E-Mails sind aus dem Berufsalltag nicht wegzudenken: In deutschen Büros nehmen sie einen großen Teil der schriftlichen Kommunikation ein. So entfallen laut der Studie „2024 State of Business Communication in Germany“ von 31 Stunden wöchentlicher Kommunikation durchschnittlich sieben Stunden auf E-Mails. Zwei Drittel der Befragten verlieren dabei bis zu zwei Stunden wöchentlich durch ineffektive Kommunikation, was Unternehmen jährlich 11,5 Arbeitstage pro Mitarbeiter kostet.
Obwohl 85 Prozent der Unternehmen KI-gestützte Assistenten bereits einsetzen, nutzen nur 58 Prozent der Mitarbeiter diese Tools regelmäßig. Dabei kann mit der richtigen KI-Anwendung viel Zeit und Arbeitsaufwand gespart werden. Im Folgenden fünf Tipps hierfür.
1. Klar und präzise schreiben
Missverständnisse sind eine Hauptursache für Zeitverlust am Arbeitsplatz. Laut Studie erhalten 44 Prozent der deutschen Fachkräfte regelmäßig unklare Nachrichten, was zu Nachfragen und längeren Kommunikationsketten führt. 36 Prozent der Befragten gaben dabei an, dass auch sie oft ihre eigenen Nachrichten nachträglich klarer formulieren müssen.
Beim Kommunizieren in einer Fremdsprache wie Englisch werden diese Herausforderungen noch offensichtlicher. 41 Prozent der befragten deutschen Fachkräfte haben Schwierigkeiten, ihre Gedanken schriftlich auf Englisch klar auszudrücken. KI-Tools können hier Abhilfe schaffen, indem sie Vorschläge zur Verbesserung der Verständlichkeit liefern. Beispielsweise helfen Grammarly-Sidebars, Missverständnisse schon beim ersten Entwurf zu vermeiden, indem sie Optimierungen auf Absatzebene vorschlagen – das spart Zeit und erhöht die Klarheit.
2. Fehlerfreie E-Mails in Echtzeit
Rechtschreib- und Grammatikfehler in E-Mails sind nicht nur ärgerlich, sondern führen auch häufig zu unnötigen Korrekturen – 34 Prozent der Deutschen stören sich an der Missachtung von Rechtschreibung und Zeichensetzung. Besonders beim Schreiben auf Englisch, das für viele Teil des Berufsalltags ist, treten Unsicherheiten auf: 49 Prozent empfinden den Zeitaufwand als hoch, 39 Prozent sind bei der Grammatik unsicher, und ein Drittel der Befragten hat Schwierigkeiten, flüssig zu schreiben.
Die Umfrage zeigte, dass 58 Prozent der Angestellten bereits vermehrt auf KI-Tools setzen, um solche Fehler in der Geschäftskommunikation zu vermeiden und die Qualität ihrer Nachrichten zu verbessern. Auch der Zeitaufwand für Korrekturen ist entscheidend. Hier bietet beispielsweise die „QuickFix“-Funktion von Grammarly eine Lösung. Sie ermöglicht es, Fehler in Echtzeit zu korrigieren und so den Workflow effizienter zu gestalten – mit nur wenigen Klicks und ohne den Kontext zu wechseln.
3. Effektiver antworten trotz asynchroner Arbeit
Eine schnelle Reaktion auf eingehende E-Mails ist eine wirksame Strategie gegen die E-Mail-Flut. Allerdings benötigt die Bearbeitung jeder Mail durchschnittlich 15 Minuten. Deutsche Angestellte verbringen etwa 40 Arbeitstage pro Jahr mit dem Schreiben von E-Mails. Und das Ausmaß dieser Flut wächst kontinuierlich – 70 Prozent der Führungskräfte und 59 Prozent der Angestellten haben in den letzten zwölf Monaten einen Anstieg des schriftlichen Kommunikationsaufwands festgestellt.
KI-Anwendungen können hier helfen, indem E-Mails zusammengefasst und kontextbasierte Antwortoptionen vorgeschlagen werden. So lassen sich Entscheidungen schneller treffen und die Bearbeitungszeit verkürzen.
4. Kontext hinzufügen, um Rückfragen zu vermeiden
Unklare E-Mails oder fehlende Informationen führen oft zu Verzögerungen und unnötigen Rückfragen, was ebenfalls den Stresspegel zusätzlich erhöht. Besonders bei der Generation Z ist dies ein relevantes Thema: 47 Prozent sorgen sich, dass ihre schriftliche Kommunikation am Arbeitsplatz missverstanden werden könnte. Im Vergleich dazu teilen nur 35 Prozent der Millennials und 19 Prozent der Generation X diese Bedenken.
Zudem zeigen Statista-Daten, dass 37 Prozent der Befragten viel Zeit damit verbringen, nach relevanten Informationen für ihre Aufgaben zu suchen, was die Effizienz der Kommunikation erheblich beeinträchtigt. KI-Tools können hier als „Thought Partners“ fungieren, die Kommunikationslücken erkennen und gezielte Vorschläge machen, welche Informationen – wie Deadlines oder entscheidende Fakten – hinzugefügt werden sollten, um die Klarheit und Vollständigkeit von Nachrichten zu steigern.
5. Workflow optimieren ohne App-Wechsel
Ständige Benachrichtigungen und der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen können die Produktivität und den Arbeitsfokus erheblich beeinträchtigen. 40 Prozent der Befragten geben an, dass der ständige Wechsel zwischen Tools ihren Arbeitsfluss stört. Zudem steigt sowohl die Anzahl als auch die Vielfalt der genutzten Kommunikationsplattformen – 68 Prozent der Führungskräfte berichten, in den letzten zwölf Monaten deutlich mehr Kommunikationskanäle verwendet zu haben.
Die Reduzierung von Kontextwechseln zwischen Fenstern und Apps kann den Workflow erheblich verbessern. Mit den integrierten „App Actions“ von Grammarly, die nahtlose Integrationen mit Drittanwendungen bieten, können Nutzer beispielsweise auf Kalender-Tools oder Projektmanagement-Software zugreifen, ohne die E-Mail-Anwendung verlassen zu müssen.
Fazit
Die Zunahme der schriftlichen Geschäftskommunikation, insbesondere via E-Mail, ist ein Trend, der den Berufsalltag weiterhin prägen wird. Neue Technologien wie KI-Assistenten können in diesem beschleunigten Tempo und bei der Flut an Kommunikation erheblich dabei helfen, Zeit zu sparen und Stress zu vermeiden – vorausgesetzt, sie werden effektiv und strategisch eingesetzt.
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