Klassischerweise beschäftigt sich das Energiemanagement mit dem Verbrauch, Buchhaltung und Controlling mit den Kosten, den Energiesteuern sowie den Rechnungen und die Beschaffung mit dem Energieeinkauf. „In vielen Unternehmen werden diese Daten nach wie vor dezentral gesammelt und mit ganz unterschiedlichen IT-Werkzeugen verarbeitet, nicht selten mit Excel“, beschreibt Dirk Heinze, Geschäftsführer der Meine-Energie, die Problematik. Er beschäftigt sich schon seit Beginn der Liberalisierung des Energiemarktes 1999 mit dem Thema der Energiedaten und entwickelte hier Lösungen für die Energiewirtschaft.
Bald erkannte er jedoch, dass auch Multisite-Unternehmen wie Handelsketten oder Industriekonzerne, aber auch Hotel- und Restaurantketten oder Klinik-Verbünde einen dringenden Bedarf an Lösungen hatten, die für mehr Transparenz bei Energieverbrauch und -kosten sorgen. Denn in vielen Branchen spielen die Energiekosten nicht erst seit den aktuellen Preissteigerungen eine wichtige Rolle. Auch die Bemühungen um mehr Energieeffizienz und Einsparungen für die Verbesserung des eigenen CO2-Fußabdrucks sind ohne entsprechende IT-Werkzeuge nur schwer umzusetzen.
„Es war also höchste Zeit ein Werkzeug zu schaffen, das all diese Anforderungen zentral abdeckt. Den Begriff ‚Energiekonto‘ haben wir dabei ganz bewusst gewählt. Denn wir wollten nicht noch eine Lösung für das Energiemanagement entwickeln, sondern die Energiedaten für alle Bereiche des Unternehmens erschließen. Dabei ist gerade auch der betriebswirtschaftliche Aspekt entscheidend. Und hier geht es nicht nur um die reinen Kosten, sondern auch um weitere Bereiche wie das Controlling oder die Rechnungsprüfung“, erläutert Dirk Heinze.
Das Energiekonto als zentrale Drehscheibe
Hier fließen sämtliche Verbrauchsdaten aus den einzelnem Messstellen zusammen – nicht nur für Strom, sondern bei Bedarf auch für Gas, Wasser oder Wärme. Sie werden in der Regel über digitale oder sogenannte RLM-Zähler erfasst und stehen damit zeitnah zur Verfügung. Im Energiekonto können die Verbräuche dann als Zeitreihen dargestellt und ausgewertet werden. Und das separat für jeden Standort oder jede Messstelle. Hinterlegt sind aber auch alle Energieverträge inklusive der Konditionen und Laufzeiten. Damit ist es möglich, auch sämtliche eingehenden Energierechnungen digital abzugleichen und automatisiert zu verarbeiten.
Ein Fokus liegt hier auf der digitalen Rechnungsprüfung. Denn bei Energierechnungen gibt es zahlreiche und vor allem sehr spezifische Fehlerquellen, etwa wenn auf der Rechnung eine falsche Spannungsebene abgerechnet wird. Das wird mit herkömmlichen Rechnungsprüfungssystemen nicht erkannt, da diese nur auf die erwarteten Kosten achten. Mit Hilfe der automatischen Rechnungsanalyse des Energiekontos werden schwerwiegende Fehler dagegen automatisch erkannt. Auf diese Weise kann die Anzahl der zur manuellen Nachbearbeitung ausgesteuerten Belege, die in der Praxis bei durchschnittlich 20 Prozent liegen, auf etwa 5 Prozent reduziert werden.
Über die Standardschnittstelle zum Rechnungswesen können so die eingehenden Energierechnungen vollautomatisch geprüft und verarbeitet werden – bis hin zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung und der Zahlungsfreigabe. Damit wird die Verarbeitungsgeschwindigkeit drastisch beschleunigt. „Da sich digitale Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung bisher noch nicht allgemein durchgesetzt haben, verarbeiten wir hier beispielsweise auch PDF-Dateien. Was nicht ganz trivial ist, da Energierechnungen oft viele Seiten umfassen“, so Dirk Heinze.
