Fachkräftemangel, hoher Kostendruck und steigende Effizienzanforderungen: All diese Faktoren machen die Verbesserung des Shopfloors zum Kernthema des neuen Jahres 2025. Dabei kommt dem Menschen, das heißt der Personaleinsatzplanung, eine Schlüsselrolle zu, denn: Die Produktion läuft dann am besten, wenn die richtigen Fachkräfte zur richtigen Zeit an der richtigen Maschine stehen. Für eine effiziente Produktion müssen Maschinen, Material und Personal ideal aufeinander abgestimmt sein. Hinsichtlich Maschinen und Material gab es in den letzten Jahren enorme Fortschritte, was Abläufe und Software betrifft. Die Personaleinsatzplanung hinkt dagegen noch hinterher. Daher wird sie im Jahr 2025 zum Schlüssel für höhere Effizienz auf dem Shopfloor. Folgende sieben Faktoren sollten berücksichtigt werden.
1. KI und Automatisierung setzen den Maßstab für moderne Personaleinsatzplanung
In den vergangenen zehn Jahren wurde Software hauptsächlich eingesetzt, um Aufgaben zu erleichtern. In den kommenden zehn Jahren wird Software jedoch genutzt, um Aufgaben eigenständig – unter menschlicher Aufsicht – effizienter und präziser zu erledigen, als es der Mensch könnte. Diese Entwicklung verändert sowohl die Funktion von Software als auch die Erwartungen der Nutzer grundlegend. Prozessautomatisierung und Künstliche Intelligenz sind dabei die treibenden Kräfte. In der Personaleinsatzplanung ermöglicht KI beispielsweise die automatisierte Erstellung von Schichtplänen unter Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen, Qualifikationen und Verfügbarkeiten. Zudem schlägt sie bei kurzfristigen Ausfällen oder Mehrbedarf Nachbesetzungen vor und bezieht Maschinen- sowie Bedarfsdaten direkt in die Planung ein.
2. Integration von HCM-, ERP-, MES- und Schichtplanungs-Systemen
Effiziente Schichtplanung erfordert eine Softwareintegration; Legacy-Software ohne Schnittstellen oder Insellösungen erschweren das oder machen es komplett unmöglich. Moderne Schichtplanungstools sind dazu in der Lage, an ERP- (Enterprise Resource Planning), HCM- (Human Capital Management) MES- (Manufacturing Execution) und APS-Systeme (Advanced Planning and Services) anzuknüpfen und Daten auszutauschen. Der Mehrwert resultiert daraus, dass Mitarbeiterverfügbarkeiten, Maschinenbedarf, Produktionsdaten und viele weitere Informationen von der KI ausgewertet und von Anfang an bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden können.
3. Datengetriebene Schichtplanung als Antwort auf Effizienzdruck
Gerade in Deutschland ist der Kostendruck in der Produktion hoch, Arbeitszeit und Material sind teuer – und entsprechend schwer wiegen Planungsfehler. Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass die Maschinen auf dem Shopfloor ausgelastet sein müssen, dafür aufgrund von Ausfällen und Personalengpässen aber nicht immer ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht. Die Lösung besteht in einer datenbasierten Schichtplanung, die auf Produktions- und Maschinendaten aus MES und ERP-Systemen, sowie auf Personaldaten zu Abwesenheiten, Überstunden und Arbeitszeitmodellen beruht.
KI-unterstützte Schichtplanungssoftware ist die beste Lösung, um diese Daten zu aggregieren und den bestmöglichen Schichtplan zu erstellen. Damit lassen sich Ressourcen besser verteilen und Engpässe früh erkennen. Kostspielige Ausfälle können so vermieden werden. Denn auf dem Shopfloor fallen Planungsfehler dreifach ins Gewicht: Wenn der Mensch ausfällt, wird auch die Maschine nicht bedient und das Material nicht weiter verarbeitet. Alle drei Ressourcen bleiben ungenutzt.
4. Excel verliert zunehmend an Bedeutung als Personaleinsatzplanungs-Tool
Excel wird in der Personaleinsatzplanung zunehmend durch spezialisierte Softwarelösungen ersetzt, die komplexe Anforderungen präziser und effizienter bewältigen. Hohe Fehleranfälligkeit, eingeschränkte Skalierbarkeit und der manuelle Aufwand machen Excel für moderne Personaleinsatzplanung ungeeignet. Während früher monolithische HR-Systeme mit integrierter Schichtplanung dominierten, setzen Unternehmen heute vermehrt auf spezialisierte Best-of-Breed-Lösungen. Diese sind auf die Anforderungen industrieller Schichtplanung spezialisiert und integrieren sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften.
