Carl-Ludwig Thiele, Vorstandsmitglied der Deutschen Bundesbank, fand im vergangenen Jahr in einem Interview mit der Börsenzeitung deutliche Worte [1]. Bei mittelständischen Unternehmen bestehe bezüglich der Sepa-Einführung (Single Euro Payments Area) ein hohes Informationsdefizit. So hatten sich Ende 2012 erst drei Prozent der deutschen Unternehmen und Vereine, die das neue Zahlungsverfahren ab 1. Februar2014 einsetzen müssen, die dafür zwingend notwendige Gläubiger-Identifikationsnummer (ID) zuteilen lassen. Auch die Versorgungswirtschaft hat „ihre Hausaufgaben“ erst in Teilen gemacht: Das Beratungshaus Steria Mummert Consulting sieht bisher erst rund ein Drittel der Versorger adäquat auf die Umstellung vorbereitet.
Die Komplexität der Sepa-Einführung wird laut übereinstimmender Einschätzung beider Quellen von vielen Unternehmen unterschätzt. Deshalb sollten Energieversorger nicht zu lange warten, um sich auf das ab Februar 2014 europaweit verbindliche Zahlungsverfahren vorzubereiten. Die Bundesbank rät, die Umstellung der IT und Unternehmensabläufe bereits im Oktober 2013 abgeschlossen zu haben, um sich nicht in der Weihnachtszeit zusätzlich zum jährlichen Bilanzabschluss damit beschäftigen zu müssen. Denn das Thema ist komplex und die notwendigen Beratungskapazitäten werden sich nach Einschätzung der Bundesbank in den kommenden Monaten weiter verknappen.
Viele Unternehmensabläufe betroffen
Eigentlich klingt es undramatisch: Das Sepa-Verfahren ersetzt bei Lastschriften die Kontonummer und Bankleitzahl durch IBAN und BIC. Die Energiewirtschaft ist jedoch aufgrund der monatlichen Abschlagszahlungen und der Jahresendabrechnung besonders stark von der Umstellung betroffen. In den Versorgungsunternehmen tangiert die Einführung viele Geschäftsbereiche - von der Gehaltsabrechnung über Beschaffung und den Vertrieb bis hin zum internen Rechnungswesen.
Sepa verändert die Abläufe in diesen Feldern zum Teil erheblich, selbst wenn die Versorger bis zum gesetzlich festgelegten Stichtag am 1. Februar 2014 die bisher genutzten Einzugsermächtigungen in einem Schwung in Sepa-Mandate überführen können. In diesem Fall müssen sie ihre Kunden vorab über die Umstellung informieren und ihnen eine Mandatsreferenz und eine Gläubiger-ID mitteilen.
Konvertierungswerkzeuge unterstützen die Umstellung von Bestandskunden, indem sie die relevanten Informationen liefern. Für Neukunden müssen Energieversorger ihre Prozesse anpassen: Zukünftig gilt es schon beim Vertragsabschluss nicht nur IBAN und BIC abzufragen, sondern zusätzlich eine rechtsverbindliche Unterschrift zum Einsatz des Verfahrens einzuholen.
IT-Systeme anpassen
Die Implementierung der nötigen Softwaremodule sollte frühzeitig beginnen. Schleupen hat bereits erste Projekte mit Kunden realisiert und dazu Datenmodelle und Formate in Schleupen.CS komplett angepasst. Für den Zahlungsverkehr sind künftig XML-Dateien im neuen Datenformat nach ISO20022 Pflicht. Die Mandatsverwaltung beherrscht nun die neuen Prozesse wie das Einholen des Kundenmandats, die Überwachung des Rücklaufs sowie Nachfassaktionen, wenn keine Bewilligung erfolgt. Sepa verändert auch die Angaben zum Verwendungszweck einer Lastschrift. Statt wie bisher 378Stellen dürfen die Angaben, die Prozesse für eine durchgängige Abwicklung eindeutig bezeichnen, künftig nur noch 140 Zeichen lang sein. Grundsätzlich lässt sich feststellen, dass mit der Umstellung auf die neuen Formate das Datenaufkommen durch die notwendige Kommunikation mit den Kunden deutlich steigt. Hier sollten die Versorger rechtzeitig prüfen, inwieweit die Prozesse mit ihrer Hardware zu bewältigen sind.
Einführung sorgfältig planen
Auch wenn die Anpassungen im ersten Schritt die IT betreffen, fällt nach Expertenaussagen in den Unternehmen ein Großteil der Arbeit wegen der Umstellung organisatorischer Abläufe an. Aufgrund der Komplexität sollte dem Thema Sepa eine hohe Priorität eingeräumt werden. Denn die Auswirkungen des Verfahrens greifen tief in die Aufbau- und Ablauforganisation der Stadtwerke ein. Sie reichen vom Kundenbeziehungsmanagement über die Abrechnung bis zur Mandatsverwaltung. Nicht nur größere Energieversorger sollten deshalb zur Umsetzung der neuen Vorgaben einen Sepa-Verantwortlichen benennen, der ein Expertenteam mit Mitgliedern aus den betroffenen Unternehmensbereichen koordiniert und leitet. Die Unternehmen sollten bereits frühzeitig damit beginnen, ihre Softwarelieferanten und IT-Dienstleister zu kontaktieren, um gemeinsam mit ihnen die Verarbeitung der geforderten XML-Formate in den IT-Systemen sicherzustellen. Der Consulting-Bereich von Schleupen, der die IT-Umstellung abwickelt, bietet den Stadtwerken im Rahmen der IT-Anpassung umfassende Hinweise, welche Prozesse intern anzupassen sind.
