In vielen Unternehmen, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), liegt das erfolgskritische Wissen oft bei wenigen Mitarbeitenden, sogenannten Schlüsselpersonen. Vor allem deren Wissen über betriebliche Prozesse trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei, ist jedoch schwer zu dokumentieren und weiterzugeben, da es sich um routiniertes und automatisiertes Wissen zu Abläufen handelt, das durch Erfahrung verinnerlicht wurde. Fällt eine Schlüsselperson aus oder verlässt das Unternehmen, kann dies die Geschäftstätigkeit erheblich beeinträchtigen und wertvolles Know-how verloren gehen.
Wissen für Mitarbeitende niederschwellig verfügbar machen
Mit dieser Problematik hat sich das Institut für Lernen und Innovation in Netzwerken (ILIN) an der Hochschule Karlsruhe (HKA) in den vergangenen zwei Jahren im Forschungsprojekt „KIproWork“ eingehend auseinandergesetzt. Ziel war es, Schlüsselpersonen und geschäftskritische Prozesse systematisch zu identifizieren und mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) das prozedurale Wissen zu sichern und für andere im Unternehmen niederschwellig verfügbar zu machen.
Die in KIproWork entwickelte Lösung erstellt automatisch Dokumentationen von Prozessen während der Arbeit am PC, um diese später anderen Mitarbeitenden intelligent und bedarfsgerecht zur Verfügung stellen zu können. Dies trägt zur langfristigen betrieblichen Wissenssicherung bei, verbessert die Effizienz und die Standardisierung von Prozessabläufen und hilft damit auch bei der Einarbeitung von neuem Personal.
Der Fokus des Projekts galt in besonderer Weise den zukünftigen Anwender und Anwenderinnen, um eine menschenzentrierte und akzeptanzförderliche Technikgestaltung zu gewährleisten. In enger Zusammenarbeit mit der Miraminds, die auf KI und Wissensmanagement spezialisiert ist, und Eisenwerk Würth als Anwendungspartner, wurde am ILIN erforscht, wie sich technologiegestütztes Wissensmanagement erfolgreich in KMU etablieren lässt.
Ergebnisse stehen KMU in einem Online-Methodenkoffer zur Verfügung und bieten praktische Unterstützung für die Einführung KI-gestützter Wissensmanagement-Tools. Das Projekt KIproWork wurde durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) im Programm „Zukunft der Wertschöpfung – Forschung zu Produktion, Dienstleistung und Arbeit“ gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut.