Gleichzeitig bieten KI-gestützte Tools für Aufgaben wie das Zuweisen von Schichten, das Nachbesetzen bei kurzfristigen Ausfällen oder das Abgleichen von Stundenkonten eine deutlich effizientere Alternative zu Excel. Excel war insbesondere für die industrielle Schichtplanung mit ihren komplexen Schichtsystemen und spezifischen Anforderungen nie ein geeignetes Werkzeug. Spezialisierte Anwendungen erledigen diese Prozesse nun präzise und ressourcensparend.
5. Moderne Arbeits- und Rotationsmodelle ermöglichen mehr Flexibilität
Der Trend geht zu modernen Arbeitsmodellen – in der Produktion bedeutet dies flexible Schichtrotationen: Dabei wird beispielsweise nur ein Teil der Schichten festgeschrieben, die restlichen werden ausgeschrieben, sodass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich frei auf diese bewerben können. Solche Schichtmodelle finden bei manueller Planung häufig keine Anwendung, da der damit verbundene Aufwand zu groß ist. Dank Automatisierung ist es inzwischen möglich, solche Schichtmodelle mit wenig Aufwand einzusetzen. Damit erhalten Mitarbeitende die Möglichkeit, einen Teil ihres Arbeitspensums flexibel zu gestalten und dadurch Beruf und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren. Zudem können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vielen Unternehmen inzwischen sogar eigenständig Schichten tauschen. Technologie ermöglicht somit flexiblere Arbeitszeiten und eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
6. Moderne Schichtsysteme als Antwort auf den Fachkräftemangel
Produzierende Unternehmen sehen sich mit der Aufgabe konfrontiert, dem demografischen Wandel und dem daraus resultierenden Fachkräftemangel Herr zu werden. Ausgereifte Schichtplanungssoftware ermöglicht es moderne Schichtsysteme zu implementieren, die es ermöglichen ressourcensparend zu planen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dennoch mehr Flexibilität und Mitbestimmung einzuräumen. Zusätzlich ist eine App, die eine einfache Planung statt der Disposition am Telefon ermöglicht, ein starkes Argument. Sie vereinfacht zum Beispiel die Kommunikation rund um Abwesenheiten oder Schichtwechseln.
7. Qualifikationsmanagement und Schichtplanung rücken näher zusammen
Unternehmen werden perspektivisch nicht über mehr qualifiziertes Personal verfügen, sondern eher über weniger. Daher wird es neben der effizienten Personaleinsatzplanung wichtig sein, dass bestehendes Personal breit qualifiziert ist. Up- und Reskilling werden notwendig – je mehr Kompetenzen der Einzelne mitbringt, desto flexibler kann er oder sie im Shopfloor eingesetzt werden. Deswegen ist es enorm hilfreich, dass Schichtplanungssoftware es erlaubt, Qualifizierungen bei der Zuweisung zu berücksichtigen – auch weil in regulierten Bereichen Nachweise für bestimmte Qualifikation erforderlich sind.
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Wird Schichtplanungssoftware mit dem Qualifikationsmanagement zusammengeführt, erhalten Planer einen Überblick darüber, wer über welche Qualifikationen verfügt und können diese bei der Planung berücksichtigen. Zudem informiert ein intelligentes Qualifikationsmanagement über fehlende oder auslaufende Qualifikationen. Entsprechend kann reagiert werden. Durch den effizienten Mitarbeitereinsatz können unnötige Kosten durch Maschinenstillstände, Überstunden oder Wochenend- und Nachtarbeit vermieden werden.
Fazit
Automatisierung und KI werden 2025 die Schlüsseltechnologien in der Personaleinsatzplanung sein. Die nahtlose Integration von ERP-, HCM- und MES-Systemen in die Schichtplanung wird zum Industriestandard, um bestehende Daten am besten zu nutzen und somit eine präzise und effiziente Planung zu ermöglichen. Gleichzeitig schafft die zunehmende Automatisierung Raum für flexible und mitarbeiterfreundliche Schichtmodelle, die Produktionsfachkräften mehr Mitbestimmung bieten, ohne dabei Kompromisse bei der Effizienz einzugehen.