Energiebeschaffung optimieren
Im Energiekonto stehen alle Informationen zum historischen Energieverbrauch zur Verfügung. Auf dieser Basis können Prognosen für die künftige Entwicklung erstellt und für die Beschaffung von Energie herangezogen und für die Verhandlungen mit bestehenden oder neuen Lieferanten genutzt werden. Das Energiekonto bietet aber auch Unterstützung, wenn ein Unternehmen selbstständig auf dem Energiemarkt aktiv werden möchte.
Kern des Modells ist ein eigener Netznutzungsvertrag für das Unternehmen sowie ein Bilanzkreiskonto für alle Standorte. Die Bündelung der Netznutzungsrechnungen für die Messstellen übernimmt Meine-Energie und verarbeitet die Daten gesammelt als EDIFACT-INVOIC-Format, dass dann direkt in die Buchhaltung übernommen werden kann. Die Einsparungseffekte über das „Energiekonto-VN“ liegen allein durch den Wegfall der bisherigen Abwicklung über den Lieferanten bei mindestens 100 Euro im Jahr pro Messstelle. Zudem steigt die Datenqualität für das Unternehmen, da nun ein direkter Anspruch auf tagesaktuelle Verbrauchsdaten entsprechend den geltenden Marktregeln besteht.
Energiebilanz und -steuern
Gerade bei Multisite-Unternehmen mit ihrer Vielzahl an unterschiedlichen Verbrauchsstellen sowie eigenen KWK- oder PV-Erzeugungsanlagen bringt die Vorbereitung der Stromsteuererklärung in der Regel einen enormen manuellen Aufwand mit sich. Die Verbrauchs- und Erzeugungsdaten müssen nicht nur aus den unterschiedlichsten Quellen aggregiert und steuerrechtlich kategorisiert werden. Im Falle einer Steuerprüfung sind zudem eine Vielzahl von Dokumenten und Nachweisen zu Zählern, Verbrauchs- und Erzeugungsanlagen bereitzuhalten. Die Energiebilanz des Energiekontos führt all diese Daten übersichtlich in einer Bilanz zusammen, in der alle Informationen sowohl organisatorisch, etwa nach Werken und anderen Standorten gegliedert, als auch in Form der Netztopologie bis hinunter zum einzelnen Zähler abgerufen werden können – und dies nicht nur für Strom, sondern auch für Gas und weitere messbare Medien. Damit lässt sich die Basis für die Steuerklärung gegenüber dem Hauptzollamt auf Knopfdruck zusammenstellen. Die Energiebilanz sorgt zudem für Rechtssicherheit im Falle einer Steuerprüfung.
Ökologischen Fußabdruck reduzieren
Da im Energiekonto alle Daten zur Energieerzeugung und -nutzung zentral gespeichert sind, können diese Informationen auch genutzt werden, um die Energieeffizienz zu verbessern und energieintensive Bereiche aufzuspüren. Dirk Heinze erklärt, dass durch die Aufzeichnung von Lastprofilen mit Viertelstundenwerten für jeden Standort und jede Messstelle ungewöhnliche Energieverbrauchsmuster, wie ein zu hoher Verbrauch außerhalb der Öffnungszeiten, leicht erkennbar sind. Außerdem ermöglicht ein Vergleich ähnlicher Standorte, solche mit einem überdurchschnittlich hohen Verbrauch schnell zu identifizieren. Das Energiekonto liefert auch Daten für CO2-Bilanzen, indem es den Energieverbrauch in verschiedenen Einheiten wie Kilowatt, Kilowattstunden oder Euro darstellt – die CO2-Menge ist dabei nur ein weiterer Wert. Dass diese Lösung zur Energieerfassung und -analyse praxisgerecht ist, zeigt sich an den vielen unterschiedlichen Nutzern. So wird das Energiekonto nicht nur von der deutschen Baugesellschaft STRABAG verwendet, sondern auch von Industrieunternehmen wie Bosch, BMW oder Daimler Truck.
