand die entsprechende Dokumentation und habe den Fehler so innerhalb kürzester Zeit behoben – obwohl er die Anlage vorher noch nie bedient habe.
Zusätzlicher Nutzen: Wissensmanagement
Im Laufe des Betriebs einer Anlage sammeln die Techniker für Wartung und Instandhaltung jede Menge Wissen. Gut, wenn sie dieses strukturiert festhalten und anderen Kollegen zugänglich machen können. Auch dafür wird nun LiveDok genutzt. Im Bereich „Tipps und Tricks“ werden dazu Dokumente beispielsweise mit Anweisungen für wiederkehrende Tätigkeiten, Checklisten, Reports und Wartungsanleitungen abgelegt.
Bei der Größe des Logistikzentrums schätzt Wenzelmann, wie einfach er jederzeit Überblick gewinnen kann – sowohl über die gesamte Anlage als auch über Teilbereiche, mit denen er nicht so vertraut ist: „Wir wollen zum Beispiel eine weitere Tiefkühlzelle bauen. Mit unserem Dokumentationstool kann ich mir dazu sehr einfach einen Überblick verschaffen über alle verbauten Komponenten und beteiligten Lieferanten.“ Das i-Tüpfelchen für ihn ist jedoch, dass er mit dem Dokumentationstool papierlos arbeiten kann und damit auch dem Firmenziel, bis 2023 CO2-neutral zu werden, einen Schritt näher kommt.