Neben den IT-Dienstleistern gilt es außerdem früh die Hausbank einzubinden, um die Unternehmen bei der Umstellung zu unterstützen. Denn nur fehlerfreie Testläufe zwischen den eigenen IT-Systemen und den Buchungssystemen der Bank geben letztendlich die Sicherheit, dass alle Prozesse zum Stichtag auch wirklich durchgängig funktionieren.
Auf Sepa-Lastschrift umstellen
Da viele Energiekunden ihre Rechnungen per Lastschriftverfahren begleichen, gilt es diesem Thema besonderes Augenmerk zu widmen. Grundlage für sämtliche Sepa-Lastschriften bildet künftig die Gläubiger-ID, die bei jeder Lastschrifteinreichung angegeben werden muss. Sie lässt sich problemlos online von der Bundesbank beziehen [2]. Dank einer Änderung der allgemeinen Geschäftsbedingungen der Banken können bestehende Lastschriften in Sepa-Lastschriften überführt werden, ohne ein neues Sepa-konformes Mandat einholen zu müssen. Dazu muss den Versorgern allerdings eine gültige unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegen. Das kann bei langjährigen Kunden einen erhöhten Aufwand bedeuten.
Die Banken und Sparkassen haben für die Datenkonvertierung im Internet ein Serviceportal eingerichtet, das die Kontonummer und BLZ automatisiert in BIC und IBAN umwandelt[3]. Allen Unternehmen stellt ihre Hausbank die Zugangsdaten für dieses Portal zur Verfügung. Erste Projekte zeigen, dass nicht alle IBAN-Ermittlungen problemlos erfolgen. Deshalb sollten im Idealfall mehrere Tools zum Einsatz kommen. Bei der hohen Anzahl an Lastschriften bedeutet ansonsten selbst eine in ersten Tests erreichte Quote von 97Prozent einen erheblichen Mehraufwand, wenn die nicht ermittelbaren IBAN direkt beim Kunden erfragt werden müssen. Schleupen hat ein spezielles Tool entwickelt, mit dem sich alle in den Schleupen-Systemen erfassten Bankverbindungen zwecks Erweiterung von IBAN/BIC in eine Datei exportieren lassen. Das Dateiformat entspricht dem vom ZKA (Zentraler Kreditausschuss) empfohlenen CSV-Format für das sogenannte IBAN-Hin-Rück-Verfahren und kann von allen gängigen Konvertierungsprogrammen für die Überführung von nationalen in internationale Bankverbindungen verarbeitet werden. Beim Re-Import werden die konvertierten Bankverbindungen um IBAN und BIC sowie - auf Wunsch abhängig von der Verwendungsart - um eine Mandatsreferenznummer ergänzt. Zudem lassen sich im Zuge des Re-Imports der Daten optional Briefe erzeugen, die den Vertragspartner über die Umstellung vom nationalen Lastschriftverfahren auf das Sepa-Verfahren informieren und ihnen neben der Mandatsreferenznummer auch die Gläubiger-ID mitteilen. Wichtig: Von den Kunden erteilte Sepa-Mandate sowie etwaige Änderungen müssen gesetzeskonform archiviert werden.
Liquidität sichern
Wegen der geänderten Einreichungsfristen sind auch die Terminpläne für den Zahlungsverkehr anzupassen. So muss eine Erst-Lastschrift fünf Arbeitstage vor der Bearbeitung bei der Bank vorliegen, Folgelastschriften haben zwei Tage Vorlauf. Im Vergleich zum „klassischen“ Verfahren mit Einzugsermächtigung verlängern sich durch die relativ langen Sepa-Einreichungsfristen die Zahlungszuflüsse. Das kann weitreichende Folgen für das Liquiditätsmanagement der Unternehmen haben. Deshalb gilt es, die Geschäftsabläufe mit den geänderten Zahlungsflüssen zu harmonisieren, damit die Liquidität nicht leidet und Zwischenfinanzierungen zusätzliche Kosten hervorrufen. Funktionieren die Prozesse bis Februar 2014 nicht reibungslos, drohen ernste finanzielle Engpässe. Aber bei guter Planung bleibt den Energieversorgern noch genügend Zeit, ihre IT-Systeme und Unternehmensabläufe anzupassen.
Die Quellenangaben dieses Beitrags:
[1] Börsenzeitung vom 29.11.2012: Interview mit Carl-Ludwig Thiele, Mitglied des Vorstandes der Deutschen Bundesbank
[2] Antrag für die Gläubiger-Identifikationsnummer und umfassende Informationen über Sepa www.bundesbank.de
[3] Serviceportal der Banken und Sparkassen: www.iban-service-portal.de
[4] Leitfaden zur Sepa-Umstellung des IT- Branchenverbandes www.bitkom.org/files/documents/Bitkom_Sepa-Leitfaden.pdf
